Onboarding 4.0: SAP Rollen und Arbeitsmittel in einem Workflow
Die RWZ hat aufgrund Eintritt, Austritt, Funktions- oder Abteilungswechsel von Mitarbeitern sehr viele Benutzeranträge in SAP zu bewältigen. Die Genossenschaft wünschte sich eine Lösung, die diesen Prozess weniger fehleranfällig machte, beschleunigte und für umfassende Transparenz sorgte. valantic setzte dies mit dem apm identifier um.
Über Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main eG (RWZ)
Die RWZ ist die drittgrößte unter den in Deutschland im Agrarhandel tätigen Hauptgenossenschaften. Rund 3.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind deutschlandweit an über 200 Standorten tätig. Aktiv ist sie für über 150 Mitgliedsgenossenschaften, 70.000 Landwirte, Winzer und Gartenbauer sowie tausende gewerbliche und hunderttausende Privatkunden. Von optimierten Onboarding-Prozessen mit SAP Add-on apm identifier profitiert das gesamte Unternehmen.
Das Projekt im Überblick
Rund 2.000 Benutzeranträge in SAP hat die Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main eG (RWZ), durch Eintritt, Austritt, Funktions- oder Abteilungswechsel von Mitarbeitern pro Jahr zu bewältigen. Die sehr individuellen Anforderungen ihrer 13 Geschäftsbereiche, mehrere in das Antragsverfahren involvierte Personen und historisch gewachsene Prozesse gestalteten den Einstieg für neue Mitarbeiter mitunter zeitaufwändig. Eine komplexe und kostenintensive Identity-Management Software kam für die RWZ jedoch nicht in Frage. Die Genossenschaft wünschte sich eine schlanke Lösung, die den bestehenden Prozess weniger fehleranfällig machte, beschleunigte und für umfassende Transparenz sorgte.
Die Anforderungen an die neue Lösung umfassten:
Da bei der RWZ die GRC-Lösung apm atlantis von valantic bereits sowohl im SAP ERP und im SAP CRM erfolgreich im Einsatz ist, wurde man auf die neue Erweiterung für den Benutzerantrag in SAP aufmerksam.
„Mit der Möglichkeit SAP Rollen und Arbeitsmittel workflowbasiert zuzuweisen und das Onboarding durch vorkonfigurierte Benutzergruppen deutlich zu vereinfachen, bot uns der apm identifier genau das Optimierungspotenzial, das wir uns gewünscht hatten“, erklärt Nils Meißner, Gruppenleiter Anwendungsberatung bei der RWZ.
Mit dem Rollout wurde zunächst bei den Vertriebsgruppen begonnen, die jeweils zwischen 100 und 150 Mitarbeitern betreuen. Durch die Definition von zwei Keyusern, die sich um den Benutzerantrag eines Mitarbeiters kümmern, sowie zwei Genehmigern, wurde die Anzahl der in den Prozess involvierten Personen bereits deutlich reduziert. Die Keyuser erhalten jetzt die Zuweisung zu einer Benutzergruppe, die den Filter dafür setzt, was für den jeweiligen Bereich an Berechtigungen und Arbeitsmitteln relevant ist. Durch die so erreichte Vereinfachung ist der Prozess weniger fehleranfällig und eine Falschauswahl praktisch ausgeschlossen. Der Benutzerantrag lässt sich durch die Überführung in einen Workflow nun vollautomatisiert umsetzen. Prozessfortschritt und Bearbeitungsstand sind jetzt jederzeit einsehbar, lästiges Nachfragen nicht mehr erforderlich. Selbst Funktionstrennungskonflikte und kritische Berechtigungen in SAP können im Voraus vermieden werden.
„Die Transparenz sorgt für eine sensiblere Betrachtung und Pflege der Benutzerkonten durch den Geschäftsbereich. Zusätzlich erhöht sich die Datenqualität, denn, dank des einfachen und komfortablen Umgangs mit dem Benutzerantrag, werden Aktualisierungen schneller angegangen und umgesetzt“, resümiert Meißner.
Nach den positiven Erfahrungen bei den Vertriebsgruppen wird der Rollout sukzessive auch in den anderen Geschäftsbereichen fortgesetzt.
