Wie viele Excel-Tabellen braucht es, um eine HR-Frage zu beantworten?

Ein schneller Realitätscheck: Wie lange würde es dauern, bis Ihr Unternehmen einen genauen, aktuellen Headcount – aufgeschlüsselt nach Land und Funktion – liefern könnte? Wenn die ehrliche Antwort „ein Tag oder länger“ lautet, sind Ihre HR-Daten nicht integriert. Sie sind zusammengestellt.

Dieser Unterschied ist wichtiger, als er klingt. Zusammengestellte Daten entstehen dadurch, dass Exporte, Excel-Tabellen und manuelle Abgleiche jedes Mal neu zusammengefügt werden, wenn jemand eine Frage stellt. Integrierte Daten sind einfach da, jederzeit abrufbar. Die meisten HR-Teams leben noch in der ersten Welt.

Warum HR-Daten immer noch nicht zusammenpassen

Fast die Hälfte der HR-Fachkräfte – 47 % – integriert Geschäftsdaten nicht regelmäßig mit HR-Daten. Noch mehr, nämlich 77 %, nennen die Integration unterschiedlicher Datenquellen als eine ihrer größten Herausforderungen in der People Analytics (State of People Analytics 2025). Die Zahlen erklären ein Muster, das viele HR-Verantwortliche sofort wiedererkennen werden.

• Berichte dauern Tage: Mitarbeitende verbringen durchschnittlich 1,8 Stunden pro Tag allein mit der Suche nach Informationen.
• Manuelles Zusammenführen frisst die Woche: Jeder vierte Mitarbeitende verbringt mehr als sieben Stunden pro Woche damit, Daten zwischen Systemen zu kopieren und Widersprüche abzugleichen.
• Widersprüchliche Wahrheiten schleichen sich ein: Fragmentierte Systeme erzeugen uneinheitliche Zahlen, und uneinheitliche Zahlen untergraben das Vertrauen in den Bericht selbst.
• Entscheidungen kommen zu spät: Bis die Daten bereinigt sind, ist der richtige Moment zum Handeln oft schon vorbei.

Das Ergebnis ist keine Erkenntnis. Es ist eine Momentaufnahme – korrekt für die fünf Minuten, nachdem sie jemand fertiggestellt hat.

Eine Quelle der Wahrheit, drei Wege dorthin

Nicht jedes Unternehmen braucht dasselbe HR-System, und genau das wird bei der Suche nach „dem besten HRIS“ oft übersehen. Die richtige Plattform hängt von Unternehmensgröße, Struktur und der tatsächlich zu bewältigenden Komplexität ab.

Grob gesagt kümmern sich derzeit drei Kategorien von HR-Systemen um dieses Problem:

Drei Systeme, drei Ansätze im Reporting

Um das konkret zu machen: So unterscheiden sich drei weit verbreitete HR-Systeme tatsächlich in ihrem Reporting-Ansatz:

Keines davon ist universell „besser“. Jedes löst eine andere Version desselben zugrunde liegenden Problems – und die falsche Kategorie zu wählen, führt meist dazu, dass genau das Excel-Chaos, dem man entfliehen wollte, in einem teureren System wieder auftaucht.

Die Frage, die man sich zuerst stellen sollte

Bevor man Funktionslisten vergleicht, lohnt sich die einfachere Frage: Wie lange braucht Ihr Unternehmen derzeit, um eine grundlegende HR-Frage mit Sicherheit zu beantworten? Wenn die Antwort mehrere Exporte, eine Excel-Tabelle und das Erfahrungswissen einer Kollegin oder eines Kollegen erfordert, liegt das Problem meist nicht an einem fehlenden Bericht. Es liegt an einer fehlenden einheitlichen Datenquelle.