International Business Communication Standards (IBCS®)

Der International Business Communication Standard ist ein Regelwerk, das – oftmals im Widerspruch zu gebräuchlichen Regeln für Präsentationen – die Lesbarkeit und die Verständlichkeit in der internen und externen Unternehmensberichterstattung verbessern soll.

Dieser Widerspruch fällt gerade am Anfang vielen Unternehmen schwer, weil er die Mitarbeiter damit konfrontiert, bisher alltägliche Arbeitsweisen überdenken zu müssen. Andere Mitarbeiter sehen ein Risiko, den sehr agilen Business Intelligence Bereich in ein starres Regelwerk zu pressen. In der Praxis hat sich aber gezeigt, dass eine Umgewöhnungsphase deutlich schneller verläuft, als man denkt. Tatsächlich verkürzt das vermeintlich starre Regelwerk die Entwicklungszeiten von neuen Berichten und Analysemöglichkeiten sogar, da es allen Beteiligten ermöglicht, sich auf das Wesentliche im Berichtswesen zu konzentrieren: Businesss Insights.

Die Vorteile, die sich durch die Anwendung von IBCS^® bieten, zeigen sich auch dadurch, dass mittlerweile viele internationale Unternehmen wie die Deutsche Telekom, SAP oder Philips ihr Berichtswesen nach IBCS^® ausgerichtet haben. Ebenso hat SAP seine Analytics Cloud durch den IBCS^® zertifizieren lassen und bietet anderen Unternehmen somit eine einfache Möglichkeit, auch ihr Berichtswesen umzustellen.

Die SUCCESS-Regeln im Überblick

Das Regelwerk setzt sich aus Regeln zusammen, die in sieben Bereiche zusammengefasst werden können. In Kombination bilden sie das eingängige Akronym SUCCESS:

SAY: Botschaft vermitteln

Das zentrale Element eines jeden Berichts ist seine Botschaft. Die SAY-Regeln dienen dazu, diese Botschaft zu identifizieren, sie auf die Zielgruppe abzustimmen und die einzelnen Berichtsobjekte und ihre respektiven Botschaften so zueinander in Verbindung zu setzen, dass sie diese Botschaft unterstützen.

UNIFY: Semantische Notation anwenden

Das Prinzip der semantischen Notation ist, dass gleichartige Inhalte gleich visualisiert werden. Anders als in anderen Disziplinen, man denke nur an Musiknoten oder Schaltpläne, gibt es in der Geschäftskommunikation bisher wenig bis keine solchen Standards, auch wenn ein Großteil der Informationen aus historischen und regulatorischen Gründen grundsätzlich sehr einheitlich ist. Die semantische Notation erstreckt sich über alle Bestandteile der Geschäftskommunikation, wie Terminologie, Beschreibungen, Dimensionen, alle visuellen Elemente uvm.

CONDENSE: Informationsdichte erhöhen

Die Condense-Regeln fallen vielen Leuten, die sich mit Präsentationen befasst haben, schwer. Während die Informationsdichte bei Präsentationsdokumenten in der Regel eher reduziert wird, damit das Dokument nicht vom/von der Redner*in ablenkt, sollen Berichte für sich selbst sprechen können und sind stark von der Relation einzelner Informationen zueinander abhängig, auf deren Basis Entscheidungen gefällt werden.

CHECK: Visuelle Integrität sicherstellen

Die visuelle Integrität bezeichnet die durchgängige und konsequente Verwendung von Maßeinheiten, Skalierungen und anderen Dingen, die durch ihre Darstellungsform Missverständnisse beim/bei der Berichtsempfänger*in aufkommen lassen könnten. Gleiche Dinge sollten immer auch gleich formatiert und skaliert werden. Abgeschnittene Achsen in Grafiken mit stark abweichenden Werten sollten vermieden und durch andere Darstellungsmöglichkeiten ersetzt werden. Visualisierungen über Flächen und Flächenvergleiche sind schwer verständlich und gegenüber linearen Darstellungen im Nachteil.

EXPRESS: Geeignete Visualisierung wählen

Mit den immer fortschrittlichen Dashboard- und Reporting-Lösungen auf dem Markt gibt es auch immer neue Visualisierungsmöglichkeiten. Viele dieser Darstellungen sind optisch reizvoll und werden deshalb gerne für Dashboards und Berichte gewählt. Dabei wird die Informationsqualität dieser Darstellungen oft nicht hinterfragt. Kuchendiagramme beispielsweise sind flächenintensiv, bei relativ geringer Aussagekraft und können in der Regel durch gestapelte Säulen-/Balkendiagramme ersetzt werden. Spinnennetz- oder Radargrafiken sind sehr stark von der Anordnung der einzelnen Dimensionen abhängig und sind daher ganz zu vermeiden.

SIMPLIFY: Überflüssiges vermeiden

Die Regelgruppe Simplify ist an sich selbsterklärend: Alle Elemente, die nicht der Information des Berichtsempfängers dienen, sollen vermieden werden. Auf erster Ebene sind dies beispielsweise grafische Effekte (3D, Schatten etc.), die keinerlei Informationsgehalt bieten und nur von der eigentlichen Information ablenken. Die ultimative Konsequenz dieser Regel fällt allerdings schwer, denn sie bedeutet oftmals den Verzicht auf große Teile der Corporate Identity in den Berichten. Einige Unternehmen haben dies bereits erkannt und verzichten bei internen Berichtsmate.