Einkaufsoptimierung

Optimierung des Bedarfs durch Anwendung von Mengenhebeln, etwa über die Verschärfung von Richtlinien oder die Verlängerung von Nutzungsdauern – ein typischer Ansatz bei indirektem Material.

Optimierung der Konditionen bestehender Lieferanten auf Basis der identifizierten Hebel und einer abgestimmten Baseline – häufig mit überschaubarem Aufwand, etwa eingebettet in Jahresgespräche.

Der vollständige strategische Einkaufsprozess für maximale Einsparungen: von der Longlist über Request for Information (RfI) und Shortlist bis zum Request for Proposal (RfP). Wir erstellen die Ausschreibungsunterlagen, koordinieren die gesamte Lieferantenkommunikation, bündeln Rückfragen und entlasten so Ihr Team. Anschließend bereiten wir die Verhandlungen vor, führen sie durch und werten alle Ergebnisse szenariobasiert aus – bis zur Vergabeempfehlung mit endverhandelten Konditionen.

Gemeinsames Erarbeiten von Optimierungspotentialen mit Lieferanten in cross-funktionalen Teams. Dieser Weg ermöglicht langfristige Einsparungen für beide Seiten, die über andere Ansätze nicht erreichbar wären.

Die Umsetzung erfolgt gestaffelt in Einsparwellen: Wir starten mit den Themen der größten und schnellsten Einsparungen und skalieren sukzessive weiter. Erfahrungsgemäß lässt sich bereits mit der ersten Welle ein erheblicher Teil der geschätzten Gesamteinsparung realisieren.

Damit die Einsparungen dauerhaft wirken, verankern wir sie über drei Elemente: eine klare Projektgovernance mit definierten Rollen, Meeting- und Reportingstrukturen; den Co-Sourcing-Ansatz, bei dem wir den Source-to-Contract-Prozess gemeinsam mit Ihrem Team durchführen und Ihre Mitarbeitenden direkt qualifizieren; sowie ein monatliches Savings Controlling mit Härtegrad-Logik. Diese beschreibt den Reifegrad jeder Initiative – vom identifizierten Potential über das erhaltene Angebot und den geschlossenen Vertrag bis zur ergebniswirksamen Einsparung – und macht den Fortschritt jederzeit transparent und steuerbar.

Erste Quick-Wins lassen sich häufig bereits während der vier- bis fünfwöchigen Potentialanalyse realisieren. Größere, strukturelle Einsparungen folgen in priorisierten Umsetzungswellen – typischerweise dauert eine Welle mit mehreren Ausschreibungen rund acht bis zwölf Wochen.

Wir verbinden strategische Beratung mit konsequenter Umsetzung und befähigen über unseren Co-Sourcing-Ansatz Ihr Team, die Erfolge eigenständig fortzuführen. Ergänzt wird dies durch durchgängigen KI-Einsatz und flexible, bis zu 100 % erfolgsabhängige Vergütungsmodelle.

Unser Ansatz funktioniert branchenübergreifend für direkte und indirekte Warengruppen – von Marketing, IT und Services über Instandhaltung und technischen Einkauf bis hin zu Produktion, Energie und Investitionsgütern. Welche Hebel in Ihrem Fall am wirksamsten sind, zeigt die Potentialanalyse.

Das hängt stark von Ausgangslage, adressierbarem Einkaufsvolumen, Datenqualität und Komplexität der Einkaufsthemen ab. In vergleichbaren Projekten bewegen sich die realisierten Einsparungen je nach Einkaufsthema häufig im niedrigen bis mittleren einstelligen Prozentbereich des adressierbaren Volumens. Eine belastbare, konservative Schätzung erstellen wir im Rahmen der Potentialanalyse.

KI ist ein durchgängiger Hebel – von der Datenaufbereitung im Spend Cube über die Vertrags- und Angebotsanalyse bis zur Verhandlungsvorbereitung. Dabei setzen wir auf einen DSGVO-konformen KI-Assistenten, der Datensicherheit und -vertraulichkeit gewährleistet.

Über ein Savings Controlling mit Härtegrad-Logik verfolgen wir jede Initiative von der Idee bis zur GuV-Wirksamkeit. Parallel sichern Co-Sourcing, Wissenstransfer und – auf Wunsch – die Konzeption eines Target Operating Models für Ihren Zentraleinkauf die dauerhafte Verankerung.

Für einen „fliegenden Projektstart“ stellen Sie die relevanten Einkaufsdaten idealerweise rund zwei Wochen vor Projektbeginn in digital verarbeitbarer Form bereit und benennen einen internen Projektverantwortlichen. Den Rest – von der Strukturierung bis zur Umsetzung – übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen.