Mit dem Ziel, Ihren Mitarbeiter*innen einfachen Zugriff auf die Personalakte zu ermöglichen, begann die Ceska Sporitelna als Teil der Erste Group bereits 2014 mit der Digitalisierung aller Personaldokumente. Inzwischen nutzt die Bankengruppe die digitale Personalakte cuSmarText HR in zahlreichen Ländern erfolgreich für die moderne Personalarbeit.
Thomas Joschenak
Head of Department Human Capital Management bei Erste Digital
„Die Personalakte stellte in unserer IT Strategie für den Personalbereich einen zentralen Baustein dar, um alle dokumentbasierten Prozesse zusammenzuführen.“
Die Erste Group Bank AG, kurz Erste Group, ist mit 16 Millionen Kund*innen und mehr als 2.500 Filialen in 7 Ländern eine der größten Bankengruppen in Zentral- und Osteuropa. Sie gehört zur Sparkassengruppe Österreich und ist im Österreichischen Sparkassenverband vertreten.
Begonnen hat alles mit dem Plan, mehr als 17.000 Akten mit rund 330.000 Dokumenten zu digitalisieren und revisionssicher zu archivieren. Vor dieser Aufgabe stand 2014 die Ceská Sporitelna, die größte Bank der Tschechischen Republik mit Sitz in Prag. Aufgrund neuer rechtlicher Bestimmungen musste das Geldinstitut damals jedem seiner rund 11.000 Mitarbeiter*innen von seinem Arbeitsplatz aus Zugriff auf seine Personalakte gewähren. Dies erforderte zwangsläufig die Digitalisierung der bis dahin papierbasierten Personaldokumente. Zudem entschied die Personalabteilung, weitere Prozesse im Bereich Human Resources (HR) papierlos zu gestalten. So erhielten die Mitarbeiter*innen Gehaltsabrechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital über den Zugriff auf die eigene Personalakte. Bei der Auswahl des Anbieters einer digitalen Personalakte fiel die Wahl auf die Lösung cuSmarText HR in Tschechisch.
Die Ceská Sporitelna ist Teil der Erste Group, einem der größten Finanzdienstleister in Zentral- und Osteuropa. „Der erfolgreiche Einsatz der Lösung cuSmarText HR in Tschechien war der Aufktakt für die Implementierung der digitalen Personalakte in zahlreichen unserer Gesellschaften in mehreren Ländern“, sagt Ivan Bucko, Human Capital Management Solutions bei der Erste Digital GmbH. Es folgten die Einführungen von cuSmarText HR bei Erste Group Services, Erste Holding, den Sparkassen in Österreich und der Slovenská sporitelna in der Slowakei. Aktuell steht zudem die Einführung in Rumänien kurz bevor.
In jedem Land gibt es andere Voraussetzungen. „Für uns war es entscheidend, dass landesabhängig ein individuelles Customizing stattfindet. Das reicht von der Spracheinstellung über unterschiedliche Dokumente bis hin zu rechtlichen Voraussetzungen. Das konnte die Lösung cuSmarText leisten und war ein Grund, warum wir sie sukzessive in vielen Ländern einführen konnten“, sagt Bucko.
Schon beim ersten Projekt in Tschechien war klar, wie wichtig eine enge Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung war. Denn nur gemeinsam mit der Fachabteilung kann eine übersichtliche Ordnerstruktur für den individuellen Nutzen erstellt werden. Hinzu kommen die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen aller Mitarbeiter*innen. „Eine durchdachte Dokumentenstruktur gehört mit zu den Erfolgsfaktoren beim Einführen einer digitalen Personalakte. Es bildet die Basis für weitere Entscheidungen wie die Definition von Zugriffsgruppen und die damit verbundene Berechtigungslogik“, sagt Bucko.
Seit der erstmaligen Implementierung der digitalen Personalakte in Tschechien sind viele neue Herausfoderungen hinzu gekommen. Inzwischen kommt übergreifend SAP SuccessFactors Employee Central zum Einsatz. Da cuSmarText ohnehin eine SAP-basierte Lösung ist, war eine Einbindung nie ein Problem. „Unsere digitale Personalakte ist auch im hybriden Einsatz nutzbar. Das heißt, dass sie nicht nur an SuccessFactors angebunden, sondern auch gleichzeitig mit SAP HCM nuztbar ist“, sagt Stefan Heins, Geschäftsführer bei valantic.
Im Rahmen der Nutzung von SuccessFactors kommen unterschiedliche Module zum Einsatz. Mit Employee Central und der Stammdatenverwaltung, dem Recruiting und Onboarding-Prozess, kommt die digitale Personalakte bei ganz unterschiedlichen Prozessen ins Spiel. „Die Dokumentenerstellung läuft dabei über das System cuSmarText HR. Ohne eine so problemlose Anbindung an SuccessFactors wären unsere Personalprozesse nicht so optimal abgedeckt“, sagt Ivan Bucko. Darüber hinaus sind zahlreiche Selfservice Prozesse in SuccessFactors abgebildet. Alle dort eingereichten Dokumente werden automatisch in der jeweilen Personalakte abgelegt, um prozessübergreifend eine Steuerung und vollständige Ablage aller relevanten Dokumente zu erreichen.
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