Digitale Personalakte – in SAP integriert

Mit cuSmarText HR, dem in SAP HCM integrierten Dokumentenmanagement (ECM), arbeiten HR-Mitarbeiter*innen produktiver, bauen Papierberge ab und senken dadurch die Gesamtbetriebskosten. HR-Abteilungen erfüllen mit elektronischen Personalakten ihre Recruiting- und Managementaufgaben effizienter und erzielen bessere Ergebnisse.

Die Highlights von cuSmarText HR

Aufruf der elektronischen Akte aus beliebigen Funktionen des SAP HCM-Systems heraus
DSGVO-konform
100% Integration in MS Office und MS SharePoint
SAP ERP- und S/4HANA-fähig
Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
Automatisierte Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook
Integrierte Scan-Funktion mit OCR Texterkennung
Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
Automatisierte Dokumentenerstellung: Zeugnisse, Arbeitsverträge, E-Mails mit Nutzung von SAP-Daten
Digitale Unterschriften
Aufgaben managen und verteilen für Freigabe- und Genehmigungsprozesse von Vorgängen und Dokumenten
Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
Verbindung mit SAP SuccessFactors
Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
SAP-Benutzeroberfläche für den Experten im Personalwesen, Fiori-Apps für den Manager und für Self-Service Funktionen
Barrierefrei

Die Software entspricht den EU-DSGVO-Vorgaben nach Privacy by Design und Privacy by Default – und hat so den maximalen Schutz personenbezogener Daten als Grundeinstellung.

cuSmarText HR ist außerdem perfekt integriert. Direkt aus allen gängigen Funktionen des SAP HCM (Human Capital Management) können HR-Mitarbeiter*innen die elektronische Personalakte Software aufrufen und haben so ohne Systembruch alle wichtigen Informationen, Dokumente oder E-Mails auf einen Blick verfügbar. Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich nicht nur zeichenbasierte, sondern auch eingescannte Dokumente in der elektronischen Personalakte schnell auffinden.

Dr. Michael Heyder
Leiter der Hauptabteilung VITA bei der Berufsgenossenschaft Holz und Metall

„Wir nutzen cuSmarText HR im Personalbereich unter anderem für alle ein- und ausgehenden Dokumente, die Beihilfeakte und den Taskmanager. Die Lösung bietet eine hohe Funktionalität und ist voll SAP-integriert. Während der Zusammenarbeit mit valantic haben wir immer wieder festgestellt, was für eine tolle Architektur hinter dem Produkt steht.“

Bild von einem Tablet, Digitale Personalakte valantic

100-prozentige Integration von Microsoft-Anwendungen

Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme arbeiten cuSmarText HR und Microsoft-Produkte Hand in Hand. So können Dokumente einer MS-Office-Anwendungen mit einem Klick in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Ebenso lassen sich sämtliche E-Mails aus MS Outlook mit nur einem cuSmarText-HR-Schritt importieren, aber auch aus der digitalen Personalakte Software selbst per Mail versenden.

Ein weiterer Vorteil: Mit cuSmarText HR können Mitarbeiter*innen SAP-Inhalte direkt in der E-Mail-Anwendung durchsuchen. Kein Springen zwischen den Anwendungen mehr. Die Ergebnisliste mit einer Vorschau der Hauptinformationen wird in MS Outlook angezeigt. Der Sprung in die zugehörigen Stammdaten oder das Objekt im SAP-System ist mit einem Klick getan.

Digitale Personalakte - Keine Termine und Fristen mehr verpassen

Der integrierte Ereignis-Agent merkt sich Termine und Fristen, informiert den verantwortlichen Mitarbeitenden per E-Mail und stößt automatisiert eine gegebenenfalls notwendige Weiterverarbeitung an.

