Instandhaltung: Wie digitale Ressourcenplanung und mobile Anwendungen Potenziale hebt 

Bei der Planung und Ausführung von Instandhaltungsmaßnahmen und Serviceleistungen arbeiten viele Unternehmen noch papierbasiert oder mit nicht-integrierten Insel-Lösungen. Jedoch bietet eine integrierte digitale Ressourcenplanung in Kombination mit mobilen Anwendungen enormes Potenzial. Ganz gleich, welche Arbeiten anstehen – bevor ein Techniker aktiv wird, beginnt zunächst die Personaleinsatzplanung. 

Der Instandhaltungsplaner berücksichtigt dabei, welche Fertigungshilfsmittel – wie beispielsweise Werkzeuge oder Fahrzeuge – erforderlich sind und welche Qualifikationen Mitarbeitende mitbringen müssen. Ganz ähnlich gestaltet sich der Ablauf, wenn ein Servicetechniker für einen Kundeneinsatz geschickt wird. 

Herausforderungen in der Ressourcenplanung 

In beiden Fällen müssen Disponent*innen die verfügbare Kollegschaft identifizieren und zuordnen – und dabei zahlreiche Parameter berücksichtigen. Viele Unternehmen greifen dafür noch auf Papierlisten, Microsoft Excel oder Access zurück. Die Nachteile: Der Pflegeaufwand ist entsprechend hoch und die Datenhaltung oft redundant. Zudem lassen sich bereits vorhandene HR-Daten nicht integriert nutzen. 

Andere Unternehmen verlassen sich ausschließlich auf die „Bordmittel“ ihres ERP-Systems – vor allem auf SAP Plant Maintenance (PM) sowie das Modul Customer Service (CS). Doch auch in diesem Fall ist der Aufwand erheblich: Die Disponent*innen müssen viele verstreute Informationen manuell zusammenführen und daraus ein stimmiges Gesamtbild erstellen. 

Vorteile integrierter Lösungen für die digitale Ressourcenplanung 

Mittlerweile stehen den Unternehmen hochintegrierte Lösungen zur Verfügung, die die Personaleinsatzplanung (teil-)automatisiert auf Basis aller relevanten Daten steuern. Sie erkennen frühzeitig mögliche Probleme – etwa personelle Engpässe – und ermöglichen es den Verantwortlichen, rechtzeitig zu reagieren. Gleichzeitig sinkt der Planungsaufwand. Überstunden und teure Leerlaufzeiten werden reduziert, während die Wertschöpfung steigt. 

Wer das volle Potenzial seiner Mitarbeitenden ausschöpfen möchte, sollte eine Optimierung mit SAP Multiresource Scheduling (MRS) in Betracht ziehen. Damit lässt sich auch die Instandhaltung auf das nächste Level heben. MRS geht über die klassische Personaleinsatzplanung hinaus: Es bezieht sämtliche Ressourcen ein, die für die Ausführung einer Aufgabe notwendig sind. Die Lösung ist sowohl für SAP ERP 6.0 als auch für S/4HANA verfügbar. 

Funktionen und Vorteile von SAP Multiresource Scheduling (MRS) 

• Volle Übersicht: Eine digitale Plantafel ersetzt das manuelle Verschieben von Kärtchen und Magneten an der Wand. Auf einer grafischen Oberfläche überblicken Disponent*innen offene Bedarfe, die Auslastung der Ressourcen sowie mögliche Planungskonflikte. Einsätze können so besser manuell geplant werden. Die Einsatzplantafel zeigt zudem die Beziehung zwischen Tätigkeit und Materialverfügbarkeit und macht die Anforderungen an Qualifikationen und Werkzeuge transparent. Per Drag & Drop lassen sich verfügbare Ressourcen – ob Personal oder Equipment – direkt zuteilen. Die Auftragsplanung kann fix oder dynamisch erfolgen, also innerhalb definierter Zeitfenster verschoben werden. Aufwendige manuelle Status-Updates gehören der Vergangenheit an: Heute laufen die Informationen aus ERP und HR automatisch in der Plantafel zusammen. 

• Automatisierung: Unabhängig davon, auf welchem Weg das System von einem Bedarf erfährt (Bsp.: CRM-Ticketsystem, ein Service-Portal oder eine automatische Maschinenmeldung) plant MRS gemäß den festgelegten Vorgaben die richtige Person zur richtigen Zeit automatisch ein: Der Einsatz erfolgt zur genauen Zeit, am angeforderten Ort und mit den benötigten Ressourcen. Das erhöht die First-Time-Fix-Rate und reduziert die Anzahl der Einsätze. Nach der Einführung von MRS können sich Disponent*innen zunächst durch Planungsvorschläge unterstützen lassen. Der Automatisierungsgrad lässt sich dabei schrittweise erhöhen. 

• Routenplanung: Bei einem Service-Einsatz unterstützt eine Kartenintegration Disponent*innen bei der Einsatzplanung. Dank integrierter Zeitvorhersage auf Basis aktueller Verkehrsdaten lässt sich entscheiden, welche Ziele in welcher Reihenfolge angefahren werden sollen. Das reduziert die Wegezeiten deutlich. 

• Integration von Subunternehmen: Auch Mitarbeitende von Subunternehmen lassen sich nahtlos in das MRS-System einbinden. Dadurch steigt die Verlässlichkeit in Zusagen „Available-to-promise“ (zusicherbarer Termin) gegenüber den Kund*innen spürbar. 

• Materialmanagement: Eine durchgängige Ressourcenplanung mit Vorhersage-Elementen ermöglicht ein effektives Ersatzteilmanagement. Das Ergebnis ist eine geringere Kapitalbindung. 

