SAP und Kennzahlen: Für jeden Zweck das richtige Mittel

Wollen Unternehmen ihre Instandhaltung kontinuierlich verbessern, führt an Kennzahlen kein Weg vorbei. Für sich allein genommen nutzen sie jedoch wenig. Sie müssen in einen ganzheitlichen Ansatz eingebunden sein, um Orientierung bieten.  

Unternehmen sollten daher klar definieren: 

• Welche konkreten Ziele verfolgen wir mit unserer Instandhaltung? 
• Wie lassen sich diese Ziele mithilfe von Kennzahlen messbar und steuerbar machen? 
• Welche Zielwerte wollen wir dabei erreichen? 

Damit Kennzahlen ihr volles Potenzial entfalten, ist noch eine weitere Voraussetzung entscheidend: Sie müssen sich mit möglichst geringem Aufwand generieren und nutzen lassen. Andernfalls bleibt das Controlling ein ambitioniertes Vorhaben, das im anspruchsvollen Arbeitsalltag häufig zu kurz kommt. 

IT entlang des Kennzahlen-Lifecycles

Für ein praxistaugliches und kennzahlenbasiertes Controlling ist der Einsatz von IT unverzichtbar. Je durchgängiger der sogenannte Kennzahlen-Lifecycle durch geeignete Software unterstützt wird, desto wirksamer ist in der Regel auch das Controlling. 

Grundsätzlich lässt sich dieser Lifecycle in vier Phasen gliedern: 

1. Erfassung 
2. Konsolidierung und Speicherung 
3. Auswertung 
4. Visualisierung 

Phase 1: Erfassung

Kennzahlen basieren auf Rohdaten, die entweder akkumuliert (absolute Kennzahlen) oder zusätzlich ins Verhältnis gesetzt werden (relative Kennzahlen). Zunächst geht es also darum, die erforderlichen Daten überhaupt zu erfassen. 

Im besten Fall übernimmt das die IT, etwa indem Sensoren Zustände automatisch registrieren. Ist das nicht möglich, müssen Mitarbeiter*innen die Daten digital erfassen. Mobile Endgeräte sind in diesem Fall besonders hilfreich, da sie eine unmittelbare Datenerfassung direkt am Ort des Geschehens ermöglichen. 

Phase 2: Konsolidierung und Speicherung

Um Kennzahlen zu bilden, müssen Daten möglicherweise aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden. In jedem Fall ist eine strukturierte Speicherung notwendig, damit sich die Daten später auswerten lassen. Im Kontext der Instandhaltung ist das ERP-System, besser gesagt die hier vorhandene Datenbank, in der Regel die wichtigste Datenquelle. Denkbar ist aber auch, dass relevante Daten in einem Manufacturing Execution System (MES) vorliegen. 

Phase 3: Auswertung

Für die Auswertung der Daten – beziehungsweise deren Verdichtung zu Kennzahlen – kommen meist einfache mathematische Formeln zum Einsatz. In der Regel genügen grundlegende Rechenoperationen wie Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division. 

Phase 4: Visualisierung

Fast immer sind es Menschen, die Kennzahlen als Grundlage für Entscheidungen nutzen – auch wenn sich das durch die KI in Zukunft zumindest teilweise ändern dürfte. Umso wichtiger ist es, dass Kennzahlen gut konsumierbar sind. Entscheidend ist dafür eine rollenorientierte und am jeweiligen Zweck ausgerichtete Visualisierung. 

IT-Unterstützung entlang aller vier Phasen

In Bezug auf alle vier Phasen ergeben sich zwei zentrale Anforderungen an die IT:  

Sie sollte zu zum einem zu einer möglichst hohen Datenqualität beitragen. Das bedeutet, dass vor allem die Daten vollständig und in einem einheitlichen Format erfasst werden. Zum anderen muss sie für die Anwender leicht bedienbar sein. Das fördert einerseits die Datenqualität und sorgt auch dafür, dass Kennzahlen regelmäßig herangezogen werden. 

Was SAP im Portfolio anbietet

Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, können entlang des Kennzahlen-Lifecycles auf eine ganze Reihe von hilfreichen Tools zugreifen. Einige davon eignen sich besonders für einfache Auswertungen, andere ermöglichen deutlich komplexere Analysen. 

Aus unserer Sicht sind folgende Tools für Kennzahlen in der Instandhaltung relevant: 

• SAP ABAP List Viewer (ALV) 
• SAP Query und SAP QuickViewer 
• SAP Plant Maintenance Information System (SAP PMIS) 
• SAP S/4HANA Embedded Analytics/  Apps für die Instandhaltung 
• SAP Analytics Cloud (SAC) 

Welche dieser Technologien sich am besten eignet, hängt stark von der jeweiligen Situation und dem konkreten Vorhaben eines Unternehmens ab. SAP ABAP List Viewer, SAP Query beziehungsweise SAP QuickViewer werden für Listen und einfache Aggregationen (wie Summen und Zähler) genutzt. Das SAP Plant Maintenance Information System (SAP PMIS) hingegen eignet sich für speziell instandhaltungsspezifische Auswertungen und Kennzahlen. Das können Schadensanalysen, Ausfallanalysen oder Metriken wie „Mean Time Between Repair“ (MTBR) und „Mean Time To Repair“ (MTTR) sein. 

Fazit: Moderne Analyse mit SAP S/4HANA und SAC

Für die Zukunft setzt SAP im Bereich Analyse vollständig auf SAP S/4HANA Embedded Analytics und die SAP Analytics Cloud (SAC). Diese beiden Lösungen ermöglichen anspruchsvolle Auswertungen. SAP entwickelt dazu regelmäßig neue Apps, die über die SAP Fiori Apps Reference Library verfügbar sind. 

SAP S/4HANA Embedded Analytics verfolgt einen eher operativen Ansatz. Daten im ERP-System werden in Echtzeit analysiert und visualisiert. Die SAP Analytics Cloud bietet als umfassende Business-Intelligence-Lösung deutlich umfangreichere Analysemöglichkeiten. Sie erlaubt es unter anderem, Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren, diese zu Kennzahlen zu verdichten und in Stories oder Digital Boardrooms aufzubereiten.