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Data Warehouse | Planung | Reporting
Digitalsierung als Wachstumsmotor – Ostbelgien setzt auf digitale Verwaltung
Die Übertragung von Aufgaben an die belgischen Gemeinschaften stellte traditionelle Planungswerkzeuge vor Herausforderungen. Gemeinsam mit valantic hat das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft eine Digitalisierungsstrategie entwickelt, um die Haushalts- und Finanzplanung effizienter und transparenter zu gestalten. Die Digitalisierung verbessert Planung und Prognose, verkürzt Berichtszyklen, erhöht die Transparenz, optimiert die Mittel-Allokation und reduziert manuelle Aufwände erheblich.
Der Gliedstaat Ostbelgien
Das Königreich Belgien mit insgesamt etwa 11,5 Millionen Einwohner*innen teilt sich in drei Gliedstaaten auf: Die Niederländisch sprechenden Flamen, die etwa 60 Prozent der Bevölkerung ausmachen, die Französisch sprechenden Belgier und die Deutschsprachige Gemeinschaft im Osten des Landes. In Ostbelgien leben in neun Gemeinden etwa 80.000 Einwohner*innen. Der Gesamthaushalt der Deutschsprachigen Gemeinschaft Ostbelgien beläuft sich auf etwa 744 Millionen Euro.
Im Zuge der sechsten Staatsreform wurden viele weitere Befugnisse vom Föderalstaat auf die einzelnen Regionen und Gemeinschaften übertragen. Die Deutschsprachige Gemeinschaft ist nicht nur für die Haushalts- und Finanzplanung, sondern zum Beispiel auch für die Bereiche Kultur, Soziales, Familie und Senioren verantwortlich. Weitere politische Planungsvorhaben umfassen u.a. die Themenbereiche Bildung, Digitalisierung, Fachkräftegewinnung und die Weiterentwicklung der Bürgerservices. Bürger*innen, beratende Expert*innen und verschiedene Organisationen sind aktiv an der Entwicklung des neuen Leitbildes „Ostbelgien leben 2040“ beteiligt.
Herausforderung
Die Übertragung von Aufgaben und Befugnissen an die Gemeinschaften und Regionen in Belgien stellte die traditionellen Planungs- und Reportingwerkzeuge vor Herausforderungen, was das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft durch Digitalisierung für eine transparente, digitalisierte Haushalts- und Finanzplanung effizienter gestalten wollte.
Beratungsansatz
Gemeinsam mit valantic hat das Ministerium eine Digitalisierungsstrategie entwickelt und die Prozesse vorangetrieben, um Transparenz und Effizienz zu steigern und die Vision „Ostbelgien leben 2040“ zu verwirklichen.
Kundennutzen und Lösung
Mit der Digitalisierung durch valantic verbessert die Deutschsprachige Gemeinschaft die Planung, Prognose und Simulation, verkürzt Berichtszyklen, erhöht Transparenz und Effizienz, optimiert die Mittel-Allokation und reduziert manuelle Aufwände erheblich.
Oliver Paasch
Ministerpräsident von Ostbelgien
„Die von valantic entwickelten Lösungen ermöglichen es dem Ministerium, seine Aufgaben transparent, effizient, datenbasiert und zum Wohl der Bürger*innen auszuführen.“
Die Herausforderung
Eine transparente, digitalisierte Haushalts- und Finanzplanung für die Deutschsprachige Gemeinschaft Ostbelgien.
Das Königreich Belgien hat in den letzten Jahren immer mehr Aufgaben und Befugnisse an die Gemeinschaften und Regionen übertragen. Die herkömmlichen Planungs- und Reportingwerkzeuge waren den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen. Das Ziel des Ministeriums der Deutschsprachigen Gemeinschaft bestand darin, durch die Digitalisierung administrativer Aufgaben die Entwicklung von Ostbelgien entschiedener und effizienter voranzutreiben.
Die Berater*innen von valantic gingen 2010 mit einer Reporting- und Planungsapplikation für den Fachbereich Finanzen an den Start. Über die Jahre wurden immer mehr Kompetenzen vom Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft übernommen und die technische Unterstützung ausgebaut. Heute betreut valantic neben den beiden Fachbereichen Finanzen, sowie Haushalt und Controlling insgesamt neun Fachbereiche und die drei Gemeinden Eupen, Raeren und Lontzen mit insgesamt etwa 450 Anwender*innen.
Zu den großen Themen zählen im Überblick: Haushaltsplanung, Haushaltsausführung, Infrastrukturplan, Finanzplanung externer Dienststellen, Finanz-Monitor, Wohn- und Pflegezentren für Senioren, Regionales Entwicklungskonzept (REK) & Laufendes Arbeitsprogramm (LAP), Simulation von Unterrichtsgehältern, (finanzielles) Monitoring von Unterrichtsprojekten, Planung des Kindergeldes, Controlling des Europäischen Sozialfonds (ESF), Bezuschussung des Sozio-Kulturellen Sektors (SKS), Aufbau eines Personalkatasters für den Nicht Kommerziellen Sektor (NKS), Integration der Gemeinden, Aufbau einer Mehrjahresplanung, Entwicklung einer Liquiditätsplanung.
