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Transparenz. Effizienz. Zukunftsfähigkeit
Gerolsteiner stärkt Controlling mit SAC
Mehr Automatisierung, detailliertere Analysen, konsistente Daten: Gerolsteiner setzt bei der Unternehmenssteuerung vollständig auf SAP. Unterstützt von valantic löste der Mineralwasserhersteller Excel-Planungsprozesse mit SAP Analytics Cloud (SAC) ab und überführte die Deckungsbeitragsrechnung in SAP BW/4HANA. Die skalierbare Controlling-Umgebung ermöglicht schnellere und bessere Entscheidungen.
Jan Steffes
Leiter Controlling bei Gerolsteiner
„Wir freuen uns, dass wir unser Projekt trotz der komplexen Anforderungen erfolgreich abgeschlossen haben. Wesentlich dafür waren die Expertise unseres Partners valantic und die vertrauensvolle, lösungsorientierte Zusammenarbeit. Auf dieser Basis konnten wir fachliches Know-how breit teilen, strukturiert dokumentieren und direkt in SAP abbilden.“
Jan Steffes
Leiter Controlling bei Gerolsteiner
„Es ist uns gelungen, auch dank unserer hausinternen IT Experten, durch learning on the job in der Projektphase das Controlling-Team so zu empowern, dass wir unsere neue Umgebung nun eigenständig betreuen und ausbauen können.“
Unser Projekt in Kürze
Herausforderung
Gerolsteiner wollte für eine zukunftsfähige Unternehmenssteuerung die manuellen, Excel-basierten Planungsprozesse über eine Analytics-Plattform durchgängig digitalisiert abbilden sowie die bislang in einem Drittanbieter-Tool erstellte Deckungsbeitragsrechnung mit höherem Detaillierungsgrad in die bestehende SAP Landschaft aus SAP S/4HANA und SAP BW integrieren.
Beratungsansatz
Nach Neukonzeption der Planungs- und Steuerungsprozesse auf Basis des SAP Standards implementierte valantic die SAP Analytics Cloud für die Kostenstellenplanung und bildete die Deckungsbeitragsrechnung in SAP BW ab. Dabei wurde die Kompatibilität mit BW/4HANA für die anstehende Migration sichergestellt. Know-how-Transfer gewährleistete die Betreuung der Controlling-Plattform durch Gerolsteiner.
Kundennutzen
Gerolsteiner verfügt im Controlling über eine integrierte, skalierbare, zukunftsfähige IT-Architektur mit konsistenter Datenbasis. Transparenz sowie schnellere, teils automatisierte Planungsprozesse ermöglichen eine effizientere Unternehmenssteuerung. Die Deckungsbeitragsrechnung in SAP BW/4HANA ist einfacher zu warten und ermöglicht Live-Reporting in der SAP Analytics Cloud.
Unser Kunde: Gerolsteiner
Als Deutschlands meistgekaufte Mineralwassermarke steht Gerolsteiner für Vielfalt, Qualität und Tradition. Pro Jahr produziert das 1888 gegründete Unternehmen aus der Vulkaneifel rund 8,3 Mio. Hektoliter Mineralwasser und alkoholfreie Getränke. Das Sortiment umfasst verschiedene Mineralwässer der Marke Gerolsteiner, das Gerolsteiner Heilwasser sowie das Heilwasser St. Gero.
Darüber hinaus produziert Gerolsteiner mit seiner wachsenden Erfrischungsgetränkesparte Schorlen, Limonaden, Wasser mit Geschmack und Cola-Getränke. Die jüngste Innovation ist das funktionale Erfrischungsgetränk Gerolsteiner Flow. Neben Qualität und Innovationen ist Nachhaltigkeit fester Bestandteil der Unternehmensstrategie. Die Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. KG beschäftigt rund 850 Mitarbeitende.
