Cloudbasiertes Arbeiten im HR: Herausforderungen und Chancen

„HR-Abteilungen wollen mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben – weniger Papierstapel“

Noch immer legen nur knapp 10 Prozent aller Personalabteilungen ihre Dokumente komplett digital ab. Dabei bieten digitale HR-Lösungen viel Sicherheit und Prozessoptimierung. Stefan Heins, Geschäftsführer der valantic Enterprise Solutions GmbH, kennt aus langjähriger Zusammenarbeit mit ganz unterschiedlichen Branchen die Bedürfnisse und Herausforderungen der Unternehmen bei der digitalen Transformation.

Stefan, als Anbieter digitaler Lösungen für Unternehmen hast du Kontakt zu ganz unterschiedlichen Branchen und Fachbereichen. Welche Bedürfnisse erkennst du immer wieder auf Nutzerseite, gerade im HR-Bereich?

Im ersten Moment geht es bei allen Unternehmen immer erstmal darum, auch die Personalabteilung im Rahmen einer digitalen Transformation mit einzubinden. Obwohl die Digitalisierung ja längst nicht mehr in den Kinderschuhen steckt, legen im Jahr 2023 nur 9,3 Prozent der Personaler*innen alle Dokumente digital ab. Das heißt, dass noch immer viele mit papierhaften Akten arbeiten oder hybride Varianten nutzen. Das hat unsere Umfrage unter Personaler*innen ergeben. Die Ergebnisse haben uns auch ein wenig überrascht.

Woran liegt das, was spielen dir Unternehmen zurück?

Das ist natürlich sehr unterschiedlich. Auch wir haben diese Frage gestellt und die Antworten reichten von Budget bis zu Sicherheitsbedenken. Gerade in der Personalabteilung reden wir natürlich von hochsensiblen und persönlichen Daten. Einige glauben immernoch, dass ein abgeschlossener Aktenschrank mehr Sicherheit als eine digitale Ablage bietet.

Wie begegnest du diesen Annahmen und Bedenken?

Wir erklären gerne immer wieder, dass sich digitale Personalakten nach strengsten Datenschutzrichtlinien und höchsten Sicherheitsstandards richten. Gleichzeitg können gesetzliche Vorgaben DSGVO-konform umgesetzt werden dank automatisierter Löschfristen und klar verteilten Zugriffsrechten. Was alle HR-Abteilungen gemeinsam haben: Sie wollen mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, die Menschen, die Mitarbeiter*innen, den eigentlichen Kern ihrer Tätigkeit als Personaler*innen. Keine Zeit mehr verschwenden mit langen, komplizierten Prozessen bei der Aktenverwaltung und -ablage.

Weiterhin ein wichtiges Thema ist cloudbasiertes Arbeiten, wo siehst du da die speziellen Anforderungen im HR-Umfeld? 

Das deckt sich ein wenig mit den Sorgen, die Unternehmen zu Unrecht haben, wenn grundsätzlich eine Digitalisierung der Akten im Raum steht. Ja, gerade Personalakten enthalten hochsensible Daten und die Speicherung auf lokalen, eigenen Servern halten einige Unternehmen für die sicherere Variante und verlieren die vielen Vorteile der Cloud aus den Augen. Zunächst haben wir als Anbieter von SaaS-Lösungen und Cloudlösungen für die Personalabteilung höchste Sicherheitsanforderungen. Unternehmen sollten bei der Auswahl auch immer beachten: Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert, ist die Software datenschutzkonform, unterstützt der Anbieter die Unternehmen dabei, dass alle Vorschriften auch bezüglich Compliance eingehalten werden können?

Abgesehen von den Sicherheitsanforderungen, die ja elementar sind. Welche Vorteile können Kunden von Cloud- und SaaS-Lösungen für ihren Arbeitsalltag nutzen?

Bezogen auf die Einführung ermöglichen Cloud- und SaaS-Lösungen eine nahtlose Integration und eine schnellere Implementierung im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise-Systemen. Anstatt umfangreiche Installationen durchzuführen oder sich um Hardware- und Software-Updates zu kümmern, können Anwender*innen sofort mit der Nutzung der Lösung beginnen. Abgesehen von technischen Details und Verbesserungen der Prozesse, ist gerade im Personalbereich ein ganz wichtiges Thema zu beachten: Die Employee Happiness. Unternehmen suchen händeringend qualifizierte Mitarbeiter*innen, da kann schon ein nicht digitalisierter Bewerbungsprozess mit ausgedruckten Verträgen, die hin und her geschickt werden, zum Ausschlusskriterium für potenzielle Mitarbeiter*innen werden. Bei der Frage nach dem positiven Effekt von Digitalisierung sollten Unternehmen nicht nur die internen Prozesse, sondern gerade im HR-Bereich auch die Außenwirkung im Blick haben.