Lösung & Ergebnis im Detail
Administrative Anwendungen im Überblick
- Finanzen des Ministeriums:
Haushaltsplanung gemäß der Europäischen Wirtschaftskennzeichnung (EWK) mit umfangreicher Kommentierung für das Parlament, den Bundesrechnungshof und die Europäische Union. Aktuelle Abbildung der Haushaltsausführung, Automatisierte Jahresabschlussberichte, Bilanz & GuV. - Gesundheit-, Wohn- und Pflegezentren:
Planung, Simulation und Berichtswesen der Belegungen von Senioren-Wohnheimen mit unterschiedlichen Unterstützungsansprüchen inklusive Kurzzeitaufenthalten (z.B. Tagespflege). - Gehaltssimulation Unterrichtswesen:
Planung von Kostentreibern, Baremen, Stufenaufstiegen und Renteneinstiege der Schulen. Erfassung und Verwaltung der zu bezuschussenden Projekte und Maßnahmen für die Förderung der Schüler*innen. - Familienleistungen:
Planung und Simulation von Kindergeldansprüchen, Unterstützungsgeldern und Sozialzuschüssen für Familie mit einem entsprechenden Berichtswesen. - Finanzen der Gemeinden:
Haushaltsplanung auf EWK und darunterfallender Projekte, automatische Zuweisung von Mittelbindungen. - Infrastruktur-Ausgaben:
Planung und Beschluss von Infrastrukturausgaben unter Berücksichtigung von regionalen Entwicklungskonzepten. - Baremen (Tarife) – Gehaltssimulation (SKS, NKS & WPZS Personal):
Planung und Simulation der Auswirkung von Gehaltsanpassungen in bestimmten Gehaltsklassen und in unterschiedlichen Berufsgruppen inklusive Altersteilzeit-Modellen. - Projekte des Ministeriums:
Projektverwaltung für allgemeine Projekte wie das regionale Entwicklungskonzept Ostbelgien und das laufende Arbeitsprogramm.
Technische Lösungen im Einsatz
- SAP ERP mit besonderem Fokus auf die Module Finanzen (FI), Controlling (CO), Projekt System (PS) und Business Warehouse (BW)
- Ostbelgien nutzt von valantic eine SaaS Lösung. Diese SaaS Lösung bedient sich u.a. der Komponenten von IBM, Microsoft und Apparo
- Reportingtool: valantic financial pilot powered by IBM Cognos Analytics
- Planungstool: valantic financial pilot powered by IBM Planning Analytics (TM1)
- Data Warehouse/Datenbanken: Microsoft Data Warehouse/Datenbanken in der Cloud
- Erstellung von Dateneingabe-Anwendungen: Apparo Fast Edit
René Miribung
Fachbereichsleiter Finanzen sowie Fachbereichsleiter Haushalt und Controlling von Ostbelgien
„Der webbasierte Finanzmonitor von valantic bietet allen Bürger*innen Ostbelgiens eine transparente und zugängliche Budgetplanung und tagesaktuelle Finanzinformationen.“
Sechs Vorteile auf einen Blick
Präzisere Planung, Prognose & Simulation auf Basis aktueller Daten
Kürzere Berichtszyklen (quartalsweise statt jährlich)
Wesentlich höhere Transparenz und Effizienz im gesamten Haushalts- und Finanzplanungsprozess
Präzisere Mittel-Allokation mit hohem Mehrwert für die Bürgerinnen und Bürger Ostbelgiens
Prozessoptimierung und drastisch reduzierte manuelle Aufwände im Ministerium, Gemeinden und Fachgruppen
Bessere Entscheidungsgrundlagen durch detaillierte Analysen und Echtzeit-Daten
Projektgeschichte
Ostbelgien gestaltet die digitale Verwaltung von Morgen
Im Zuge der sechsten Staatsreform hat der Föderalstaat Belgien viele Aufgaben und Befugnisse an die einzelnen Gemeinschaften übertragen. Als politisches Leitbild dient dabei die konkrete, facettenreiche Vision „Ostbelgien leben 2040“.
Die Deutschsprachige Gemeinschaft bekam dadurch die Freiheit, aber auch die Verantwortung, ihre Haushalts- und Finanzplanung sowie die Mittel-Allokationen für viele soziale, gesellschaftliche und kulturelle Projekte selbst zu administrieren. Die bisherigen Planungswerkzeuge und Prozesse waren den neuen Aufgaben nicht mehr gewachsen und entsprachen auch nicht mehr dem Stand der Technik.
Das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft (MDG) hat deshalb den Entschluss gefasst, die Digitalisierung der gesamten administrativen Prozesse entschlossen voranzutreiben sowie Finanzmittel effizienter und transparenter einzusetzen, um möglichst viel Mehrwert und Lebensqualität für seine Bürgerinnen und Bürger zu schaffen.
