Garantiert DSGVO-konform – In SAP und MS Office integriert
Die SAP digitale Personalakte ersetzt die traditionelle Papier-Akte und erzielt dadurch deutliche Effizienzgewinne. Durch die integrierte Volltextsuche vertrödeln HR-Mitarbeiter*innen keine Arbeitszeit mehr mit der Suche nach Unterlagen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sämtlich HR-relevanten Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen oder Beförderungen sind ohne Zeitverlust für jeden HR-Mitarbeitenden auf Knopfdruck verfügbar und immer auf dem aktuellen Stand.
Mit cuSmarText HR, dem in SAP HCM integrierten Dokumentenmanagement (ECM), arbeiten HR-Mitarbeiter*innen produktiver, bauen Papierberge ab und senken dadurch die Gesamtbetriebskosten. HR-Abteilungen erfüllen mit elektronischen Personalakten ihre Recruiting- und Managementaufgaben effizienter und erzielen bessere Ergebnisse.
Whitepaper: SAP Digitale Personalakte Software cuSmarText HR
cuSmarText HR, die vollständig in SAP-Systeme integrierte Lösung, managt sämtliche Dokumente und alle zugehörigen Informationen, die im Personalwesen anfallen, revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus.
Sie arbeiten lieber in der Cloud?
Erfahren Sie mehr über die cloudbasierte Personalakte für SAP SuccessFactors.
Die Software entspricht den EU-DSGVO-Vorgaben nach Privacy by Design und Privacy by Default – und hat so den maximalen Schutz personenbezogener Daten als Grundeinstellung.
cuSmarText HR ist außerdem perfekt integriert. Direkt aus allen gängigen Funktionen des SAP HCM (Human Capital Management) können HR-Mitarbeiter*innen die elektronische Personalakte Software aufrufen und haben so ohne Systembruch alle wichtigen Informationen, Dokumente oder E-Mails auf einen Blick verfügbar. Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich nicht nur zeichenbasierte, sondern auch eingescannte Dokumente in der elektronischen Personalakte schnell auffinden.
100-prozentige Integration von Microsoft-Anwendungen
Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme arbeiten cuSmarText HR und Microsoft-Produkte Hand in Hand. So können Dokumente einer MS-Office-Anwendungen mit einem Klick in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Ebenso lassen sich sämtliche E-Mails aus MS Outlook mit nur einem cuSmarText-HR-Schritt importieren, aber auch aus der digitalen Personalakte Software selbst per Mail versenden.
Ein weiterer Vorteil: Mit cuSmarText HR können Mitarbeiter*innen SAP-Inhalte direkt in der E-Mail-Anwendung durchsuchen. Kein Springen zwischen den Anwendungen mehr. Die Ergebnisliste mit einer Vorschau der Hauptinformationen wird in MS Outlook angezeigt. Der Sprung in die zugehörigen Stammdaten oder das Objekt im SAP-System ist mit einem Klick getan.
Der integrierte Ereignis-Agent merkt sich Termine und Fristen, informiert den verantwortlichen Mitarbeitenden per E-Mail und stößt automatisiert eine gegebenenfalls notwendige Weiterverarbeitung an.
Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen
Mit dem integrierten cuDocument Builder lassen sich Dokumente für den Standardschriftverkehr – zum Beispiel Bescheinigungen, Briefe, Formulare, Beurteilungen oder Arbeitsverträge – automatisch im Docx- oder PDF-Format generieren, versenden und archivieren. Auch das Erstellen von gestalteten E-Mails geht schnell und leicht von der Hand – all dies direkt aus jeder SAP-HCM- und MS-Office-Funktion heraus.
Hierzu erstellen die Rechts- oder HR-Abteilung Vorlagen und legen damit den Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentarten fest. Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen Änderungen beziehungsweise Ergänzungen durch die späteren Anwender erlaubt sind und welche Reglements eingehalten werden müssen. Aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen wählt der Sachbearbeiter dann nur noch die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage aus und ersetzt gegebenenfalls Platzhalter manuell, wenn sie nicht aus Infotypen des SAP-Systems oder cuSmarText-HR-Daten gefüllt werden können.
