25. September 2023
Die Harmonisierung von Stammdaten spielt eine zentrale Rolle bei der reibungslosen Umstellung auf SAP S/4HANA. Saubere und konsistente Stammdaten erleichtern die Datenmigration, erweitern die Funktionalität, vereinfachen die Datenpflege und schaffen eine zukunftssichere Grundlage für das System.
In diesem Blogartikel zeigen wir, warum die Stammdatenharmonisierung in der Instandhaltung so wichtig ist. Wir stellen bewährte Praktiken vor, beleuchten häufige Fehler und geben einen Überblick über die wichtigsten SAP-Tools zur Unterstützung der Stammdatenpflege in der Instandhaltung. Abschließend werfen wir einen Blick in die Zukunft und erläutern, welche Vorteile harmonisierte Stammdaten langfristig bieten.
Konsistente Stammdaten sind essenziell für eine effiziente Instandhaltung. Sie liefern präzise Informationen über Assets, Arbeits- und Wartungspläne, Ersatzteile und Stücklisten sowie über relevante Prozesse.
Bei der Harmonisierung werden Stammdaten in einem Unternehmen vereinheitlicht und standardisiert.
Dazu gehören:
Besonders beim Zusammenführen mehrerer Standorte oder Unternehmen spielt die Stammdatenharmonisierung eine entscheidende Rolle.
In vielen Unternehmen wird die Qualität der Stammdaten oft nicht ausreichend priorisiert. Der Grund: Sie steigert auf den ersten Blick nicht direkt die Produktivität und erfordert zunächst einen erheblichen Aufwand. Doch gerade im Ersatzteilmanagement kann die Harmonisierung von Stammdaten entscheidende Einsparungen ermöglichen.
Ein Beispiel: Wenn Unternehmen ihre Produktionsanlagen selbst entwickeln oder sich mehrere Unternehmen zusammenschließen, kann es vorkommen, dass Materialnummern doppelt angelegt werden. Das führt dazu, dass ein und dasselbe Material unter verschiedenen Nummern existiert.
Die Folgen:
Die Vorteile einer Stammdatenharmonisierung in der Instandhaltung:
Der erste Schritt zur erfolgreichen Stammdatenharmonisierung ist die Bereinigung von Dubletten, Inkonsistenzen und veralteten Daten. Dieser Schritt bietet gleichzeitig die Chance, bestehende Strukturen zu optimieren und neue Standards einzuführen. Entscheidend für eine nachhaltige Harmonisierung sind einheitliche Standards für Bezeichnungen, Klassifizierungen und Codes. Massenbearbeitung und automatisierte Datenerfassungs- und Aktualisierungsprozesse reduzieren manuelle Fehler und erhöhen die Effizienz.
Neben der initialen Bereinigung im System darf eine entscheidende Komponente nicht übersehen werden: die Mitarbeitenden, die täglich mit den Stammdaten arbeiten. Schulungen und die Bereitstellung von Informationen für Mitarbeiter*innen sind wichtig, um eine langfristig erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen. Denn wer die Vorteile einer konsistenten Stammdatenharmonisierung verstanden hat, wird auch zukünftig die Prozesse zielgerichtet fortführen.
Dabei kommt es darauf an, das richtige Maß zu finden. Die Datenpflege sollte einen erkennbaren Mehrwert bieten, denn ohne klare Vorteile wird sie nicht konsequent umgesetzt. Ersatzteile sollten beispielsweise nur dann klassifiziert werden, wenn dies tatsächlich eine sinnvolle Prozesserleichterung mit sich bringt.
Damit die Qualität und Konsistenz der Stammdaten langfristig gewährleistet bleiben, ist eine regelmäßige Überwachung, Pflege und Aktualisierung erforderlich. Während einige Unternehmen hierfür einen Master Data Manager einsetzen, reicht es für kleinere Betriebe oft aus, den Mitarbeitenden, die Zeit zur Stammdatenpflege zur Verfügung zu stellen. Wichtig ist, dass die Prozesse für die Stammdatenpflege und -änderung klar definiert sind. Dazu gehören der Einsatz von Tools, Freigabestrategien und Berechtigungen.
Doch Achtung: Es gibt auch ein „Zuviel“ an Stammdatenharmonisierung. Nicht immer sind einheitliche Standards für alle Unternehmensbereiche sinnvoll. In manchen Fällen erfordert es unterschiedliche Vorgaben, etwa beim Strukturkennzeichen. Standards sind grundsätzlich vorteilhaft, können aber in manchen Fällen auch kontraproduktiv sein. Beispielsweise benötigen Standorte in verschiedenen Ländern oft eine unterschiedliche Stammdaten-Tiefe. Auch die Anforderungen eines großen Standorts unterscheiden sich von denen eines kleineren.
Anstatt „Over-Engineering“ zu betreiben, sollte der Fokus auf das Wesentliche gelegt werden. So steigt die Akzeptanz der Mitarbeitenden, da die Standards praktikabel bleiben. In vielen Fällen ist es effektiver, nur das Nötigste zu standardisieren – denn wenn die Vorgaben sinnvoll sind, werden sie auch als solches wahrgenommen und umgesetzt.
