Definition eines konzernweiten Auftragscontrollings auf SAP BPC

Solange ein Auftrag nur eine einzelne Gesellschaft betrifft, ist dieser relativ leicht steuerbar. Werden Aufträge aber konzernweit bearbeitet, wird das Controlling schnell schwierig. valantic hat im Rahmen eines Großprojekts ein transparentes Auftragscontrolling auf Konzernebene konzipiert, das weitreichendes Einsatzpotenzial besitzt. Im konkreten Fall wurde der Ansatz auf Basis von SAP BPC umgesetzt.

Herausforderungen im dezentralen Auftragscontrolling

Unternehmen auf Expansionskurs wählen häufig dezentral organisierte Vertriebs- und Auftragsabwicklungsstrukturen, um näher am Kunden und deren lokalen Gegebenheiten agieren zu können. Der Nachteil dieser Organisationsform zeigt sich aber oft, wenn Vertriebsaktivitäten entlang einer konzernweiten Wertschöpfungskette gesteuert werden sollen.

„Ist der Auftrag nur geplant oder bereits im Haus? Was fehlt noch, damit der Kunde unterschreibt? Ist der Auftrag korrekt bewertet?“ Diese und ähnliche Fragen fallen häufig in diesem Zusammenhang.

Häufig bleiben aufgrund mangelnder Transparenz Vertriebspotenziale auf der Strecke:

• Interne Margenpotenziale werden nicht berücksichtigt.
• Verpasste Abschlüsse werden nicht nachgehalten, da das Vertriebsziel durch andere Aufträge „aufgefüllt“ wird.
• Konzernintern wird mehrfach die gleiche Ausschreibung angeboten.

Die Gründe für dieses Defizit können vielfältig sein, aber häufig gelten konzernweit unterschiedliche Standards für Prozesse, Auftragsmerkmale und Bewertung sowie für Stammdaten. Hinzu kommt oft eine diversifizierte, teilweise historisch gewachsene IT-Landschaft, in der verschiedene Technologien (ERP-Systeme) zum Einsatz kommen.

Die Defizite der dezentralen Strukturen zeigen sich insbesondere bei einer konzernweiten Bearbeitung von Aufträgen. Ein hoher Aufwand für interne Abstimmungen über Auftragsmerkmale und Bewertung führt zu Effizienzverlust. Dies kann aus Konzernsicht bis hin zu einer nicht mehr steuerbaren Vertriebssituation führen.

Als Brücke zwischen den diversen lokalen Besonderheiten im Vertrieb sowie einem zentralen Steuerungsanspruch und Transparenz bietet sich ein harmonisiertes und integriertes System zum Auftragscontrolling an. Dieses kann sowohl im Bereich Reporting als auch in der Planung eingesetzt werden.

Bausteine des konzernweiten Auftragscontrollings

Basis für eine konzernweite Auftragsdatenbank ist eine Harmonisierung von Vertriebsstammdaten und Strukturierungsmerkmalen. Beispielhaft können folgende Merkmale genannt werden:

• Eine Klammerungsmöglichkeit zu Verbundprojekten ermöglicht ein übergeordnetes Reporting, näher an der strategischen Gesamtausrichtung.
• Die Einführung von einheitlichen Auftragsmerkmalen erlaubt die Beurteilung und Priorisierung von Aufträgen. So können bspw. Vertragsstrafen bei verspäteter Lieferung vermieden werden.
• Durch die Vereinheitlichung von Produktstrukturen und Kundenstammdaten können Synergieeffekte und Vertriebspotenziale aufgedeckt werden.
• Die Klassifizierung von Auftragseingangswahrscheinlichkeiten und Opportunity–Status (beispielsweise von der Anbahnung, über die Angebotserstellung, bis hin zur Vertragsunterzeichnung) erlaubt es bei großen, kritischen Aufträgen dezidiert den Vertragsprozess nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Fundament können vertriebsrelevante Steuerungsgrößen in das Auftragscontrolling, optimalerweise durch Anbindung von ERP-Systemen, oder manuelle Erfassung eingebunden werden.

Auftragscontrolling Next Level: Integrierte Planung von Lieferketten

Mit der Kennzeichnung von internen Zulieferungen eröffnet sich ein weiteres Spektrum an Planungs- und Analysemöglichkeiten.

Zum einen lassen sich durch eine IT-gestützte Vergabe von Intercompany-Aufträgen die zuvor angesprochene Planung von Produktion und Kapazitäten unterstützen. Zulieferer können frühzeitig und automatisch informiert werden. Als Folge wird eine konzernweite Planung entlang der Lieferkette und zwischen den Gesellschaften unterstützt. Der Abstimmbedarf während, aber insbesondere am Ende des Monats, wird erheblich reduziert.

Neben der Abstimmung zwischen internen Zulieferern erlaubt die IC-Verbindung auf Konzernebene eine Identifizierung und ein Monitoring der Entwicklung interner Margen. So wird eine deutlich verbesserte Rentabilitätsbetrachtung über die Lieferkette, nicht nur in der aktuellen Berichtsperiode, sondern auch im Planungszeitraum möglich. Unterstützt wird dies durch die konsolidierte Betrachtung von Aufträgen und übergeordneten Projekten. Diese greift auf Konzernebene aber auch für andere Steuerungscluster wie beispielsweise Produkte.

Neben der Effizienzsteigerung können so auch hohe qualitative Verbesserungen in der Vertriebsberichtserstattung erzielt werden.

Auftragscontrolling auf Konzernebene – Integrationsmöglichkeiten mit SAP BPC

Für Unternehmen, die eine SAP-Strategie verfolgen, bietet sich die Umsetzung eines Auftragscontrollings auf Basis SAP BPC (Business Planning and Consolidation) an. Standardmäßig hält BPC Planungs- und Konsolidierungsfunktionalitäten vor, welche aus den zuvor beschriebenen Bausteinen eine konzernweite Datenbasis für die Vertriebssteuerung herstellen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über Business Process Flows (BPFs) die Datenbereitstellung zu erleichtern. Gerade die oft dezentral organisierten Vertriebseinheiten, welche die Daten für ein zentrales Auftragscontrolling bereitstellen müssen, können über BPFs (beispielsweise durch Prozess-Monitoring) zentral so gesteuert werden, dass zum Stichtag die entsprechenden Daten zu Verfügung stehen.

Insbesondere interessant wird die Nutzung von BPC, wenn der Kunde bereits S/4HANA nutzt oder strategisch nutzen will. In der Version BPC optimized for S/4HANA ist es möglich, per HANA-Views in Echtzeit auf IST-Daten zuzugreifen und diese konzernweit als Grundlage für die Auftrags- und Projektplanung zu nutzen.

Aufgrund unserer Erfahrung in der Konzeptionierung von Systemen zum Auftragscontrolling, Planung und BPC, verfügen wir über ein breites Wissen und unterstützen Sie gerne, sowohl bei der Erstellung des entsprechenden Business Cases, als auch bei der Implementierung.