valantic ERP Consulting GmbH Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“).

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

valantic ERP Consulting GmbH
Hildegard-von-Bingen-Allee 2, 50933 Köln
Tel.: +49 221 71825 0
Web: https://www.valantic.com/
E-Mail: info@erp.valantic.com

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

valantic GmbH
Jamie Crookes
Ainmillerstraße 22, 80801 München
Tel.: +49 89 2000 85 91 0
Fax: +49 89 2000 85 93 1
E-Mail: datenschutz@muc.valantic.com

3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Im Rahmen unseres Geschäfts- und Webseitenbetriebs verarbeiten wir Daten.

Dies umfasst auch die Offenlegung durch Übermittlung an Dritte und ggf. in sogenannte Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union („EU“) und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Soweit wir Daten außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, haben wir dies nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

4. Datenverarbeitung

Die im Einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt:

a) Kontaktaufnahme

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verarbeiten wir zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage folgende Daten von Ihnen: Name, Kontaktdaten -sofern von Ihnen angegeben- und Ihre Nachricht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung und/oder zur Erfüllung unserer vorvertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

b) Kontaktaufnahme bei Bewerbungen

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z.B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort etc.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist vorrangig § 26 BDSG. Demnach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.

c) Vertragsabwicklung

Im Rahmen Ihrer Beauftragung durch uns sowie zur Anbahnung und Durchführung des bestehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns verarbeiten wir verschiedene Daten.

Haben wir Sie mit der Erbringung einer Leistung beauftragt, verarbeiten wir Ihre Daten (sofern angegeben: Name, Kontaktdaten, Anschrift, persönliche Qualifikation) und sämtliche Informationen, die im Rahmen der Auftragserfüllung notwendig sind, ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt entsprechend auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in dem Falle, in dem wir einer rechtlichen Pflicht unterliegen. Diese kann sich aus dem Handels-, Steuer-, Geldwäsche-, Finanz- oder Strafrecht ergeben.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt in diesem Zusammenhang entsprechend auf der Grundlage zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Sollten die Daten ggf. zur eigenen Rechtsverfolgung oder -verteidigung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.

Kategorien der Empfängerdaten

Externe Dienstleister, die von uns z.B. in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung eingesetzt werden.

Öffentliche Stellen: Steuerbehörden, Aufsichtsbehörden, Gerichte, an die wir zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen personenbezogene Daten übermitteln.

d) E-Mail-Direktwerbung für Bestandskunden

Sofern Sie nicht widersprochen haben, senden wir Ihnen Direktwerbung im Zusammenhang mit den von Ihnen erworbenen Waren und Dienstleistungen zu, um Ihnen ähnliche Waren und Dienstleistungen anzubieten. Wir verwenden dabei die von Ihnen bei Vertragsschluss verwendeten E-Mail-Adresse.

Sie können diese Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Rechtsgrundlage für die Versendung dieser Direktwerbung ist § 7 Abs. 3 UWG i.V.m. Art. 95 DSGVO. Für den Versand der Werbe-E-Mails setzen wir Dienstleister ein, denen wir die benannten Daten übermitteln.

e) Gewinnspielteilnahme

Nehmen Sie an einem von uns organisierten Gewinnspiel teil, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, sowie -sofern von Ihnen angegeben-: Anschrift, Unternehmen, Telefonnummer zum Zwecke der Teilnahme bzw. der Kontaktaufnahme für den Fall der Gewinnmitteilung. Wurden Sie als Gewinner festgestellt, werden wir zum Zwecke der Gewinnübermittlung Ihren Namen, Vornamen und Ihre Anschrift erfragen, sofern dies nicht bereits im Rahmen Ihrer Anmeldung erfolgt sein sollte. In jedem Fall werden wir Sie über Ihren Gewinn vorab per E-Mail informieren.

