Arzneimittelspezialist Engelhard setzt auf Vertragsmanagement Software

Über Engelhard Arzneimittel

Die Engelhard Arzneimittel GmbH & Co. KG mit Sitz in Niederdorfelden vor den Toren Frankfurt am Mains gehört zu den führenden Markenherstellern von OTC-Arzneimitteln (Over-the-Counter). Atemwegstherapeutika und Arzneimittel gegen Hauterkrankungen zur Selbstmedikation bilden dabei die Kernkompetenzen des Unternehmens. Die bewährten Marken wie Prospan® und isla® sind hochwirksam und zugleich verträglich und so für die gesamte Familie – Säugling wie ältere Patient*innen – geeignet. Was 1872 als Apotheke begann ist heute – mehr als 140 Jahre später – ein international agierendes Unternehmen mit mehr als 450 Mitarbeiter*innen in Deutschland und Partnern in über 100 Ländern weltweit.

Bereichsübergreifendes Vertragsmanagement

Bei Engelhard Arzneimittel war das Vertragsmanagement von Beginn an ein bereichsübergreifendes Thema. „Mit cuContract ist heute ein System im Einsatz, das vollständig in das bestehende SAP-Umfeld integriert ist und die verschiedenen SAP-Module in den einzelnen Fachbereichen unterstützen beziehungsweise mit ihnen interagieren kann“, so Brauers.

Das Vertragsmanagementsystem arbeitet mit vertragsrelevanten Daten aus den jeweiligen SAP-Modulen – seien es Stammdaten (z.B. Kunden- oder Lieferantendaten), Berechtigungen, Laufzeiten oder Aufbewahrungspflichten. Ebenso können diese aus cuContract und den relevanten Daten in den jeweiligen SAP-Modulen angezeigt werden.

Da Vertragsdaten in der Regel sensibel sind, legte Engelhard Arzneimittel besonderen Wert auf abgestufte Zugriffsbeschränkungen und genau einstellbare Zugriffskriterien. Alle Eingaben und Änderungen zu einem Vorgang werden revisionssicher protokolliert.

Vom Kickoff bis zum produktiven Einsatz des Vertragsmanagements

Nach dem ersten Anforderungskatalog, den Engelhard zusammengestellt hatte, kamen Experten von valantic und dem Arzneimittelhersteller zusammen, um die detaillierten Bedürfnisse des Unternehmens im Umgang mit Verträgen zu ermitteln. Dabei ging es auch um die Erstellung eines Berechtigungskonzepts, die Aufschlüsselung einzelner unternehmenstypischer Vertragsarten und die Bezifferung der Verträge in den jeweiligen Abteilungen. Insgesamt dauerte die Einführungszeit der Lösung bis zum Go-live ein knappes halbes Jahr, ein zügiger Prozess in Anbetracht der Größe des Projekts. „Wir haben durchweg kompetente Unterstützung erhalten und es wurde immer schnell auf Anfragen reagiert. valantic hat sich insgesamt durch eine hohe Implementierungskompetenz ausgezeichnet“, erinnert sich Dr. Markus Schäfermeyer.

Optimierte Prozesse rund um Verträge

Angetrieben vom Wunsch nach effizienteren Prozessen in der Unternehmensorganisation setzte Engelhard auf moderne Software. Statt in papierbasierten Akten und dezentralen Excel Listen verwalten die über 450 Mitarbeiter*innen am deutschen Firmensitz heute sämtliche Verträge digital. „Wir haben jetzt einen vollständigen Überblick über die Vertragssituation des Unternehmens und können alle Fristen einhalten“, so Marc Braun, Leiter Recht bei Engelhard. Nicht mehr erforderliche Verträge mit regelmäßigen Zahlungsverpflichtungen konnten gekündigt bzw. aktualisiert werden. Umständliche Suchen nach Verträgen in umfangreichen Papierakten sowie lange Such- und Wartezeiten sind Vergangenheit.

Bestärkt durch die gute Umsetzung und die positive Resonanz der Mitarbeiter*innen auf das neue Vertragsmanagement plant Engelhard für die Zukunft die Implementierung einer automatisierten Dokumentenerstellung. Mit dieser lassen sich beispielsweise Verträge, Standard-Schriftverkehr und gestaltete E-Mails selbstständig und zeitsparend generieren.