SAP Best Practice in der Instandhaltung

SAP Best Practice: SAP integriert Best Practice in seine ERP-Suite SAP S/4HANA. Diese vorkonfigurierten Prozessdefinitionen, Testskripte und Beispieldaten helfen Unternehmen, SAP S/4HANA effizient einzusetzen und das Implementierungsrisiko zu minimieren. 

Der Duden definiert den Begriff „Best Practice“ als „(besonders in Wirtschaft und Politik) bestmögliche [bereits erprobte] Methode, Maßnahme o. Ä. zur Durchführung, Umsetzung von etwas“. Unternehmen sind an solchen erprobten Prozessen besonders interessiert – schließlich bieten sie eine bewährte Abkürzung zum Erfolg. Wer als Anbieter Best Practices im Portfolio hat, steigert den Wert seiner Leistung unmittelbar. 

SAP Best Practice in SAP S/4HANA 

SAP setzt auf dieses Prinzip und kombiniert die ERP-Suite SAP S/4HANA mit SAP-Best-Practice-Prozessen. Diese sind eine von drei Komponenten von SAP Activate, einer Methode zur Implementierung von SAP S/4HANA. 

SAP Best Practice umfasst grundsätzlich: 

• vorkonfigurierte Prozessdefinitionen 
• Testskripte 
• Beispieldaten 

Diese Elemente zeigen, wie Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA optimal abgebildet werden können. Unternehmen profitieren von einem besseren Verständnis der Standard-Funktionen und einer schnelleren Testphase. Das Ziel: das beste Ergebnis mit SAP S/4HANA erzielen und dabei das Umsetzungsrisiko minieren. Angesichts der Vielzahl an Technologien und Möglichkeiten, die SAP bietet, erleichtert SAP Best Practice die Orientierung. 

Zehn Best-Practice-Prozesse für die Instandhaltung 

Für die Instandhaltung bietet SAP zehn Best-Practice-Prozesse an, die sich alle auf die operative Instandhaltung beziehen. Allerdings sind nur fünf davon auf dem neuesten Stand und nutzen die aktuellen Funktionen von SAP S/4HANA. Die restlichen Prozesse basieren noch auf SAP ERP (SAP ECC 6.0) und entsprechen nicht mehr dem aktuellen User Interface. 

Unternehmen, die SAP S/4HANA einführen oder bereits nutzen, sollten sich auf diese fünf Prozesse konzentrieren: 

• Maintenance Resource Scheduling 
• Proactive Maintenance 
• Reactive Maintenance 
• Improvement Maintenance 
• Operational and Overhead Maintenance 

Diese Prozesse werden über die Komponenten SAP S/4HANA Maintenance Management und SAP S/4HANA Asset Management for Resource Scheduling abgebildet. Sie nutzen die neuesten Funktionen, die seit dem Release 2021 Q3 verfügbar sind. 

Das 9-Phasen-Modell für die Instandhaltung 

Die fünf Best-Practice-Prozesse basieren auf einem 9-Phasen-Modell, das den gesamten Instandhaltungsprozess strukturiert: 

1. Initiierung des Prozesses durch die Erstellung eines Instandhaltungsbedarfs 

2. Überprüfung der Instandhaltungsbedarfe 

3. Erstellung des Auftrags und Planung der Durchführung 

4. Genehmigung des geplanten Auftrags 

5. Vorbereitung der Durchführung 

6. Zuweisung von Personen und zeitliche Einplanung 

7. Durchführung und Rückmeldung durch die Instandhaltung 

8. Nacharbeiten durch die Instandhaltung 

9. Technischer und finanzieller Abschluss 

Fiori-Apps für eine effiziente Umsetzung 

Für die Abwicklung der neun Phasen beziehungsweise die Ausführung der fünf Prozesse stellt SAP via Best Practice Fiori-basierte Apps bereit. Diese sind auf verschiedene Rollen zugeschnitten, z. B. Instandhaltungstechniker oder Instandhaltungsplaner, und funktionieren auch auf Mobilgeräten. Dadurch kann die gesamte operative Instandhaltung über eine benutzerfreundliche Oberfläche gesteuert werden. Zudem berücksichtigen die Best-Practice-Prozesse die Integration von Logistik und externen Dienstleistern. 

Weitere neue Funktionen in den Best-Practice-Prozessen 

• Kapazitäts- und Ressourceneinsatzplanung mit RSH 
• Planungsmappen für die Abbildung von Instandhaltungsintervallen 
• Ausführungsphase, um Haupttätigkeiten von vor- und nachgelagerten Arbeiten zu unterscheiden 
• Lean-Service-Prozess für die Beauftragung und Abwicklung externer Dienstleistungen 

SAP Best Practice als Startpunkt – mit valantic zum individuellen Prozess 

Unternehmen, die für ihre Prozesse SAP Best Practice nutzen möchten, haben dazu zwei Möglichkeiten:

1. Eigene Konfiguration und Tests basierend auf der von SAP bereitgestellten Dokumentation. 
2. Direktes Einspielen des Best-Practice-Contents ins System, inklusive Grund-Customizing und Testdaten. 

Aus Erfahrung sollten die vorkonfigurierten Prozesse nur als Ausgangspunkt betrachtet werden. Denn Best Practice basiert auf einem Standard, der auf die Anforderungen eines idealtypischen Unternehmens mit einer idealtypischen Instandhaltung zugeschnitten ist. In der Praxis wird das so in seltenen Fällen vollständig zutreffen, weshalb Anpassungen an Details fast immer erforderlich sind. 

Zudem nutzen Best-Practice-Prozesse nicht alle hilfreichen Funktionen, die SAP S/4HANA bereitstellt. Dazu zählen Checklisten, die Freischaltabwicklung, die Kollaboration in der Instandhaltung und die mittel- sowie langfristige Instandhaltungsplanung. 

Unternehmen, die mit SAP S/4HANA ihre Instandhaltung optimieren möchten, sollten über Best Practice hinaus auf die Erfahrung und das Know-how eines starken Partners setzen. Die Expert*innen von valantic verfügen über umfassende Expertise in der Instandhaltung und SAP S/4HANA. Sie kennen sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die Möglichkeiten und Grenzen der SAP-Lösungen.