Revisionssicher und leistungsstark in SAP, Microsoft integriert

Vertragsmanagement Software: Verträge im Griff behalten

Ein sicheres zentrales Vertragsmanagement gilt als solides Fundament für das erfolgreiche, betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens. Nahezu alle Abteilungen von Einkauf, Vertrieb und Controlling bis zur Geschäftsführung profitieren davon.

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Strategische Unternehmensberatung für Versicherungen, Geschäftsleute geben sich im Büro die Hand.

Eine leistungsstarke und zuverlässige Vertragsmanagement Software minimiert Risiken wie Fristenversäumnisse, Budgetüberschreitungen, zu hohe Durchlaufzeiten sowie mangelhafte Genehmigungs- und Bearbeitungsprozesse und legt dadurch die Grundlage für den unternehmerischen Erfolg.

Die SAP Vertragsmanagement Software von valantic steigert die Effizienz, Planungs- und Steuerungsfähigkeit des gesamten Unternehmens und verleiht in einem Maße Kontrolle über Risiken und finanzielle Entscheidungen, wie es vorher kaum möglich war. In der Summe führt dies zu enormen Einsparungspotenzialen. So können Sie kinderleicht Ihre Verträge im Griff behalten.

valantic Trendtalk mit Stefan Heins über Vertragsmanagement

Mockup zum Produktblatt: Vertragsmanagement in SAP

Produktblatt: SAP-integrierte
Vertragsmanagement Software

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Junger Mann lächelt zufrieden beim Blick auf seinen Laptop

Success Story: BSH nutzt unternehmensweit Vertragsmanagement in SAP

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Bild von Labormitarbeiterin vor Reagenzglas, valantic Vertragsmanagement bei Engelhard Arzneimittel

Success Story: Arzneimittelspezialist Engelhard setzt auf Vertragsmanagement Software

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Die Highlights der SAP Vertragsmanagement Software

Komplettes Management von Vertragsakten, -daten und Dokumenten
Vertragscontrolling
Automatisiertes Termin- und Fristenmanagement
DSGVO-konform
Drag & Drop-Funktion von Dokumenten
Integrierte Wiedervorlage-Funktion und automatisierte Erinnerungen per E-Mail
Aufgabenmanagement sowie Workflows
100% Integration in MS Office und MS SharePoint
SAP ERP- und S/4HANA-fähig
Nutzung eines über ArchiveLink angeschlossenen DMS bzw. optischen Archivs
Scannen am Arbeitsplatz mit OCR-Texterkennung
Übernahme von E-Mails inkl. Anhängen sowie Integration der Inhalte aus SAP-Systemen in/aus MS Outlook
Digitale Unterschriften
Document Builder zur automatischen Erstellung von Standardschriftverkehr und Verträgen
Logische Verknüpfung von zusammengehörigen Verträgen; automatische Zuordnung und Erzeugung von Buchungen und Rechnungen zu Verträgen
Zuordnung von beliebigen anderen SAP-Business-Objekten zu Verträgen
Risikomanagement, Geschäftspartner- und Lieferanten-bewertung, Prä- und Requalifizierung
Rechnungsprüfung und Buchung in einem Vorgang mit Verteilung auf die entsprechenden Kostenstellen, Projekte etc.
Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
Barrierefrei

Infografik: Vertragsmanagement von Circle Unlimited – a valantic company

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Claudia Bock, Project Leader IT Coordination bei BSH Hausgeräte GmbH

Claudia Bock
Project Leader, BSH Hausgeräte GmbH

„Ein besonderer Mehrwert der Lösung cuContract lag für BSH auch in der integrierten digitalen Signatur. Damit konnten wir Vertriebsprozesse weiter beschleunigen.“

Bild von zwei Personen, die sich die Hände schütteln, Vertragsmanagement valantic

Verträge aktiv managen

Mit der SAP Vertragsmanagement Software managen Mitarbeitende sämtliche Vereinbarungstypen inklusive aller zugehörigen Dokumente revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus – von Anfrage, Ausschreibung und Angebot über Vertragsabschluss und Controlling bis hin zu Kündigung und kontrollierter Vernichtung.

Analysemöglichkeiten, unter anderem die Spend Analysis, bestimmen Vertragsobligos oder Zahlungsverpflichtungen für einen beliebigen zukünftigen Zeitraum. Auswirkungen auf den Liquiditätsplan und Jahresabschluss, zum Beispiel durch gezielte Vertragskündigungen, lassen sich einfach simuliert und führen zu besseren Entscheidungen.

Mehr zum Vertragsmanagement in der BSH Case Study

Termine und Fristen nie mehr versäumen mit Vertragsmanagement Software

Der integrierte Ereignis-Agent stellt Termine und Fristen rechtzeitig fest, informiert den verantwortlichen Mitarbeitenden per E-Mail und stößt gegebenenfalls automatisch eine notwendige Folgeverarbeitung an.

Bild eines Computerbildschirms mit der Benutzeroberfläche von cuContract zum Vertragsmanagement

Transparenz und volle Kontrolle dank zentralem Vertragsmanagementsystem

Durch die zentrale, strukturierte Ablage aller Verträge und zugehörigen Informationen arbeitet jeder Mitarbeitender unternehmensweit mit den aktuellen Daten. Die Transparenz wird so gesteigert und auch zeitaufwendige Anfragen nach Unterlagen, zum Beispiel von anderen Abteilungen oder Niederlassungen, entfallen.

