Contentserv:
heos Weg zu zentralen und flexiblen Produktdaten
Gemeinsam mit valantic hat heo eine zentrale Datenquelle geschaffen, Prozesse optimiert und Workflows automatisiert. Mit Contentserv als PIM-System profitieren sie von höherer Datenqualität, schnellerer Markteinführung und einer soliden Basis für zukünftiges Wachstum.
Das Unternehmen: heo GmbH
Die heo GmbH, gegründet 1996 in Deutschland, ist ein international agierender Distributor und Hersteller von Lizenzprodukten, Sammelartikeln und Spielen im Bereich Popkultur. Das Unternehmen bietet über 30.000 verschiedene Artikel an und beliefert weltweit mehr als 5.000 B2B-Kunden, von spezialisierten Boutiquen bis hin zu großen Handelsketten.
Mit über 240 Mitarbeitenden an 9 internationalen Standorten sorgt heo für eine effiziente Distribution und Logistik und vertreibt Produkte zu über 1.000 Lizenzen von mehr als 350 Marken. Neben dem Vertrieb entwickelt heo eigene Produktlinien und Medienproduktionen, insbesondere für Spiele und Sammelartikel. Durch diese Kombination aus globaler Reichweite, eigener Produktentwicklung und langjähriger Expertise zählt heo zu den führenden Anbietern der Branche.
Über Ultimate Guard
Ultimate Guard ist die Eigenmarke der heo GmbH und spezialisiert auf hochwertiges Zubehör für Sammelkarten und Collectibles. Mit innovativen Produkten wie Deckboxen, Kartenhüllen, Spielmatten und Aufbewahrungslösungen bietet Ultimate Guard Sammlern und Spielern optimalen Schutz und höchste Qualität. Die Marke steht für durchdachtes Design, langlebige Materialien und nachhaltige Produktlösungen und hat sich weltweit als eine der führenden Marken im Bereich TCG- und Sammelkartenzubehör etabliert.
Herausforderungen
heo benötigte eine Lösung, um Produktdaten zu zentralisieren und für Omnichannel-Ausgaben passend aufzubereiten.
Beratungsansatz
valantic konnte mit aufeinander aufbauenden Workshops gemeinsam mit heo ein passendes Datenmodell in ihrem neuen PIM-System sowie Workflows und Schnittstellen etablieren.
Kundennutzen und Lösung
Contentserv bietet heo eine transparente und zentrale Datenablage und nahtlose Datenübertragung an alle relevanten Kanäle.
Die Herausforderungen
Die Produktdaten lagen bei heo zu Projektbeginn in verschiedenen Systemen und Dateien vor. Die Auswahl eines passenden PIM-Systems fiel auf Grund der vielen Anbieter auf dem PIM-Markt schwer. Eine zentrale Single Source Of Truth für die vielfältigen und umfangreichen Informationen gab es nicht. Die Pflege in parallelen Systemen führte zu erheblichem Mehraufwand und geringen Synergieeffekten. Datenqualitätsstandards für Ausgabekanäle wie den wie den Shop konnten nur schwierig eingehalten werden. Hierbei kam der komplexen Launch-Steuerung von Lizenz-Artikeln und dem Produktlebenszyklus eine besondere Bedeutung zu. Das Projekt startete mit der Eigenmarke Ultimate Guard. Nach der Umsetzung werden weitere Produkte und Marken sukzessive in das PIM integriert.
Beratungsansatz
Nach der sorgfältigen gemeinsamen Evaluierung des passenden PIM-Systems stand bei heo zunächst die strukturierte und zentralisierte Datenübernahme und die begleitende Schulung der User*innen im Fokus der Umsetzung. Sie ermöglichte die frühe eigenständige Nutzung des Systems. In aufeinander aufbauenden Workshops wurde ein Datenmodell erarbeitet, das die Produkte bestmöglich beschreibt und die Pflege und Steuerung von Ausleitungskanälen wie dem Shop erleichtert. Für Assets wurde eine eigene Ablagestruktur geschaffen. Die erarbeiteten kundenspezifischen Workflows und Prozesse erleichtern die effiziente Datenpflege, machen den Produktlebenszyklus transparent und gewährleisten hohe Datenqualität. Die Prozessanpassungen wurden durch maßgeschneidertes Change Management begleitet. Schnittstellen-Anbindungen des PIM-Systems an das ERP-System, den Shop und eine Übersetzungslösung rundeten das Projekt ab. Der Grundstein für die Übernahme weiterer Marken in das Contentserv-PIM bei der heo GmbH ist gelegt.
Daniel Seiler
Projektmanager PIM, heo GmbH
„Die Einführung eines PIM-Systems für unsere Eigenmarke Ultimate Guard war ein wichtiges Pilotprojekt im Bereich Produktinformationsmanagement. Das Team von valantic hat uns während des gesamten Projekts mit seiner Expertise und Flexibilität optimal begleitet – als Sparringspartner auf Augenhöhe, der sich unserem Tempo perfekt angepasst hat. Auch nach dem erfolgreichen Launch unterstützt uns valantic weiterhin bei Optimierungen, die im Live-Betrieb nun mal nötig sind, und sorgt dafür, dass das System bestmöglich läuft. Die erfolgreiche Umsetzung bestärkt uns darin, auch den nächsten Schritt zu gehen: die Einführung des PIM-Systems im gesamten Unternehmen. Entsprechend freuen wir uns auf die weitere Zusammenarbeit.“
Lösungen
Evaluierung des passenden PIM-Systems
Der Funktionsumfang und Aufbau von Contentserv sind optimal auf die Anforderungen von heo abgestimmt
Sukzessive Einführung des Systems in das Unternehmen
Grundlage bildete die Übernahme der Eigenmarke Ultimate Guard
Etablieren des PIMs als Single Source Of Truth
Datensilos werden vermieden
Anbindung des ERP-Systems über eine Schnittstelle
Neuprodukte können zeitnah gepflegt werden, Produktdaten werden automatisiert zwischen den Systemen übertragen
Definition eines Produktlebenszyklus
Nahtlose Workflows begleiten Artikel vom ersten Produktentwurf im PIM bis zur Produkteinstellung
Einrichten von Übersetzungsprozessen
Schnelles Go-To-Market auch auf internationalen Plattformen
Tagesaktuelle Befüllung des Shops
Für den Ausleitungskanal relevante und entsprechend aufbereitete Daten werden per Schnittstelle übertragen
Klare Steuerung von Launch-Dates und Verkaufsgebieten
Ein System steuert präzise die Ausgabe in alle Kanäle
Verbesserte abteilungsübergreifende Workflows
Das PIM als zentrale Stelle für die Datenpflege und den Produktlaunch
Transparente Überwachung von Qualitätsstandards
Die hohe Datenqualität erhöht die Kundenbindung
Projektbegleitende Schulung der Admins und User*innen
Frühe Befähigung, das System eigenständig zu nutzen