Ressourcenplanung mit SAP S/4HANA: Ergänzung durch RSH

Ein Hinweis für Unternehmen, die sich aktuell mit SAP S/4HANA beschäftigen: Es steht für die Software bereits ein integriertes SAP-Tool zur Ressourcenplanung zur Verfügung – SAP S/4HANA Asset Management for Resource Scheduling (RSH). Mithilfe dieser Fiori-App wird die Ressourcenplanung um eine weitere Dimension ergänzt und bietet eine schlanke, selbsterklärende Web-Oberfläche. 

Während MRS den Fokus auf die kurzfristige Disposition der richtigen Mitarbeiter*innen legt, berücksichtigt RSH auch längere Zeithorizonte. Im Vordergrund steht die Auslastung von Arbeitsplätzen, um eine mittel- und langfristige Planung zu ermöglichen. Es empfiehlt sich der Parallelbetrieb beider Anwendungen, um den gesamten zeitlichen Horizont der Ressourcenplanung im Blick zu haben. 

Mobile Instandhaltung als Ergänzung zur digitalen Ressourcenplanung 

Die digitale Ressourcenplanung entfaltet ihr volles Potenzial in Kombination mit einer mobilen Komponente. Denn dadurch sind Mitarbeitende aus Instandhaltung und Service in Echtzeit an das MRS-System angebunden. 

Sieben Beispiele zeigen, wie wirkungsvoll dieser Ansatz ist: 

1. Auftragszuweisung: Neben der direkten Zuweisung von Aufträgen ermöglicht das MRS-System auch das Einstellen von Jobs in einen Pool. Techniker*innen können sich daraus mithilfe ihrer App selbst passende Aufträge „fischen“. 

2. Routenplanung: Das MRS-System übermittelt den Techniker*innen eine Routenempfehlung für die Tageseinsätze. Die Reihenfolge der Einsätze ist dabei auf kurze Wege und die aktuelle Verkehrssituation abgestimmt. 

3. Kollaboration: Über ihre Tablets oder Smartphones können Techniker*innen den zuletzt eingesetzten Servicemitarbeitenden identifizieren, anrufen oder per Chat und Video-Chat Unterstützung kontaktieren. Die Augmented-Reality-Assistenz über die Tablet-Kamera geht noch einen Schritt weiter! Ein Kollege oder eine Kollegin mit dem passenden Know-how kann damit aus der Ferne technischen Support leisten. Die gefilmte Maschinenansicht wird in Echtzeit mit Hinweisen und Dokumenten ergänzt – eine effektive Möglichkeit, die First-Time-Fix-Rate zu erhöhen. 

4. Effektives Ersatzteilmanagement: Mobile Devices unterstützen auch das Handling von Ersatzteilen. Nach der Identifikation – etwa per Bilderkennung, EAN, Explosionszeichnung oder Teilenummer in der Dokumentation – können die Techniker*innen direkt die Verfügbarkeit prüfen. Zudem lässt sich über die mobile Anwendung eine Werk-an-Werk-Lieferung im ERP-System anstoßen. 

5. Buchhaltung: Ist ein Auftrag abgeschlossen, können die Servicetechniker*innen direkt eine Rechnung an das Back-Office übermitteln. Voraussetzung dafür ist die Unterschrift des Leistungsempfänger auf dem Tablet. 

6. Einsatzende: Ist der Serviceeinsatz beendet, können die Mitarbeiter*innen die Fertigstellung direkt über die Service-App melden, die damit wieder den Disponent*innen zur Verfügung steht. Bei Bedarf können die Techniker*innen auch ein Zusatzauftrag selbst anlegen. 

7. Online und offline: Eine mobile Lösung sollte idealerweise beide Betriebsmodi unterstützen. Wichtig ist die Entscheidung, welche Daten offline verfügbar sein müssen. 

Eine vollständige Maschinen-Dokumentation benötigt viel Speicherplatz – deshalb werden im besten Fall nur die relevanten Informationen bereitgestellt. Auch Auftragspapiere und Messpunkte mit direktem Auftragsbezug können „offline-fähig“ sein. Anders verhält es sich bei der Ersatzteilsuche im Lager: Dort ist ein Online-Zugriff erforderlich, um verlässliche Informationen zur Verfügbarkeit zu erhalten. 

Was Sie über die Einführung neuer Tools wissen sollten 

Überlegen Sie, welche Anforderungen im Jahr 2027 auf Ihr Unternehmen zukommen könnten. Welche Funktionen und Fähigkeiten müssen Sie voraussichtlich bereitstellen? Genau darauf sollte Ihre Planung ausgerichtet sein. Nach dem Motto „Think big, start small, scale fast“ kann der Einstieg klein beginnen – etwa mit einer einfachen Zeiterfassung per App. Bereits damit wird ein manueller Prozess abgelöst und ein messbarer Effizienzgewinn erreicht. 

Auch die umfassende Digitalisierung aller Prozesse auf einmal ist möglich – aber in den wenigsten Fällen empfehlenswert. Ein solcher Big Bang würde die Arbeitswelt Ihrer Mitarbeitenden massiv verändern und ein intensives Change Management benötigen. Zusätzlich besteht die Gefahr, den laufenden Betrieb während der Umstellung unnötig zu unterbrechen oder im schlimmsten Fall ganz zum Stillstand zu bringen. 

Unser Tipp: Identifizieren Sie Ihre Möglichkeiten und entwickeln Sie eine Roadmap mit Blick auf das große Ganze. Wählen Sie eine Architektur, die heute leistungsfähig ist – und morgen keine Sackgasse darstellt. Lassen Sie sich bei der Planung und Umsetzung professionell unterstützen!