Ein Lastwagen verlässt das Gerolsteiner Kompaktlager. (© Gerolsteiner Brunnen)
Integrierte Plattform optimiert die Steuerung bei Gerolsteiner
Eine zukunftsfähige Unternehmenssteuerung braucht leistungsfähige IT. Mit dieser Prämisse ging der Mineralwasserhersteller Gerolsteiner sein Analytics-Projekt im Controlling an. Das Unternehmen wollte weg von aufwändigen, intransparenten Planungsprozessen auf Excel-Basis sowie von seinem in die Jahre gekommenen Insel-Tool für die Deckungsbeitragsrechnung. Ziel war eine integrierte und skalierbare Lösung auf Basis von SAP, denn Gerolsteiner hatte bereits SAP S/4HANA als Unternehmenssoftware sowie SAP Business Warehouse (SAP BW) für das Geschäftsdatenmanagement im Einsatz. Für die Modernisierung setzte das Unternehmen auf die SAP Beratungs- und Implementierungsexpertise von valantic. Gemeinsam etablierte das Team ein zukunftsfähiges Fundament für bessere Geschäftsentscheidungen. Mit der SAP Analytics Cloud im Planungsbereich und der in SAP integrierten Deckungsbeitragsrechnung profitiert Gerolsteiner von mehr Schnelligkeit, Transparenz und Konsistenz im Controlling.
Die Ausgangslage: Systembrüche & Intransparenz hemmen die Steuerung
Als Unternehmen der Lebensmittelindustrie bewegt sich Gerolsteiner in einem anspruchsvollen Geschäftsumfeld mit hohem Preisdruck, komplexen gesetzlichen Bestimmungen und steigenden Kundenerwartungen. Um erfolgreich zu bleiben, sind moderne digitale Technologien unabdingbar.
Für den traditionsreichen Mineralwasserhersteller ein Grund, die IT-Umgebung im Controlling zu modernisieren.
Für die Planung sollten integrierte Plattformen zur Analyse von Produktions-, Absatz- und Kostendaten datengesteuerte Entscheidungen erleichtern und effizientere Unternehmensprozesse sowie zielgerichtetere Investitionen ermöglichen.
Der bisherige, weitgehend manuelle Prozess auf Basis von Excel konnte diese Anforderung nicht erfüllen. Er war zum einen aufwändig und fehleranfällig, zum anderen mangelte es aufgrund fehlender Integration an Transparenz etwa zum Status der Planung und Konsolidierung.
Mitarbeiter an der Abfüllanlage. (© Gerolsteiner Brunnen)
Im Bereich der Deckungsbeitragsrechnung arbeitete Gerolsteiner seit vielen Jahren mit einem Drittanbieter-Tool. Dieses nutzte Datenquellen zu Fertigungsaufträgen, die Kostenstellenrechnung und die Gewinn- und Verlustrechnung aus SAP BW sowie Kunden- und Absatzdaten aus der kalkulatorischen Ergebnisrechnung CO-PA in SAP S/4HANA.
Dieser Prozess stieß im Tagesgeschäft immer öfter an seine Grenzen, etwa bei detaillierten Plan-Ist-Vergleichen und flexiblen Analysen.
So war die Kundensicht in der Insellösung auf den Split Inland/Export beschränkt, sortimentsbezogene Auswertungen ließen sich aufgrund der Limitierung auf die Stock Keeping Units nur begrenzt durchführen. Die Software, deren Wartung ohnehin absehbar endete, sollte daher abgelöst werden.
Mitarbeiterin in der Qualitätskontrolle. (© Gerolsteiner Brunnen)
Die Lösung im Detail: Integration für Flexibilität und Autonomie
Da Gerolsteiner bereits erfolgreich mit SAP S/4HANA und SAP BW arbeitete, beschloss das Unternehmen in Zusammenarbeit mit dem Analytics-Team von valantic, die Planung und Steuerung künftig vollständig und weitgehend standardbasiert in SAP abzubilden. Nach dem Prozess-Redesign implementierte valantic die SAC als innovative, Cloud-basierte Self-Service-Lösung mit Content für die Finanzplanung. Sie ermöglicht es, den gesamten Planungsprozess zu beschleunigen und zu automatisieren. Zunächst wurde die Kostenplanung umgesetzt, weitere Teilplanungen werden schrittweise folgen.
Außerdem realisierte das Team auf Basis der bestehenden SAP Landschaft eine detaillierte, mehrstufige Deckungsbeitrags- bzw. Artikelergebnisrechnung. Voraussetzung hierfür war das grundlegende Verständnis der Umlage- und Verteilungslogik sowie die Ausrichtung der Datenarchitektur auf die technischen Anforderungen bei Gerolsteiner.
