Digitale Ressourceneinsatzplanung – Antwort auf den Fachkräftemangel in der Instandhaltung

Das Finden qualifizierter Mitarbeiter*innen zählt zu den größten Herausforderungen für Unternehmen. In unserem Blogartikel zeigen wir anhand von drei konkreten Lösungen, wie sich eine digitale Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld umsetzen lässt. 

Zwei zentrale Herausforderungen prägen das Instandhaltungsumfeld in Industrieunternehmen: 

• Fachkräftemangel – Die Suche nach qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter*innen gestaltet sich seit Jahren schwierig und bleibt eine der größten Hürden im Tagesgeschäft. 

• Wissenssicherung – Der Erhalt von Erfahrungswissen wird zunehmend kritisch, insbesondere vor dem Hintergrund hoher Fluktuation und altersbedingter Pensionierungen. 

Drei Lösungen für die digitale Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld 

Vor diesem Hintergrund stehen Unternehmen vor zwei zentralen Aufgaben: Sie müssen sowohl verlorenes Know-how kompensieren als auch Prozesse effizienter gestalten, um aktuelle und künftige Engpässe auszugleichen. Die digitale Ressourceneinsatzplanung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Sie ermöglicht es, Planungsvorschläge zu generieren, die möglichst optimal auf die Anforderungen und die verfügbaren Mitarbeiter*innen abgestimmt sind. 

Ein weiterer Vorteil: Eine integrierte Lösung berücksichtig nicht nur die Verfügbarkeit der Mitarbeiter*innen, sondern auch deren Qualifikationen. Gerade bei knapper Personaldecke ist es zudem unerlässlich, Fehler zu vermeiden. Dies gelingt durch die realisierte Datentransparenz, die integrierte Lösungen schaffen, mit denen unnötige Inkonsistenzen durch Systembrüche vermieden werden. 

Wie sich eine digitale Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld realisieren lässt, zeigt valantic anhand von drei praxiserprobten Lösungen. 

1. SAP RSH: Integrierte Planung und Überwachung der Kapazitäten von Teams 

SAP S/4HANA Asset Management for resource scheduling (SAP RSH) ist eine Lösung für das Instandhaltungsmanagement. Als Teil des SAP S/4HANA-Cores benötigt sie keine zusätzlichen Installationen oder Schnittstellen. 

Mit SAP RSH lassen sich Instandhaltungsaufwände analysieren und mit den verfügbaren Kapazitäten auf Ebene von Teams und Arbeitsplätzen abgleichen. Das ermöglicht einen optimalen Einsatz vorhandener Ressourcen. 

Da Planungsentwürfe simuliert werden können, haben Verantwortliche die Möglichkeit, mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen. So können sie rechtzeitig sicherzustellen, dass alle Bedarfe berücksichtig werden. Mit der integrierten tagesscharfen Pflege der Arbeitsplatzkapazitäten lassen sich ad hoc die tatsächlich verfügbaren Ressourcen abbilden. 

Ein grafisches Gantt-Diagramm, das zeitliche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Tätigkeiten visualisiert, erleichtert das Verständnis und die Optimierung der Planung. Die daraus resultierenden Vorgänge und Aufträge werden ganz einfach intuitiv per Drag-and-Drop-Funktion zugewiesen. 

Die Lösung unterstützt verschiedene Businessobjekte als Bedarfsquellen (z. B. SAP PM, SAP CS, SAP PS) und ermöglicht eine personengenaue Zuordnung. 

2. SAP FSM: End-to-End-Planung und Optimierung von Außendienstprozessen 

SAP Field Service Management (FSM) ist eine cloudbasierte Lösung, die Unternehmen bei der Planung, Steuerung und Optimierung ihrer Außendienstprozesse unterstützt. Die manuelle Einsatzplanung lässt sich einfach über eine Drag-and-Drop-Funktion ausführen und ist außerdem mit praktischen Tools ausgestattet, um häufige Umplanungsszenarien besser abzudecken. 