Zur Gewinnübermittlung werden wir Ihren Namen, Vornamen und Ihre Anschrift an das mit der Lieferung des Gewinns beauftragte Unternehmen.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten im Rahmen der Gewinnspieldurchführung nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

f) Nutzung eines Ticketsystems

Im Rahmen des Projektmanagements kommen verschiedene Ticketsysteme zum Einsatz. Hierdurch wird die systematische Handhabung, insbesondere Empfang, Bestätigung, Klassifizierung und Bearbeitung von Kundenanfragen, aber auch von internen Anfragen ermöglicht. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet:

  • E-Mail-Adresse (dienstlich)
  • Name
  • Vorname
  • Ticketdaten

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem zugrundliegenden Vertragsverhältnis nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Kategorien von Empfängern

  • 4me, Inc., 555 Bryant Street#, Palo Alto, California, 94301 USA (4Me)
  • Atlassian Inc., Level 6, 341 George Street, Sydney, NSW, 2000, Australien (Atlassian)

Drittlandsübermittlung

Der von uns eingesetzte Anbieter unseres Ticket-Systems, Atlassian, behält sich vor, Kontakt- und Anmeldeinformationen der im Ticket-System angelegten Benutzerkonten unter Berücksichtigung von aktueller Verschlüsselungs- und Datentransfertechnologien (TLS1.2+, PFS und AES-256) auf Rechenzentren außerhalb der EU zu verteilen.

Im Fall des Ticketsystems 4Me werden die Daten in Rechenzentren von Amazon Web Service in der EU verarbeitet. Amazon Web Service ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU für die USA.

Wir haben mit beiden Anbietern (Atlassian und 4Me) eine EU-Standardvertragsklausel abgeschlossen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln kann jeweils über datenschutz@erp.valantic.com angefordert werden.

g) Durchführung von Webinaren und Online-Meetings

Im Rahmen Ihrer Teilnahme an Webinaren und Online-Meetings verarbeiten wir Ihre Daten:

  • Kommunikationsdaten (z.B. ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben
  • Personenstammdaten (sofern Sie diese angeben)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
  • Profildaten (z. B. ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)

Wir nutzen hierbei den Dienst von Mircosoft Teams.

Microsoft Teams ist ein Produkt aus der Produktreihe Microsoft Office 365. Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video und Audio an unseren Besprechungen und Onlineveranstaltungen anbieten. Die Microsoft Teams-Onlineveranstaltungen und -besprechungen werden von uns nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir haben vorab Ihre Einwilligung eingeholt.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

Bei Team Meetings können alle Teilnehmer Ihren Audio- und Videoeingaben selbst einstellen. Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere Teilnehmer, bspw. durch eine Aufzeichnung der Besprechung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden.

Microsoft Office365 ist eine Software der Firma

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden.

Drittlandübermittlung

Zum Zweck der Fernwartung kann Microsoft einen Remote-Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird von uns im Einzelfall geprüft und genehmigt, sofern dies notwendig zur Ausführung von Supportleistungen durch Microsoft (bspw. zur Fehlerbehebung) ist. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch von verbundenen Unternehmen von Microsoft von außerhalb der Europäischen Union aus erfolgen. Hierbei kann es sich auch um Länder handeln, für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Ausschließlich für den Fall dieses Zugriffs aus Nicht-EU-Ländern, für welche kein Angemessenheitsbeschluss besteht, haben wir Standardvertragsklauseln mit Microsoft abgeschlossen. Eine Kopie der Vertragsklauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich dafür an datenschutz@erp.valantic.com.

Bei der Nutzung von MS Teams kann es zudem zu einer Übertragung von Daten an Microsoft in die USA kommen. Microsoft ist unter dem EU-US-Data-Privacy- Framework zertifiziert, und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU für die USA.

Eigene Datenverarbeitung durch Microsoft

Microsoft behält sich gemäß seiner Datenschutzerklärung vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitungen unter Ziffer 4 und 5. führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO durch. Zweck und berechtigtes Interesse dieser Datenverarbeitung sind: Bereitstellung von Kommunikationsmöglichkeiten mit unseren Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten über das Internet sowie zur internen Abstimmung.

5. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder eine von Ihnen erteilte Einwilligung von Ihnen widerrufen wurde. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, kann die Speicherdauer zu bestimmten Daten ungeachtet der Verarbeitungszwecke bis zu 10 Jahre betragen.

6. Ihre Betroffenenrechte

a) Auskunft

Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

b) Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch

Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen insbesondere in den Fällen zu, in denen Ihre Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder die Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt, sowie darauf gestützten Profilings. Ebenso steht Ihnen im Falle der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.

c) Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

d) Datenübertragbarkeit

Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.

e) Einschränkung der Verarbeitung

Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.

f) Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und Beschwerderecht

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@erp.valantic.com.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.