Anhand von vorhandenen Normen und Standards können schließlich entsprechende Prozesse abgeleitet werden. Standards können beispielsweise sein:
Nach der Definition sinnvoller Standards und Konzepte stellt sich die Frage, welche Tools zur Unterstützung geeignet sind. Folgende Tools und Produkte eignen sich je nach Ziel zur Harmonisierung und Pflege von Stammdaten:
Viele Unternehmen nutzen bereits die vorhandenen Funktionen im SAP Core, und bei einer wohlüberlegten Konzeption kann das völlig ausreichend sein. Beispielsweise kann die Asset-Struktur über Strukturkennzeichen in SAP abgebildet werden. Weitere Möglichkeiten bieten Workflows und Statusmeldungen. Auch die Einführung einer durchdachten Naming Convention kann Teil der Stammdatenharmonisierung sein. So können in der Bezeichnung des Materialstamms einer Schraube bereits wichtige Informationen wie Durchmesser, Länge, Material und Kopf enthalten sein.
Mit SAP MDG werden Stammdaten zentral und gemäß verbindlicher Konventionen in der Central Governance gespeichert. Dort werden sie verwaltet und angrenzenden Systemen zur Verfügung gestellt. Für Stammdatenobjekte aus den Bereichen Finanzen, Material, Lieferanten und Kunden bietet SAP MDG vordefinierte Standarddatenmodelle, Benutzeroberflächen und Workflow-Definitionen. Diese lassen sich an individuelle Anforderungen anpassen. Zudem ist es möglich, kundenindividuelle Objekte anzulegen.
Allerdings ist SAP MDG nicht speziell auf Asset Management und Instandhaltung ausgelegt. Diese Lücke schließt die Erweiterung SAP Master Data Governance for EAM von Utopia.
SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management von Utopia ist eine Erweiterung für SAP MDG. Sie wurde speziell auf die Anforderungen im Asset Management zugeschnitten. Das bedeutet: Standarddatenmodelle, Benutzeroberflächen und Workflow-Definitionen sind exakt für den EAM-Bedarf ausgelegt.
Effizientes Management von Stammdaten in EAM:
Für das Management der Stammdaten von EAM-spezifischen Objekten bietet die Lösung – analog zu SAP MDG – unter anderem folgende Funktionen:
Das SAP-Add-on MDC von valantic prüft die Vollständigkeit von Datensätzen und steuert die Freigabe von Stammdaten über SAP-Workflows. Mitarbeiter*innen erhalten automatische Benachrichtigungen via Mail und behalten daher jederzeit den Überblick über alle neuen Schritte. MDC ist vollständig in SAP integrierbar und flexibel anpassbar.
Der Arbeitsplan Manager verwaltet Instandhaltungsbausteine und generiert auf deren Basis die Instandhaltungsarbeitspläne (IHB). Über das Aktualisierungsmanagement werden Änderungen an den Vorgaben automatisiert in alle Arbeitspläne übertragen.
Aufgaben eines IHB:
Das Aktualisierungsmanagement sorgt dafür, dass alle Änderungen einer Änderungsnummer zugeordnet werden. Dies ermöglicht eine gezielte Steuerung mit einem definierten Gültigkeitsdatum. Berechtigungen stellen sicher, dass jeder Fachbereich genau die definierten Arbeiten im Arbeitsplanmanager durchführen kann.
Viele Unternehmen verwalten eine große Menge an Wartungsplänen, da zahlreiche Einzelobjekte und Instandhaltungsanleitungen mit entsprechenden Fristen verknüpft sind. Der Wartungsplan Manager von valantic ermöglicht Wartungspläne in großer Menge effizient anzulegen und zu pflegen. Dadurch wird eine zuverlässige Verarbeitung großer Datenmengen gewährleistet, selbst bei einer stetig wachsenden Anzahl an Einzelobjekten und Anleitungen. So können Wartungsfristen zuverlässig eingehalten werden, während der Arbeitsaufwand in SAP trotz der Vielzahl an Objekten gering bleibt.
Die kontinuierliche Pflege von Stammdaten erfordert klare Prozesse, Schulungen, Disziplin und technologische Unterstützung. Vor allem ist ein hoher konzeptioneller Aufwand notwendig, der sich langfristig allerdings auszahlt. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, bestehende Stammdaten und Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren.
Der Fokus sollte auf dem Motto liegen: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“ Erst wenn Standards, Prozesse und Konzepte klar definiert sind, sollten unterstützende Tools implementiert werden. Ein systematische Stammdatenharmonisierung kann neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Anwenderunternehmen, Herstellern und Service Providern ermöglichen.
Werden Daten untereinander ausgetauscht, entstehen neue Use Cases: Beispielsweise ermöglicht künstliche Intelligenz (KI) innovative Ansätze wie Predictive Maintenance. Voraussetzung dafür sind jedoch saubere, konsistente Stammdaten.
Deshalb sollten Unternehmen bereits vor einer SAP S/4HANA-Transformation ihre Stammdaten analysieren und bereinigen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie einen Greenfield- oder Brownfield-Ansatz wählen – insbesondere mit Blick auf die Zukunft des Asset Managements.
Effiziente Stammdatenpflege mit valantic
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