Effizienzhebel: Wissensmanagement & Automatisierung mit KI
Die Dokumenten- und Datenverwaltung gehört schon heute zu den wichtigsten Use Cases für Applied AI. In der Studie „Digital 2030“ sie durch den Einsatz von KI messbare Effizienzgewinne wie Zeitersparnis und Kostenreduktion erzielen – mehr als die Hälfte von ihnen um bis zu 19 Prozent.
Die Effizienzpotenziale durch KI sind deutlich. Doch wie lassen sie sich möglichst einfach, effektiv und sicher nutzen?
Mit dem AI Workflow Bot stellt valantic eine KI-Lösung vor, die Unternehmen schneller ans Ziel bringt. „Efficiency is yours“ ist dabei nicht nur ein Slogan, sondern handfester Benefit.
Was ist der AI Workflow Bot?
Der AI Workflow Bot ist ein individualisierbares KI-System, das Informationen unterschiedlicher Wissensquellen bündelt, diese in natürlicher Sprache zugänglich macht und Workflows automatisiert. Die skalierbare Software bietet Schnittstellen zu beliebig vielen und frei wählbaren Arbeitstools, Datenbanken und Plattformen eines Unternehmens. Auf diese Weise kann der KI-Agent bei nahezu allen wissensbezogenen Aufgaben unterstützen, diese teils komplett automatisch ausführen und Prozesse deutlich effizienter gestalten.
Welche Herausforderung löst der AI Workflow Bot?
Gerade in größeren Organisationen sind meist unzählige Tools, unterschiedliche Kommunikationskanäle und Wissensquellen im Einsatz. Dadurch fällt es schwer, standort- und bereichsübergreifend Überblick über Informationen zu behalten und Transparenz in Workflows zu bringen.
Genau hier setzt der AI Workflow Bot an: Als zentrale Anlaufstelle minimiert der KI-Agent Barrieren für das interne Wissensmanagement und ermöglicht eine nahtlose Interaktion mit Unternehmensdaten, seien es Informationen zu Mitarbeitenden, Leads und Kunden, Produkten, Services oder Projekten. Ziel der Entwicklung war es nicht nur, Wissen niederschwellig zugänglich zu machen, sondern durch Prozessautomatisierung messbare Effizienzpotenziale zu heben.
Was hat der AI Workflow Bot anderen KI-Systemen voraus?
Im Gegensatz zu vielen anderen LLM-Systemen zeichnet sich der AI Workflow Bot durch zwei zentrale Eigenschaften aus: Anpassbarkeit und Datensicherheit.
- Customizable: Der AI Workflow Bot kann in jede Systemlandschaft integriert und für spezifische Prozesse, Anforderungen und Teams individualisiert werden. Dafür lassen sich nahezu alle gängigen Plattformen und Tools in das KI-System integrieren. Skalierbarkeit und Flexibilität sind bereits in der Grundidee verankert.
- Datenschutz: Die Implementierung des AI Workflow Bots erfüllt die zentralen Kriterien der DSGVO. Sämtliche Daten werden auf Servern in Europa gespeichert, was datenschutzkonforme Prozesse garantiert und sensible Informationen schützt. Mitarbeiter-, Kunden- und Unternehmensdaten werden ausschließlich intern verarbeitet – bei Bedarf über eigene Inhouse-Server – und nicht für Trainingszwecke externer KI-Modelle verwendet.
Wie funktioniert der AI Workflow Bot von valantic?
Das KI-System gliedert sich in drei Bereiche, die die Funktionsweise skizzieren:
- Die Core-Logik übernimmt die Verarbeitung von natürlicher Sprache und die Orchestrierung aller beteiligten Prozesse, um prägnante, aussagekräftige Antworten zu formulieren.
- Eine zentrale Kommunikationsplattform bildet den Touchpoint zum User und dient als Ausgabe- bzw. Interaktionsmedium. Mögliche Plattformen sind z. B. Microsoft Teams, Mattermost, Slack, WhatsApp, Asana oder ein vorhandener Website-Chatbot.
- Interne und externe Plattformen, die an das KI-System angebunden werden, dienen als Eingabemedien bzw. Wissens- und Datenquellen. Verknüpft werden können z. B. Sharepoint, Atlassian, Blogs, interne Wikipedia, CRM-, ERP- und HR-Systeme sowie Suchmaschinen für Web Searches.
Für welche Einsatzbereiche ist der AI Workflow Bot optimiert?
Durch seine Anpassbarkeit und Einfachheit in der Implementierung sowie Anwendung sind vielfältige Einsatzbereiche denkbar – sowohl unternehmensintern zur Optimierung von Workflows und Arbeitsschritten als auch zur Bereicherung von Kundenerlebnissen.
1) Intern: Wissensmanagement & Prozessautomatisierung mit KI
Mitarbeitende aller Bereiche und Standorte haben mit dem KI-Agent direkten Zugriff auf Informationen und arbeiten effizienter zusammen. Bei valantic nutzen wir den AI Workflow Bot aktuell u. a. für:
- die Daten-, Dokumenten- und Wissensverteilung
- die Mitarbeiter- und Expertenprofilsuche
- die Content-Erstellung
- das Projektmanagement
2) Extern: KI-gestützte Customer Journeys
Als zusätzlicher Service lässt sich der AI Workflow Bot auch in bestehende Kundenerlebnisse einbinden, um CX-Prozesse zu optimieren – etwa durch die Integration ins Website-, Shop- oder App-Frontend. Informationen werden für einen breiten Benutzerkreis schnell zugänglich und komplexe Inhalte wie Handbücher oder Anleitungen verständlicher vermittelt. Ein weiterer möglicher Use Case im E-Commerce ist das Retouren-Management: Rücksendungen können über den Chatbot einfach und rund um die Uhr abgewickelt werden.
Wie können Unternehmen mit dem AI Workflow Bot starten?
Die Low-Code/No-Code-Entwicklung macht den AI Workflow Bot zu einer höchst flexiblen, schnell skalierbaren KI-Lösung für Organisationen jeder Branche und Größe – egal ob 10 oder 10.000 Mitarbeitende, deutschlandweite oder internationale Standorte, B2B-Händler oder B2C-Marke. Alles, was es für den Start braucht, ist Wissen in digitaler Form. Einmal implementiert lassen sich mit wenigen Klick beliebig viele Plattformen, Tools und Systeme anbinden. Auch die Verknüpfung mit anderen KI-Systemen wie dem AI Sales Agent ist problemlos möglich.
*Ausführliche Erkenntnisse zu den Chancen und stärksten Anwendungsbereichen von KI finden Sie im Trend-Report „Digital 2030 – The Rise of Applied AI“ von Handelsblatt Research Institute und valantic (2025).
Turn your vision into reality: Female Digital Impact
