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Beschaffungsprozesse optimieren
Digitale Einkaufsakte – vollständig in SAP integriert
Die Märkte sind stärker umkämpft denn je. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind optimierte Prozesse und Kosten in der Beschaffung wesentlich. Dabei ist es von Vorteil, alle wichtigen Informationen rund um den Einkaufsprozess inkl. Lieferanten gebündelt in einer digitalen Akte zu haben.
Inhalte
- 01 Wissenswertes zur elektronischen Einkaufakte
- 02 Digitale Einkaufsakte in SAP – das sind die Vorteile
- 03 Funktionen der digitalen Einkaufsakte im Überblick
- 04 Technische Aspekte & SAP Zertifikat der Einkaufsakte
- 05 Projektplan bei Einführung von cuSmarText Purchase
- 06 FAQ zur digitalen Einkaufsakte
- 07 Ihr Kontakt bei Fragen rund um die digitale Einkaufsakte in SAP
Wissenswertes zur elektronischen Einkaufakte
Die elektronische Einkaufsakte unterstützt den Einkauf optimal während des gesamten Beschaffungsprozesses.
Die Software Lösung bündelt alle Bezugsquellen, Einkaufsdaten, Vereinbarungen und Unterlagen in der elektronischen Akte. So steht allen Anwendern das gesamte Wissen an zentraler Stelle zur Verfügung – vom Angebot über die Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Verträge bis hin zur Korrespondenz.
Das Gute daran: die hilfreichen Funktionen, die das Supplier Relationship Management (SRM) erleichtern. So z. B. das automatisierte Erstellen und Auswerten von Dokumenten, Fragebögen, E-Mails etc., die Kontrolle von Terminen und Fristen, eine kontinuierliche Risikobewertung, Überwachung Lieferantenleistung u. v. m.
Das bedeutet für Sie Kontrolle, einen hohen Automatisierungsgrad und damit große Einsparungspotenziale in der Beschaffung.
Produktblatt: Digitale Einkaufsakte in SAP
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind optimierte Prozesse und Kosten in der Beschaffung wesentlich. Die digitale Einkaufsakte von valantic unterstützt den Einkauf während des gesamten Beschaffungsprozesses in SAP.
Jetzt Produktblatt zur digitalen Einkaufsakte in SAP downloaden
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Produktblatt: Risikomanagement in SAP
Erfahren Sie, wie mit einem speziellen Vertragsmanagement Auslagerungsprozesse von Anbahnung bis Beendigung ganzheitlich steuern, Dienstleister sowie Risiken bewerten und Fristen automatisiert überwachen.
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Digitale Einkaufsakte in SAP – das sind die Vorteile
- Zugriff auf alle Einkaufsdaten und Unterlagen
- Schnelle Auskunftsfähigkeit
- Einfache Überwachung der Lieferantenleistung
- Automatisierte Erstellung von Fragebögen, Dokumenten, E-Mails, Formularen
- Termin- und Fristenüberwachung
- Kontinuierliche Risikobewertung
- Höchste Daten- und Revisionssicherheit
- 100% in SAP und Microsoft Systeme integriert
Funktionen der digitalen Einkaufsakte im Überblick
- Alle Einkaufs- und Lieferanteninformationen in einer digitalen Akte
- Automatisierte Erstellung von Fragebögen, Dokumenten, E-Mails, Formularen
- Versand von Dokumenten zur Pre- und Requalifizierungen
- Automatisierte Auswertung von Fragebögen
- Termin- und Fristenüberwachung
- Aufgabenmanagement und Genehmigungsworkflow
- Volltext- und Indexsuche
- Dokumenten-Scan aus SAP und Barcode-Unterstützung
- E-Mail-Übernahme aus MS Outlook
- Temporärer oder dauerhafter Zugriff für Lieferanten auf Teilakten
- 100% SAP und MS Office integriert
- Für jeden die richtige Benutzeroberfläche – SAP, Web, App
Technische Aspekte & SAP Zertifikat der Einkaufsakte
Die elektronische Einkaufsakte von valantic ist in zwei Varianten für SAP ERP und SAP S/4HANA verfügbar. Unabhängig davon, welches System in Unternehmen eingesetzt wird, integriert sich die Lösung nahtlos in die bestehende Systemlandschaft. Die Software ist mit dem Zertifikat „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“ ausgezeichnet.
