Migração SAP: S/4HANA e mudança de fornecedor na MD BB

A Medizinischer Dienst Berlin-Brandenburg (MD BB) é um serviço médico que avalia imparcialmente uma vasta gama de questões médico-sociais e relacionadas com cuidados de saúde, em nome de fundos de seguros de saúde e de enfermagem. O seu trabalho abrange um amplo espectro de serviços médicos, tais como medidas de prevenção, reabilitação e cuidados, o fornecimento de medicamentos, novas técnicas de exame e tratamento e, em casos individuais, a avaliação sobre se os doentes receberam tratamento incorreto. Outros serviços incluem a avaliação da incapacidade dos segurados para o trabalho e a revisão da faturação, da qualidade dos tratamentos e das instalações de cuidados hospitalares.

A MD BB está empenhada em assegurar uma boa e justa prestação de cuidados de saúde para aqueles com seguro de saúde obrigatório nos estados de Berlim e Brandeburgo e, ao fazê-lo, está em estreito contacto com os indivíduos e as suas circunstâncias pessoais todos os dias.

Tim During

Team Leader do Departamento de Contabilidade da MD BB

O excelente apoio técnico da equipa da valantic tornou possível uma transição do sistema R/3 para S/4HANA sem descontinuidades e sem perturbações.

Tim During

Team Leader do Departamento de Contabilidade da MD BB

O projeto foi concluído dentro do prazo e para total satisfação de todos os participantes.

Guido Czampiel

Managing Director, valantic ERP Consulting

A migração SAP foi seguida pelo início de uma fase de funcionamento do sistema de cinco anos durante a qual continuaremos a excelente cooperação, apoiaremos o MD BB com as operações do sistema em curso e implementaremos projetos de acompanhamento SAP.

Os desafios

Falta de flexibilidade e Segurança de Dados – Migração para S/4HANA

Como utilizador de longa data de SAP, os processos contabilísticos e de recursos humanos da MD BB foram implementados em SAP R/3 num fornecedor de alojamento. As exigências que a MD BB colocou ao sistema SAP tinham, no entanto, mudado consideravelmente ao longo dos anos. O antigo fornecedor não conseguiu implementar adequadamente as mudanças necessárias para garantir um nível suficiente de segurança dos dados ou a flexibilidade necessária no sector da saúde, em particular devido à sua incapacidade de oferecer alojamento num sistema de um único operador. Além disso, foi também planeada uma migração para a plataforma S/4HANA da SAP pensada para o futuro.

Solução & Resultados em detalhe

Com a migração para a nova plataforma SAP S/4HANA, a MD BB está agora preparada para o futuro e tem a flexibilidade de que necessita. A valantic, como parceiro de alojamento, cumpre plenamente todas as diretrizes de segurança da informação relevantes para os dados pessoais da MD BB que são classificados como “altamente sensíveis”.

Alojamento seguro e de alto desempenho de todas as TI num centro de dados valantic certificado que cumpre os mais elevados padrões de segurança (incluindo um sistema dedicado);
Migração SAP – transição sem problemas e sem interrupções do SAP R/3 para o S/4HANA;
Melhorias funcionais para o HCM, no GUI Fiori, gestão de funções e tempo;
KPIs de custo e desempenho cumpridos para a satisfação completa da MD BB;
Locais de trabalho altamente atrativos, melhor ligação em rede das equipas;
Em conjunto com a valantic, a MD BB desenvolveu novos métodos e abordagens para o seu trabalho diário. A valantic continua a apoiar a MD BB nas operações em curso. Os projetos SAP de follow-up estão em curso.

Migração SAP na MD BB

A Medizinischer Dienst Berlin-Brandenburg foi confrontada com uma dupla migração: o antigo SAP R/3 devia ser substituído e o sistema subjacente migrado para a nova plataforma SAP S/4HANA. Ao mesmo tempo, era também necessária uma mudança de fornecedor de alojamento, uma vez que o fornecedor anterior já não era capaz de satisfazer os mais recentes requisitos de flexibilidade e segurança de dados. A MD BB estava à procura de um parceiro forte para este projeto duplo. De todos os potenciais fornecedores, a valantic foi a mais convincente no que respeita ao cumprimento de todos os KPIs de custo e desempenho estabelecidos pela MD BB.

A MD BB e a valantic abordaram o projeto em conjunto desde o início. “No início do projeto, não estava claro o que estaríamos a enfrentar exatamente. Estávamos a enfrentar uma caixa negra. No entanto, à medida que o projeto avançava, tornou-se claro que as nossas preocupações iniciais eram infundadas”, recorda Tim During, Team Leader do departamento de contabilidade da MD BB. O primeiro passo foi a revisão dos processos contabilísticos e de RH existentes no contexto das mais recentes tecnologias SAP e o desenvolvimento de processos desenhados à medida na nova norma SAP. O segundo passo foi realizar uma migração intra-anual dos dados, incluindo o histórico dos documentos, utilizando as ferramentas de migração da valantic.

Enquanto isto, a valantic também desenvolveu um conceito de formação para mais de 900 utilizadores, disponibilizou à MD BB o conteúdo da mesma e comunicou-a utilizando uma abordagem multiplicadora. No primeiro dia, a prontidão, o go-live e a transferência de responsabilidade para a organização de apoio foram asseguradas através de uma gestão abrangente de cut-over.

Dois requisitos-chave resolvidos com uma competência exemplar

Com a dupla migração SAP, a MD BB foi capaz de resolver dois grandes problemas de uma só vez. O alojamento num centro de dados seguro e certificado da valantic significa que a MD BB cumpre de forma fiável todas as diretrizes necessárias. Em particular, foi possível satisfazer o requisito essencial de um sistema dedicado e de alto desempenho – algo que o fornecedor anterior era incapaz de garantir.

A migração bem-sucedida do SAP para a nova plataforma S/4HANA e o lançamento simultâneo da Plataforma Employee Self-Service (ESS) prepararam a MD BB para o futuro. “Com S/4HANA e ESS, estamos agora atualizados. Todos os colaboradores recebem os seus registos de tempo e pagamento online. Qualquer tipo de ausência pode ser aceite, aprovada e processada digitalmente”, diz Dorrit Märthesheimer, Chefe Adjunto dos Recursos Humanos e Assuntos Sociais da MD BB.

“O excelente apoio técnico da equipa da valantic tornou possível uma transição sem interrupções do sistema R/3 para S/4HANA. Hoje podemos dizer que, como utilizadores finais, vimos esta transição do sistema como um processo ‘natural’. O nosso projeto foi concluído a tempo, dentro do orçamento e para a satisfação completa de todos os participantes”, acrescenta Tim During.

Projetos SAP de follow-up

É de realçar que desde a sua entrada em funcionamento, o novo sistema SAP permaneceu abaixo do orçamento inicialmente previsto. “A migração SAP foi seguida pelo início de uma fase de operação do sistema de cinco anos durante a qual continuaremos a excelente cooperação, apoiaremos a MD BB nas operações do sistema em curso e implementaremos projetos de follow-up SAP”, diz Guido Czampiel, Managing Director na valantic ERP Consulting, explicando os seus planos conjuntos para o futuro. Entre outras coisas, a MD BB deseja atualizar o ESS para incluir a contabilidade das despesas de viagem dos seus colaboradores e alargar os serviços de relatórios executivos. Finalmente, está também em curso uma solução SAP para o planeamento e estatísticas dos colaboradores.

Contacto

Nuno Figueiredo

Managing Director
valantic