SAP Migration: S/4HANA- und Provider-Wechsel beim MD BB

Der Medizinische Dienst Berlin-Brandenburg (MD BB) begutachtet fachlich unabhängig im Auftrag der gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen ein breites sozialmedizinisches und pflegefachliches Spektrum. Dabei geht es um ganz unterschiedliche Leistungen: etwa Präventions-, Rehabilitations- und Pflegemaßnahmen, die Heil- und Hilfsmittelversorgung bis hin zu neuen Untersuchungs- und Behandlungsmethoden und die Beurteilung, ob im Einzelfall Behandlungsfehler vorliegen. Zu den weiteren Aufgaben zählen die Begutachtung der Arbeitsunfähigkeit von Versicherten und die Abrechnungs- und Qualitätsprüfung von Krankenhausbehandlungen und Pflegeeinrichtungen.

Der MD BB setzt sich für eine gute und gerechte gesundheitliche Versorgung der gesetzlich Versicherten in den Ländern Berlin und Brandenburg ein und geht dabei täglich ganz nah an die Menschen und ihr Schicksal heran.

Tim During

Teamleiter Rechnungswesen beim MD BB

„Durch die hervorragende fachliche Unterstützung der Beteiligten auf valantic-Seite war ein ‚geräuschloser‘ Übergang vom R/3-System zu S/4HANA möglich.“

Tim During

Teamleiter Rechnungswesen beim MD BB

„Unser Projekt konnte termingerecht und zur größten Zufriedenheit aller Projektbeteiligten abgeschlossen werden.“

Guido Czampiel

Managing Director bei valantic ERP Consulting

„Im Anschluss an die SAP-Migration hat eine fünfjährige Systembetriebsphase begonnen, in der wir die sehr gute Zusammenarbeit fortsetzen, den MD BB im laufenden Betrieb unterstützen und SAP-Folgeprojekte durchführen.“

Die Herausforderungen

Fehlende Flexibilität und Datensicherheit – Migration auf S/4HANA

Als langjähriger SAP Nutzer hatte der MD BB SAP R/3 im Finanz- und Personalwesen bei einem Hosting Provider implementiert. Die Anforderungen des MD BB an das SAP System haben sich jedoch im Laufe der Jahre stark verändert. Anpassungen hinsichtlich der notwendigen Datensicherheit und der erforderlichen Flexibilität im Gesundheitswesen konnte der alte Provider, insbesondere wegen des fehlenden Hostings auf einem Mehrmandanten-System, nicht zufriedenstellend darstellen. Außerdem war eine SAP Migration auf die zukunftssichere Plattform S/4HANA geplant.

Lösungen & Ergebnisse im Detail

Mit der Transformation auf die neue SAP Plattform S/4HANA ist der MD BB zukunftssicher und flexibel aufgestellt. valantic als neuer Hosting Partner erfüllt lückenlos alle sicherheitsrechtlichen Anforderungen für die als sehr sensibel eingestuften personenbezogenen Daten.

Leistungsfähiges und sicheres Hosting der gesamten IT in einem zertifizierten Rechenzentrum von valantic, das höchste Sicherheitsstandards erfüllt (u.a. ein dediziertes Ein-Mandanten-System)
SAP-Migration – „geräuschloser“ Wechsel von SAP R/3 auf S/4HANA
Funktionale Erweiterungen für HCM, im Fiori GUI, Rollen- und Zeitmanagement
Kosten- und Leistungsmerkmale zur größten Zufriedenheit des MD BB erfüllt
Hohe Attraktivität der Arbeitsplätze, bessere Vernetzung der Teams
Gemeinsam mit valantic wurden neue Wege und Herangehensweisen in der täglichen Arbeit entwickelt. valantic unterstützt den MD BB weiterhin im laufenden Betrieb. SAP-Folgeprojekte sind in Arbeit.

SAP-Migration beim MD BB

Der Medizinische Dienst Berlin-Brandenburg stand vor einer doppelten Migration: Das alte SAP R/3 sollte abgelöst und auf die neue, zukunftssichere SAP-Plattform S/4HANA migriert werden. Gleichzeit stand ein Wechsel des Hosting Providers an, weil der bisherige Provider aktuelle Anforderungen in Sachen Flexibilität und Datensicherheit nicht mehr zufriedenstellend abbilden konnte. Der MD BB suchte für das anspruchsvolle Doppelprojekt einen starken Partner. valantic hat sämtliche Anforderungen aus dem Kriterienkatalog hinsichtlich Kosten- und Leistungsmerkmale von allen Anbietern am überzeugendsten erfüllt.