Für das Unterzeichnen von Verträgen und Dokumenten spart die elektronische Unterschrift viel Zeit und Aufwand. Mit cuSmarText HR greifen ihre Mitarbeiter*innen auf erprobte Technologien zurück. Zum Beispiel auf die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline einsetzbar ist. Damit können Verträge und vertragsrelevante Dokumente innerhalb des SAP Vertragsmanagements cuSmarText HR erstellt, verwaltet, signiert und rechtssicher archiviert werden. Alternativ können elektronische Signaturen auch über Pen-Pads und Tablet-PCs des Anbieters signotec erfolgen. Alle Varianten sind voll in die Lösung integriert.
Ein weiteres Highlight für das Personalmanagement ist die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen und weitere Informationen wie Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse verschlüsselt per E-Mail an die Mitarbeiter*innen zu versenden.
Integration in SAP SuccessFactors
Die digitale Personalakte Software lässt sich über eine Schnittstelle einfach in SAP SuccessFactors, die cloudbasierte Plattform für Personalwirtschaft, integrieren. So werden zum Beispiel im Rahmen eines Einstellungsprozesses die Daten und Dokumente automatisiert in das klassische SAP HCM übertragen. cuSmarText HR legt dort automatisiert die HCM-Stammdaten sowie die digitale Personalakte SAP zusammen mit den bisher vorhandenen Unterlagen an. Rechte für Sichten und Zugriffe fallen differenziert nach Positionen und Unternehmensbereichen unterschiedlich aus und es werden DSGVO-konform nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind.
cuSmarText HR ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Egal mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Die Software ist ausgezeichnet mit dem Zertifikat „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“.
Success Story: Digitale Personalakte bei der Erste Group Bank
Die Einführung der digitalen Personalakte mit SAP SuccessFactors beschleunigt HR-Prozesse und optimiert Personalarbeit.
Die Implementierung der Personalakte Software cuSmarText HR folgt klar definierten und auf den Kunden zugeschnittenen Projektschritten.
In einem ersten Kickoff mit valantic Experten wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live der digitalen Personalakte.
Selbstverständlich stehen unsere Experten weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User verändern.
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Version der herkömmlichen Papierakte, die alle relevanten Informationen und Dokumente der Mitarbeiter*innen digital speichert und verwaltet. Sie ermöglicht eine zentrale und strukturierte Verwaltung von Personalinformationen in einem digitalen Format.
In der digitalen Personalakte werden folgende Informationen gespeichert:
Ja, die digitale Personalakte sollte aufgrund des Schutzes personenbezogener Daten datenschutzkonform gestaltet werden, indem sie den geltenden Datenschutzbestimmungen, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU, entspricht. Dies umfasst Maßnahmen wie verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Datensicherungen und die Möglichkeit, personenbezogene Daten fristgerecht oder auf Anfrage zu löschen oder zu anonymisieren.
Der Zugriff auf die digitale Personalakte ist in der Regel auf bestimmte Personen und Abteilungen beschränkt wie:
Zugriffsrechte können je nach Unternehmensrichtlinien und spezifischen Anforderungen fein abgestuft und individuell festgelegt werden.
Die Umstellung erfolgt in mehreren Schritten:
Die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in der digitalen Personalakte richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien. Beispielsweise sind Arbeitsunterlagen mindestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren, steuer- und rentenbezogene Unterlagen sind mindestens 6 Jahre aufzubewahren.
Es ist wichtig, regelmäßig die Notwendigkeit der Aufbewahrung zu überprüfen und nicht mehr benötigte Dokumente datenschutzkonform zu löschen. Erinnerungen an Löschfristen können automatisch von digitalen Personalakten ausgelöst werden. Löschvorgänge können manuell oder automatisiert erfolgen.
Ja, Mitarbeiter*innen haben in der Regel das Recht, ihre Daten in der digitalen Personalakte einzusehen und zu überprüfen. Sie können bei Bedarf Korrekturen verlangen, wenn die gespeicherten Informationen fehlerhaft oder unvollständig sind. Dies unterstützt die Transparenz und das Vertrauen in die Datenverarbeitung.
Ja, eine digitale Personalakte ist für jedes Unternehmen unabhängig von der Größe sinnvoll, da sie viele Vorteile wie Effizienz, Platzersparnis und verbesserte Datensicherheit bietet. Zudem wird von der erleichterten Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und einer optimierten Personalverwaltung profitiert.