Mit dem Einsatz der Vertragsmanagement Software stellen Führungskräfte, Geschäftsführer und Entscheider sicher, dass Ihr Vertragscontrolling den Anforderungen nationaler und internationaler Gesetzgebungen wie KonTraG, BilMoG, Sarbanes-Oxley Act, IFRS und DSGVO entspricht. Das valantic Vertragsmanagement dokumentiert und archiviert nicht nur alles revisionssicher, sondern beinhaltet auch ein umfangreiches Risikomanagement zur frühzeitigen Identifizierung und Minimierung von Risiken.

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Marc Braun
Head of Legal Department bei Engelhard Arzneimittel

„Wir haben jetzt einen vollständigen Überblick über die Vertragssituation des Unternehmens und können alle Fristen einhalten.“

Bild von zwei Männern, die auf ein Tablet schauen und diskutieren, Vertragsmanagement mit valantic

Elektronische Vertragsakte & automatisierte Dokumentenerstellung

In der integrierten elektronischen Vertragsakte können Mitarbeitende nicht nur Dokumente per Drag & Drop ablegen und per Volltextsuche recherchieren. Die Akte bietet außerdem umfangreiche zusätzliche Funktionalitäten, die bei Vertragsmanagement, Vertragscontrolling und -verwaltung unterstützen. So machen zum Beispiel die Versionierung und der Versionsvergleich das Nachvollziehen der Dokumentenentwicklung und Änderungen auch nach Jahren noch auf einen Blick möglich.

Schnell und einfach funktioniert auch die Dokumentengenerierung mit dem Document Builder, mit dem auch Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse Vertragsdokumente und andere Schriftstücke in MS Office automatisch erstellen. Dabei werden Platzhalter manuell oder auch automatisiert gefüllt, wenn diese bereits im SAP-System eingepflegt sind. Der Document Builder minimiert Fehler und spart deutlich Arbeitszeit.

valantic Risikomanagement Mockup Produktblatt

Produktblatt: Risikomanagement in SAP

Erfahren Sie, wie mit einem speziellen Vertragsmanagement Finanzdienstleister ihre Auslagerungsprozesse von Anbahnung bis Beendigung ganzheitlich steuern, Dienstleister sowie Risiken bewerten und Fristen automatisiert überwachen.

Jetzt Produktblatt herunterladen und mehr erfahren!

100-prozentige Integration in Microsoft Systeme

Microsoft Anwendungen und das Vertragsmanagementsystem von valantic ergänzen sich perfekt. So können die abgelegten Dokumente und Informationen aus MS Office Anwendungen heraus direkt mit einem Klick in der elektronischen Akte abgelegt werden. Sämtliche E-Mails lassen sich aus MS Outlook mit nur einem Klick inklusive aller Anhänge und Formatierungen in die Akte importieren, aber auch aus der Akte selbst per E-Mail versenden.

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Bild eines Tablets, auf dem eine digitale Unterschrift erfolgt, Vertragsmanagement mit valantic

Digitale Unterschriften

Für das Unterzeichnen von Verträgen und Dokumenten spart die elektronische Unterschrift viel Zeit und Aufwand. Mit der Vertragsmanagement Software greifen ihre Mitarbeitende auf erprobte Technologien zurück. Zum Beispiel auf die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline einsetzbar ist. Damit können Verträge und vertragsrelevante Dokumente innerhalb des SAP Vertragsmanagements erstellt, verwaltet, signiert und rechtssicher archiviert werden. Alternativ können elektronische Signaturen auch über Pen-Pads und Tablet-PCs des Anbieters signotec erfolgen. Alle Varianten sind vollständig in die Lösung integriert.

Verträge garantiert DSGVO-konform

Durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystem arbeiten Mitarbeitende garantiert DSGVO-konform. Rechte, Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben und es werden nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind. Bei Erreichen der Datenhaltungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halbautomatisiert, das heißt nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeitenden, oder komplett eigenständig.

Case Study zum Vertragsmanagement bei Engelhard Arzneimittel lesen!

SAP Certified Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud

SAP ERP und S/4HANA Integration

Das SAP Vertragsmanagementsystem von valantic ist in zwei integrierten Varianten erhältlich: für SAP ERP und SAP S/4HANA. Für nahtlose Integration und hohen Komfort ist die Software zertifiziert mit „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“ . Die Vertragsmanagement-Lösung lässt sich sowohl innerhalb einer bestehenden SAP-Umgebung als auch als eigenständiger Kontraktserver, der Referenzen zu anderen SAP-System-Installationen bildet, implementieren.

Zentrales Vertragsmanagement in SAP

Als Basis für eine optimale Nutzung sollten Vertragsinformationen zentral und strukturiert im Vertragsmanagement Prozess bzw. der mitgeführten elektronischen Akte abgelegt werden.

Mehr Informationen im SAP Vertragsmanagement Produktblatt

Projektplan bei Einführung von cuContract

Die Implementierung der Vertragsmanagement Software cuContract folgt klar definierten und auf Kund*innen zugeschnittenen Projektschritten.

In einem ersten Kickoff mit valantic Expert*innen wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer*innen erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User*innen werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live des Vertragsmanagements.

Selbstverständlich stehen unsere Expert*innen weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User*innen verändern.