Die automatisierte Planungsfunktion, – inklusive Planungshilfen sowie vollautomatischer Einsatzplanung und -zuweisung – beschleunigt den gesamten Planungsprozess. Für die Personaleinsatzplanung können unterschiedliche Businessobjekte als Bedarfsquellen verwendet werden. Dazu gehören zum Beispiel SAP CS, SAP PM oder SAP HCM. 

Ein weiterer zentraler Bestandteil von SAP FSM ist das Skill Management. Wenn bestimmte Aus- oder Weiterbildungen für einen Einsatz erforderlich sind, gleicht das System diese automatisch mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen ab. Zusätzlich fließen Standort- und Verfügbarkeitsdaten in die Planung ein, sodass FSM eine passende Ressource vorschlagen kann. 

Ein weiterer Vorteil ist die Integration von externen Techniker*innen. Wenn ein Instandhaltungseinsatz aufgrund fehlender Zeit oder fehlender Qualifikation intern nicht abgedeckt werden kann, wird dieser Einsatz über eine Portallösung extern vergeben. Dieser Prozess ist in die Ressourceneinsatzplanung integriert und stellt damit die Transparenz über den gesamten Ablauf hinweg sicher. 

3. DIVCON dynamicSCHEDULING: Mittelfristige Optimierung und kurzfristige Planung 

DIVCON dynamicSCHEDULING ist eine ganzheitliche von SAP zertifizierte Lösung. Sie lässt sich als Add-on direkt in SAP ECC oder SAP S/4HANA integrieren.

Mit dem Modul dynamicCAPACITY unterstützt das Tool eine mittelfristige Optimierung der Team- und Arbeitsplatzauslastung. Dafür erstellt es eine übersichtliche Gegenüberstellung von Bedarf und Kapazitätsangebot der Instandhaltungsteams. 

Das Modul dynamicPLANNING wiederum optimiert die kurzfristige Disposition von einzelnen Ressourcen – abgestimmt auf Auslastung, Qualifikationen und Standort. 

Die Einsätze werden entweder vollautomatisch von DIVCON dynamicSCHEDULING oder teilunterstützt durch die Disponent*innen eingeplant. Eine grafische Plantafel sorgt für eine übersichtliche Visualisierung dieser. Dabei greift die Software direkt auf verschiedene Businessobjekte als Bedarfsquellen. Unter anderem aus den Modulen SAP PM, SAP CS, SAP PS sowie SAP HCM. 

Durch die Möglichkeit, Aufträge automatisiert zu planen und Anlagenstillstände im Voraus zu berücksichtigen, wird DIVCON dynamicSCHEDULING zu einer ganzheitlichen Lösung für die digitale Ressourceneinsatzplanung. 

Finden Sie die richtige Lösung – mit valantic 

Die drei vorgestellten Lösungen im SAP-Umfeld bieten umfassende Möglichkeiten, um dem Fachkräftemangel in der Instandhaltung entgegenzuwirken:

• SAP RSH unterstützt bei der langfristigen Ressourcenplanung. 

• SAP FSM ist auf die Mittel- und Kurzfristplanung von Einsätzen im Außendienst ausgelegt. 

• DIVCON dynamicSCHEDULING bietet eine ganzheitliche Lösung für die digitale Ressourceneinsatzplanung. Es unterstützt sowohl die mittelfristige Optimierung der Team- und Arbeitsplatzauslastung als auch die kurzfristige Disposition. 

Um sich für die richtige Lösung aus dem SAP-Umfeld zu entscheiden, sollten Unternehmen spezifischen Anforderungen identifizieren und eine Roadmap mit Blick auf das Ganze erstellen. Nur so lässt sich eine individuelle digitale Ressourceneinsatzplanung wählen, die heutige und zukünftige Anforderungen erfüllt. 

Die Zeit ist dabei ein entscheidender Faktor: Je schneller Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die wachsende Kompetenzlücke zu schließen, desto wahrscheinlicher sichert sie sich einen Wettbewerbsvorteil.