Zunächst fing alles ganz einfach an: Die Berater*innen von valantic stiegen 2010 in das Projekt ein und haben als Erstes eine Reporting- und Planungsapplikation für den Fachbereich Finanzen entwickelt, die sich als großer Erfolg herausstellte. Schnell wurde allen Stakeholder klar: Die Zukunft Ostbelgiens liegt in der Digitalisierung. Heute betreut valantic neben den Fachbereichen Finanzen, sowie Haushalt und Controlling insgesamt neun Fachbereiche und drei Gemeinden mit insgesamt etwa 450 Anwender*innen.
Finanz-Monitor sorgt für Transparenz
Planungs- und Strategiegespräche drehen sich u.a. um die Themenbereiche Bildung, Unterricht, Jugend, Inklusion, Pflege, Bezuschussung sozialer und kultureller Projekte, Fachkräftegewinnung und die Weiterentwicklung der Bürgerservices. valantic hat einen webbasierten Finanz-Monitor entwickelt, der für alle Bürger*innen Ostbelgiens transparent und frei einsehbar die aktuelle Haushalts- und Finanzplanung und Haushaltsausführung kommuniziert.
Wohnungs- und Pflegezentren für Senior*innen
Um eine optimale Pflege und Betreuung von Senior*innen zu gewährleisten, sind viele Fragen zu beantworten. Welche Seniorenwohnheime haben Leerstände, welche Wartelisten? Wie viele Pflegebetreuer*innen gibt es pro Einrichtung und wer geht wann in Rente? Werden auch alle Mittel bestmöglich und zweckmäßig eingesetzt?
Früher haben die Einrichtungen zum Jahresende eine Excel-Tabelle an die Entscheider*innen im Ministerium und den Fachabteilungen verschickt. Heute werden die Daten quartalsweise erhoben und in einem zentralen Data Warehouse vorgehalten, inklusive aller Details zu Bewohner- und Personalstatistiken und der Personalkostensimulation. Die ministerielle Administration erhält auf Knopfdruck aktuelle Übersichten, kann präziser planen und datenbasierte Entscheidungen fällen. Zusätzlich erhalten die Heime durch die Berichte wertvolle Informationen, die ihnen zuvor nicht zur Verfügung standen.
Unterricht, Schulen und Bildung
Der Personalplanung und der Kostenentwicklung – einschließlich unterschiedlicher Gehaltstarife (Bareme) – liegen komplexe Berechnungen zugrunde. Unter anderem auch deshalb, weil das Unterrichtsjahr in den Schulen nicht dem Geschäftsjahr im Ministerium entspricht. Wie viele Lehrer*innen leisten wie viele Stunden in welcher Einrichtung? Wer geht absehbar in Rente? Wie viele Lehrer*innen sind befristet eingestellt, werden im Sommer freigestellt und tauchen deshalb in der Sommerstatistik gar nicht auf?
Um das nächste Schuljahr zu planen, wurden früher Excel-Tabellen mit bis zu 20 Dokumenten ausgedruckt und händisch ausgewertet. Die Anträge trafen per Mail, telefonisch oder per Briefpost im Ministerium ein. Heute genügen wenige Mausklicks, um die zentral abgespeicherten Daten auszuwerten und die Planung auf sichere, verlässliche Füße zu stellen. Manuelle Aufwände haben sich durch die Analyse- und Planungslösung von valantic signifikant reduziert; Prozessdurchlaufzeiten wurden drastisch verringert.
Aufwendungen für Kindergeld prognostizieren
Von valantic konzipierte Modelle simulieren mittel- bis langfristig die Bevölkerungsentwicklung und erlauben dadurch begründete Aussagen über die zukünftige Kostenentwicklung des Kindergeldes. Dazu gehören unter anderem Jahrespauschalen für Familien, Geburtsprämien und Aufwendungen für Kinder mit besonderem Unterstützungsbedarf.
Digitalisierung, die Lebensqualität schafft
Dies sind nur wenige Beispielprojekte unter vielen. Die von valantic entwickelten Digitalisierungslösungen versetzen das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft (MDG) in die Lage, ihre Aufgaben transparent, effizient, datenbasiert und zum allgemeinen Wohle der Bürgerinnen und Bürger wahrzunehmen. Weitere Projekte stehen bereits kurz vor der Umsetzung, unter anderem eine Liquiditätsplanung, der Aufbau eines Personal-Controllings und ein Planungsmodell im Personalsektor zur Aufwertung der sozialen Berufe.
valantic entwickelt alle Lösungen end-to-end, von der Architektur des Data Warehouses übers Reporting und Dashboarding bis hin zur konkreten Planung und Budgetierung. Die erfahrenen Expert*innen von valantic gewährleisten dadurch, dass alle Komponenten der Lösung sehr gut zusammenarbeiten und in der Praxis der gewünschte Mehrwert entsteht.
Download Case Study "Wachstumsmotor Digitalisierung – valantic führt Ostbelgien in die Zukunft der digitalen Verwaltung"
Gemeinsam mit valantic hat das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft eine Digitalisierungsstrategie entwickelt, um die Haushalts- und Finanzplanung effizienter und transparenter zu gestalten. Entdecken Sie die Success Story jetzt!
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Ihr Ansprechpartner
Dr. Peer Schwieren
Partner & Managing Director
valantic Division Digital Strategy & Analytics