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Process Mining optimiert SAP Activate Projekte
Frank Franzlik
2. August 2023
2. August 2023
Große SAP Einführungen und SAP S/4HANA Transformationen sind in der Regel komplex und mit viel Aufwand verbunden. Kein Wunder, schließlich handelt sich dabei meist um weitreichende Change-Projekte mit dem Ziel, die betrieblichen Prozesse zu optimieren, zu vereinfachen und so weit wie möglich zu standardisieren. Dies lässt sich nur mit einer umfassenden Vorbereitung, sorgfältigen Umsetzung und intensiven Nachbetreuung der neuen Lösung sicherstellen.
Einfacher und schneller funktioniert das Ganze mit SAP Activate, ein standardisiertes Vorgehen für die Implementierung von SAP S/4HANA sowie von SAP Cloud-Lösungen. Es besteht aus bewährten Projektmethoden, SAP Best Practices mit vorkonfigurierten Geschäftsprozessen und einer geführten, durch verschiedene Werkzeuge unterstützten Konfiguration. SAP Activate Projekte laufen in der Regel in sechs Phasen ab: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run. Für jede Phase stellt SAP detaillierte Anleitungen und Vorlagen bereit, die SAP Einführungen zusätzlich beschleunigen.
Tempo und Qualität von SAP Activate Projekten lassen sich in Kombination mit Process Mining noch einmal deutlich steigern. Die toolgestützte Process-Intelligence-Methode ist eine noch junge Disziplin, deren Vorteile Unternehmen inzwischen zunehmend schätzen. Sie analysiert bestehende Geschäftsprozesse mithilfe von Datenspuren und rekonstruiert sie automatisch. So kommen selbst in komplexen IT-Landschaften Schwachstellen und Optimierungspotenziale ans Licht – aus Big Data wird Prozesswissen. Das schafft die notwendige Transparenz, um Systeme und Geschäftsabläufe optimal aufzusetzen.
Process Mining unterstützt SAP Activate Projekte in allen Phasen, verbessert damit Schritt für Schritt die Implementierung der neuen Lösung und fördert darüber hinaus die kontinuierliche Optimierung der Prozessqualität.
1. Discover: Verbesserungsvorschläge früh ermitteln
SAP Activate startet mit der Discover-Vorprojektphase, bei der sich Unternehmen mit der neuen SAP Lösung vertraut machen, sich einen ersten Überblick verschaffen und den Projektumfang festlegen. Dabei vermittelt die datenbasierte Rekonstruktion der bestehenden Abläufe ein klares Bild von der Komplexität der System- und Prozesslandschaft. Process Mining zeigt zum Beispiel, wie viele Varianten eines Geschäftsvorgangs existieren und wie stark die Prozesse im Tagesgeschäft tatsächlich harmonisiert und standardisiert genutzt werden. Auf dieser Basis können Unternehmen nicht nur den Zeit- und Ressourcenaufwand ihres Einführungsprojekts besser abschätzen, sondern bereits sehr früh Verbesserungsvorschläge ableiten und umsetzen.
2. Prepare: Best-Practice-Abweichungen evaluieren
Mit der Prepare-Phase beginnt die eigentliche Projektvorbereitung, in deren Verlauf der Projektplan erstellt, das Team eingeführt und die Fit-2-Standard-Workshops organisiert werden. In dieser Phase nutzen unsere Spezialistinnen und Spezialisten die Prozessdaten, um bestehende Ist-Prozesse mit den entsprechenden SAP Best Practices abzugleichen. Abweichungen werden sofort sichtbar und Alternativen lassen sich evaluieren.
3. Explore: Abläufe simulieren, Schwachstellen diagnostizieren
In der Explore-Phase geht es unter anderem darum, sämtliche Unternehmensprozesse mit den Scope Items der Best Practices abzudecken sowie Lücken und Änderungen zu identifizieren. Hier können die neuen Abläufe auf Basis der Prozessdaten simuliert sowie getestet und auf diese Weise Schwachstellen diagnostiziert werden.
4. Realize: Systemtests effizienter durchführen
Neben der Implementierung von Anpassungen, der Integration mit anderen Lösungen und der Datenmigration ist das Testen des neuen Systems eine wesentliche, aber zeitraubende und fehleranfällige Aufgabe in der Realize-Phase. Durch den Einsatz von Process Mining und Testbots können Unternehmen den Aufwand deutlich senken. Das manuelle Erstellen der Testdokumentation entfällt weitgehend, was viel Zeit spart und das Fehlerrisiko minimiert. Gleichzeitig steigt die Qualität, da auch Sonderfälle präzise ausgewertet und Änderungen an den Stammdaten sichtbar werden.
5. Deploy: Cut-over bis in Details überwachen
In der Deploy-Phase unterstützt Process Mining das Monitoring von Cut-over und Go-live. Dabei geben Daten bis ins kleinste Detail Aufschluss über den Stand der Implementierung. Das Projektteam kann auf diese Weise zum Beispiel überwachen, welche Stücklisten, offenen Aufträge und Bestände bereits ins neue System übernommen wurden.
6. Run: Kontinuierliche Optimierungen am Produktivsystem
Die Run-Phase ist der Produktivbetrieb der neuen Software. Hier stehen Wartungen, Upgrades und Optimierungen im Fokus. In dieser Phase ermöglichen begleitende Prozessanalysen die gezielte, kontinuierliche Verbesserung des Systems und der Prozesse. Process Mining zeigt unmittelbar, wenn sich Abweichungen in die implementierten Geschäftsabläufe eingeschlichen haben, sodass Unternehmen schnell gegensteuern und somit nachhaltig von ihrer SAP Lösung profitieren können.
valantic besitzt umfassende Process Mining Expertise und Erfahrung aus zahlreichen Kundenprojekten. Wir arbeiten dabei mit den führenden Software-Tools, unter anderem mit SAP Signavio, und wählen bei unseren Projekten stets das Werkzeug aus, das sich am besten für die Anforderungen des jeweiligen Kunden eignet. Der Einsatz der Methode lohnt sich aus unserer Sicht gerade in großen SAP S/4HANA Einführungsprojekten auf jeden Fall. Angesichts der erheblichen Vorteile macht sich Process Mining auf ganzer Linie bezahlt.
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