Bild eines Computerbildschirms mit der Benutzeroberfläche von cuSmarTextHR für die digitale Personalakte

Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen

Mit dem integrierten cuDocument Builder lassen sich Dokumente für den Standardschriftverkehr – zum Beispiel Bescheinigungen, Briefe, Formulare, Beurteilungen oder Arbeitsverträge – automatisch im Docx- oder PDF-Format generieren, versenden und archivieren. Auch das Erstellen von gestalteten E-Mails geht schnell und leicht von der Hand – all dies direkt aus jeder SAP-HCM- und MS-Office-Funktion heraus.

Hierzu erstellen die Rechts- oder HR-Abteilung Vorlagen und legen damit den Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentarten fest. Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen Änderungen beziehungsweise Ergänzungen durch die späteren Anwender erlaubt sind und welche Reglements eingehalten werden müssen. Aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen wählt der Sachbearbeiter dann nur noch die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage aus und ersetzt gegebenenfalls Platzhalter manuell, wenn sie nicht aus Infotypen des SAP-Systems oder cuSmarText-HR-Daten gefüllt werden können.

Digitale Unterschriften reduzieren Aufwand

Für das Unterzeichnen von Verträgen und Dokumenten spart die elektronische Unterschrift viel Zeit und Aufwand. Mit cuSmarText HR greifen ihre Mitarbeiter*innen auf erprobte Technologien zurück. Zum Beispiel auf die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline einsetzbar ist. Damit können Verträge und vertragsrelevante Dokumente innerhalb des SAP Vertragsmanagements cuSmarText HR erstellt, verwaltet, signiert und rechtssicher archiviert werden. Alternativ können elektronische Signaturen auch über Pen-Pads und Tablet-PCs des Anbieters signotec erfolgen. Alle Varianten sind voll in die Lösung integriert.

Portrait von Thomas Joschenak, Head of Department Human Capital Management, Erste Digital

Thomas Joschenak
Head of Department Human Capital Management bei Erste Digital

„Die Personalakte stellte in unserer IT Strategie für den Personalbereich einen zentralen Baustein dar, um alle dokumentbasierten Prozesse zusammenzuführen.“

Papierlose Gehaltsabrechnungen dank Personalakte digital

Ein weiteres Highlight für das Personalmanagement ist die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen und weitere Informationen wie Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse verschlüsselt per E-Mail an die Mitarbeiter*innen zu versenden.

Bild von einem Mann, der einem Kollegen etwas erklärt, Digitale Personalakte valantic

Integration in SAP SuccessFactors

Die digitale Personalakte Software lässt sich über eine Schnittstelle einfach in SAP SuccessFactors, die cloudbasierte Plattform für Personalwirtschaft, integrieren. So werden zum Beispiel im Rahmen eines Einstellungsprozesses die Daten und Dokumente automatisiert in das klassische SAP HCM übertragen. cuSmarText HR legt dort automatisiert die HCM-Stammdaten sowie die digitale Personalakte SAP zusammen mit den bisher vorhandenen Unterlagen an. Rechte für Sichten und Zugriffe fallen differenziert nach Positionen und Unternehmensbereichen unterschiedlich aus und es werden DSGVO-konform nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind.

SAP Certified Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud

cuSmarText HR ist vollumfänglich SAP-zertifiziert

cuSmarText HR ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Egal mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Die Software ist ausgezeichnet mit dem Zertifikat „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“.

Mockup zur Case Study Personalakte bei Erste Group Bank

Success Story: Digitale Personalakte bei der Erste Group Bank

Die Einführung der digitalen Personalakte mit SAP SuccessFactors beschleunigt HR-Prozesse und optimiert Personalarbeit.

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Projektplan bei Einführung von cuSmarText HR

Die Implementierung der Personalakte Software cuSmarText HR folgt klar definierten und auf Kund*innen zugeschnittenen Projektschritten.

In einem ersten Kickoff mit valantic Expert*innen wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer*innen erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User*innen werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live der digitalen Personalakte.

Selbstverständlich stehen unsere Expert*innen weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User*innen verändern.

Digitale Personalakte in SAP

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