Erstellung Datenimporttabelle aus Excel-Vorgabe für monatlichen Datenimport mit Hilfe von Excel VBA

1. Zuweisung der Datenimportmethode für Konsolidierungseinheiten

Die Definition der einzelnen Konsolidierungseinheiten (in der Legalkonsolidierung einfach die Einzelgesellschaften) enthält mehrere Parameter- oder Eigenschaftsgruppen. Hier werden die Lokalwährung, der Kurz- und Mittelname sowie das Land, in der Gesellschaft sitzt, festgelegt. Unter den Methoden wird der Steuersatz der Einkommens- und Ertragssteuern definiert sowie die Methode der Währungsumrechnung, die nach dem IFRS-Konzept der funktionalen Währung entweder der Zeitbezugsmethode für überwiegend abhängige oder der modifizierten Stichtagskursmethode für überwiegend selbständige Einheiten entspricht. Im Bereich der Methodenzuordnung werden den Gesellschaften auch die jeweiligen Validierungsmethoden zugewiesen, welche nach Versionen (Plan- oder Ist-Daten) und Perioden noch differenziert werden können.

Die Vorgehensweise des Datenimportes wird in einer eigens dafür vorgesehenen Gruppe zugewiesen. Hier kann entweder eine SAP-Schnittstelle bei Ausstattung mit entsprechenden ERP-Vorsystemen und eigener Datenanbindung gepflegt werden oder ein sogenannter flexibler Ladevorgang definiert werden, der dann das monatliche Hochladen von CSV-Dateien (Eintabellentextdateien) erforderlich macht.

Abbildung 1: Definition Datenimport mit SAP-Schnittstelle

Abbildung 2: Definition Datenimport mit CSV-Ladedatei

Die CSV-Dateien stellen Dateien in speziellem Textformat dar, welche Semikola als Spaltentrennzeichen bzw. Zeichen zur Abgrenzung der einzelnen Importdimensionen verwenden. Die Auswahl und Anordnung der einzelnen Ladedimensionen (Gesellschaft, Version, Jahr, Periode, Konto, IC-Partner, Kontendetails, Segmente, Partnersegmente und Werte) wird für die verwendete Lademethode (hier SRD2) definiert. Die CSV-Dateien verwenden als Textdateien ausschließlich eine Tabelle pro Datei. Daher werden in Excel spezielle Tabellen als Dataimport benannt und festgelegt, welche dann markiert und als CSV-Datei gespeichert werden. Diese Datenimport-Tabellen werden über VBA-Makros befüllt und dann nach der Speicherung über die Lademethode in der Maßnahme Datenimport des Datenmonitors geladen.

2. Definition der Excelvorlage und Erstellung des VBA-Programms zur Erstellung der Datenimporttabelle

Die Datenimporte verwenden alle Daten als Bewegungsdaten. Das bedeutet, dass niemals Bilanzendsalden, sondern nur Bilanzbewegungen gemeldet und geladen werden. Die Ergebnisrechnung ist schon methodisch als Bewegungsrechnung definiert, weswegen hier nur nach Funktionsbereichen differenziert werden muss, da üblicherweise die Konten als Erlös- und Aufwandsarten (GKV-Logik) definiert werden. Diese bekommen dann als Kontendetails bestimmte Funktionsbereiche zugewiesen, um eine Ergebnisrechnung nach Funktionsbereichen (UKV-Logik) erstellen zu können.

Bestimmte Positionen müssen noch zusätzlich nach IC-Partnern aufgeteilte Werte beinhalten, da ansonsten keine automatischen Eliminierungsbuchungen auf Differenzenpositionen durchgeführt werden können.

Die einzelnen Tabellen enthalten die Bilanzsalden des Vorjahres und der aktuellen Abschlussperiode, woraus dann über normale Differenzenrechnungen die Bilanzsaldendifferenzen ermittelt werden, welche noch nach IC-Partnern und Segmenten differenziert werden. Detaillierte Bewegungsarten sind für Konten des Anlagevermögens, des Eigenkapitals sowie der Rückstellungen definiert. Der Bilanzbereich des sonstigen Nettovermögens (Forderungen, Vorräte, Liquidität sowie Verbindlichkeiten) erfordert als Bewegungsarten nur Zugänge und Abgänge. Da die Aktivpositionen Zugänge positiv und Abgänge negativ, die Passivpositionen Zugänge negativ und Abgänge positiv verbuchen und verarbeiten, kann für diese Positionen anhand der Bilanzsaldendifferenzen die notwendige Bewegungsart ermittelt und in Excel in der Bilanzsaldentabelle eingetragen werden.

Die Konten des Anlagevermögens, des Eigenkapitals sowie der Rückstellungen bedürfen weiterer Detaillierungen, die in drei weiteren Tabellen einzupflegen sind. Hier werden alle Rückstellungs-, Eigenkapital-, AHK- und AfA-Konten als Zeilenüberschriften aufgeführt und in den Spaltenüberschriften die jeweiligen Bewegungen gepflegt. Bei Bedarf wird an den Schnittpunkten der entsprechende Wert eingetragen, womit diese Konten als Bewegungsdaten ebenfalls berücksichtigt worden sind.

Die Ergebnisrechnung benötigt keine Vergleichsspalte, welche die Vorjahreswerte beinhaltet, da die Salden die gesamten kumulierten Jahreswerte (YTD) beinhalten. Hier wird nur nach IC-Partnern und Segmenten sowie Funktionsbereichen aufgeteilt.

Sollten bei IC-Konten Salden ohne Partner gepflegt werden, so zeigen bedingte Formatierungen in speziellen Zellen Fehlerformate genauso an wie bei fehlenden Funktionsbereichen, Segmenten und Partner-Segmenten.

Alle Formelzellen sind überdies schreibgeschützt, wobei die jeweiligen Tabellenblätter mit Passwort-Schreibschutz versehen wurden.

Abbildung 3: Bilanzendsaldentabelle mit IC- und Bewegungsartenermittlung Working Capital

Abbildung 4: Tabelle mit Ergebnisrechnungssalden inklusive IC-Partnern, Segmenten und Funktionsbereichen

Abbildung 5: Rückstellungsspiegel mit Bilanzwertabgleich

Bei Bedarf können Zeilen eingefügt werden, um Bilanzsalden nach weiteren IC-Partnern oder Segmenten aufzuteilen oder Ergebnisrechnungssalden nach Partnern, Segmenten oder Funktionsbereichen weiter aufzugliedern. Die Endwerte der Spiegeltabellen werden mit dem Bilanzsaldenblatt abgeglichen, um die Datenkonsistenz gewährleisten zu können.

Abschließend wird das VBA-Makro ausgeführt und die Datenimporttabelle als CSV-Datei gespeichert.

Abbildung 6: Auszug aus VBA-Makro

Abbildung 7: Auszug Datenimporttabelle als Basis der CSV-Datei