Projektplan bei Einführung der valantic Einkaufsakte
Die Implementierung der Einkaufsakte Software cuSmarText Purchase folgt klar definierten und auf Kunden zugeschnittenen Projektschritten.
Zu Beginn wird das Projekt in einem Kickoff mit valantic Expertenteams gemeinsam mit dem verantwortlichen Projektteam strukturiert. Anschließend erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzenden erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben; darauf aufbauend wird ein projektspezifisches Customizing durch valantic umgesetzt. Key-User werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Go-Live des Dokumentenmanagements.
Auch nach dem Go-Live stehen valantic Fachleute im Support für Rückfragen zur Verfügung und nehmen Anpassungen oder Erweiterungen vor, wenn sich die Anforderungen der Nutzenden verändern.
Produktblatt: Digitale Einkaufsakte in SAP
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind optimierte Prozesse und Kosten in der Beschaffung wesentlich. Die digitale Einkaufsakte unterstützt den Einkauf während des gesamten Beschaffungsprozesses in SAP.
Jetzt Produktblatt zur digitalen Einkaufsakte in SAP downloaden
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FAQ zur digitalen Einkaufsakte
Eine digitale Einkaufsakte ist eine zentrale, elektronische Ablage aller einkaufsrelevanten Dokumente und Informationen. Sie bündelt Lieferantendaten, Verträge und Kommunikation strukturiert sowie prozessbezogen und ersetzt damit die papierbasierte oder dezentrale Ablage.
Eine digitale Einkaufsakte erhöht Transparenz, reduziert Suchzeiten und verbessert die Auskunftsfähigkeit im Einkauf. Informationen sind jederzeit aktuell verfügbar, was Entscheidungen beschleunigt und Fehler in Beschaffungsprozessen reduziert.
In einer digitalen Einkaufsakte werden alle Informationen während des gesamten Einkaufsprozess abgelegt. Dazu zählen Angebote, Verträge, Bestellungen, Lieferanteninformationen, Korrespondenz, Freigaben sowie Bewertungen. Alle wichtigen Informationen sind übersichtlich und jederzeit einsehbar.
Wichtige Anforderungen sind eine Integration in bestehende ERP-Systeme, revisionssichere Ablage, schnelle Suchfunktionen sowie rollenbasierte Zugriffsrechte. Besonders relevant ist die prozessnahe Nutzung im operativen Einkauf.
Eine SAP-integrierte digitale Einkaufsakte ist direkt mit Objekten wie Lieferanten, Bestellungen oder Verträgen verknüpft. Dadurch stehen Dokumente und Informationen in SAP ERP oder SAP S/4HANA zur Verfügung, ohne Medienbrüche.
Im Vergleich zu einem klassischen DMS ist die digitale Einkaufsakte speziell auf die relevanten Einkaufsprozesse ausgerichtet. Sie verknüpft Verträge, Lieferanteninformationen und Bestellvorgänge kontextbezogen, sodass Dokumente gezielt für Prozesssteuerung, Auswertungen und operative Entscheidungen im Einkauf genutzt werden können.
Eine digitale Einkaufsakte unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess – von der Lieferantenauswahl über Vertragsmanagement bis zur Bestellung. Durch eine zentrale Ablage, automatische Fristenüberwachung und revisionssichere Dokumentation lassen sich Prozesse effizienter steuern. Änderungen sind nachvollziehbar, Audits einfacher durchführbar und Compliance-Risiken werden reduziert.