Der MD BB und valantic gingen gemeinsam an den Start. „Zu Beginn des Projekts war uns nicht klar, was genau auf uns zukommen wird. Wir standen vor einer Black Box. Im Projektverlauf hat sich jedoch gezeigt, dass unsere anfänglichen Sorgen unbegründet waren“, erinnert sich Tim During, Teamleiter Rechnungswesen beim MD BB. Der erste Schritt: Die Überarbeitung der bestehenden Prozesse im Finanz- und Personalwesen unter Berücksichtigung der neuesten SAP-Technologien sowie die Ablösung von kundenindividuellen Prozessen durch den SAP-Standard. Der zweite Schritt: Die Durchführung einer unterjährigen Datenmigration inklusive Beleghistorie über valantic-eigene Migrationswerkzeuge.

Parallel hat valantic für über 900 Userinnen und User ein Trainingskonzept entwickelt, den Trainingscontent bereitgestellt und über einen Multiplikatorenansatz vermittelt. Die “Day1-Readiness”, der GoLive sowie die reibungslose Übergabe der Verantwortung an die Supportorganisation wurden über ein umfangreiches Cut-over-Management sichergestellt.

Zwei Schlüsselanforderungen
vorbildlich gelöst

Mit der doppelten SAP-Migration löst der MD BB gleich zwei Riesenanforderungen auf einmal. Durch das Hosting in einem sicheren, zertifizierten Rechenzentrum von valantic erfüllt der MD BB zuverlässig alle einzuhaltenden Vorschriften. Insbesondere ein leistungsfähiges, dediziertes Ein-Mandanten- System, das der bisherige Provider nicht anbieten konnte, war als unverzichtbare Bedingung gesetzt.

Mit der erfolgreichen SAP-Migration auf die neue Plattform S/4HANA und der gleichzeitigen Einführung der Employee-Self-Service-Platform (ESS) ist der MD BB zukunftssicher aufgestellt. „Mit S/4HANA und ESS sind wir jetzt up-to-date.

Sämtlichen Mitarbeitenden werden die Zeit- und Entgeltnachweise online zur Verfügung gestellt. Jegliche Art von Abwesenheit kann digital angenommen, freigegeben und weiterverarbeitet werden“, freut sich Dorrit Märthesheimer, stellvertretende Abteilungsleiterin Personal und Soziales beim MD BB.

„Durch die hervorragende fachliche Unterstützung der Beteiligten auf valantic- Seite war ein geräuschloser Übergang vom R/3-System zu S/4HANA möglich. Heute können wir sagen, dass wir als End-User diesen Systemwechsel als ‚natürlichen‘ Prozess erlebt haben. Unser Projekt konnte termingerecht und unter Einhaltung des vorgegebenen Budgetrahmens sowie zur größten Zufriedenheit aller Projektbeteiligten abgeschlossen werden“, ergänzt Tim During.

Gemeinsame SAP-Folgeprojekte
bereits begonnen

Zum GoLive – auch das ist erwähnenswert – blieb das neue SAP-System bislang unter dem ursprünglich anvisierten Budget. „Im Anschluss an die SAP-Migration hat eine fünfjährige Systembetriebsphase begonnen, in der wir die sehr gute Zusammenarbeit fortsetzen, den MD BB im laufenden Betrieb unterstützen und SAP-Folgeprojekte durchführen“, erklärt Guido Czampiel, Managing Director bei valantic ERP Consulting, das weitere gemeinsame Vorgehen. Geplant ist unter anderem, die ESS um eine Reisekostenabrechnung für Mitarbeitende zu erweitern. Darüber hinaus sollen die Reporting-Services für die Führungskräfte des MD BB ausgebaut werden. Auch für die Personalplanung und die Personalstatistik ist eine SAP-Lösung in Arbeit.

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Ihr Ansprechpartner

Guido Czampiel

Geschäftsführer
valantic ERP Consulting

guido.czampiel@erp.valantic.com