Die Abbildung der Deckungsbeitragsrechnung war komplex, unter anderem aufgrund der Integration von neuen Stammdatenmerkmalen und Hierarchien. Zudem waren zahlreiche interne Berechnungslogiken aus dem bisherigen Tool zu übernehmen, wobei deren Aktualisierung künftig regelbasiert, ohne manuelles Eingreifen umgesetzt werden sollte.
Durch den intensiven Austausch zwischen den Projektpartnern entstand eine robuste, zukunftsfähige Lösung. Damit kann Gerolsteiner:
- Szenarien mit unterschiedlichen Allokationsparametern eigenständig innerhalb des Controllings steuern – ohne umfangreiche Unterstützung der IT-Abteilung
- Plan-Ist- und Ist-Ist-Vergleiche im Monatsreporting abbilden
- Jahresrückblicke für Einzelartikel-Nachkalkulationen auf Basis gemittelter Monatswerte erstellen
- eine strategieorientierte Mittelfristplanung flexibel mit Plan- und Prognoseszenarien als Jahresscheiben durchführen
- die Deckungsbeitragsrechnung flexibel nutzen: sowohl ausschließlich Controlling-intern in einem geschützten Bereich sowie in einem öffentlichen Reporting-Teil auch in anderen Fachbereichen. Dadurch hat das Unternehmen im Monatsabschluss zwei bis drei Arbeitstage gewonnen.
Einblick in die automatisierte Lagertechnik (© Gerolsteiner Brunnen)
valantic entwickelte ein Berechtigungskonzept für die verschiedenen User-Gruppen und befähigte Gerolsteiner durch intensiven Know-how-Transfer und umfangreiche Schulungen, die Lösung eigenständig zu betreuen und zu administrieren.
Die Mehrwerte für Gerolsteiner auf einen Blick
Zukunftsfähige IT-Plattform auf Basis einer innovativen Analytics-Cloud-Lösung
Effiziente Controlling-Prozesse im SAP Standard
Mehr Transparenz und höhere Datenqualität für die Unternehmenssteuerung
Mehr Schnelligkeit und Automatisierung in der Planung
Flexibles, detailliertes Reporting mit Ad-hoc-Analysen & standardisierten Monatsreports
Eigenständige Administration durch Know-how-Transfer von valantic
Bessere Wartbarkeit der System-Umgebung
Judith Jäger
Stellvertretende Leiterin des Projekts bei valantic
„Entscheidend für den Projekterfolg war die Offenheit von Gerolsteiner, auch Basisprozesse in SAP S/4HANA anzupassen, um den End-to-End-Prozess näher an Best Practices heranzuführen und damit eine zukunftsfähige, integrierte Planungs- und Reporting-Lösung zu schaffen.“
Vorteile & Ausblick: Zukunftsfähigkeit aus einem Guss
Effiziente und integrierte Controlling-Prozesse auf Basis konsistenter Daten anstelle von Systembrüchen, aufwändigen manuellen Abläufen und mangelnder Transparenz: Gerolsteiner hat sich mit seinem Analytics-Projekt und valantic zukunftssicher aufgestellt. Die Unternehmenssteuerung erfolgt nun in einer skalierbaren SAP Umgebung mit SAP Analytics Cloud, SAP BW/4HANA und SAP S/4HANA sowie basierend auf Standard-Best-Practices. Gerolsteiner verfügt dank valantic zudem über das technische Wissen, um die Controlling-Lösung eigenständig zu betreuen.
Mit der neuen Plattform kann Gerolsteiner die Kostenplanung Workflow-basiert und teilweise automatisiert durchführen: Insgesamt wurde der Planungsprozess um eine Woche verkürzt. Darüber hinaus hat das Unternehmen nun jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand. Weitere Teilplanungen, beispielsweise die Absatzplanung, werden in Folgeprojekten umgesetzt.
Im Reporting hat das Unternehmen seine bisherige Insellösung abgelöst und profitiert nun von hoher Flexibilität, detaillierten Analysen und einer zukunftsfähigen Datenarchitektur. Insgesamt kann Gerolsteiner nun schneller bessere Geschäftsentscheidungen treffen.
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Manuel Essers
SAP Analytics Manager, CoE Lead SAP Planning & Reporting
valantic
- SAP Analytics Cloud