Papierlos in die Zukunft
Mobile Lösung zur Instandhaltungs-rückmeldung
Die BLS AG betreibt eines der wichtigsten Bahnnetze der Schweiz. Mit der Einführung einer mobilen Lösung für die Instandhaltungsrückmeldung digitalisiert sie zentrale Werkstattprozesse – für mehr Effizienz, Transparenz und Datenqualität im gesamten Instandhaltungsbereich.
Über die BLS
Die BLS AG ist ein vielseitiges Schweizer Bahnunternehmen mit Sitz in Bern. Als Anbieterin von Bahn-, Bus-, Schiffs- und Autoverlad-Angeboten verbindet sie Menschen, Regionen und Tourismusdestinationen. Im Güterverkehr sorgt die BLS für leistungsstarke internationale Verbindungen.
Mit dem Lötschberg-Basistunnel betreibt sie eine der wichtigsten Transitachsen Europas. Nachhaltige Mobilität steht im Fokus: Die BLS setzt auf erneuerbare Energien, moderne Technologien und digitale Lösungen – mit dem Ziel, bis 2050 klimaneutral zu werden.
Dank regionaler Verankerung, technischer Kompetenz und klarer Kundenorientierung gestaltet die BLS den öffentlichen Verkehr in der Schweiz aktiv mit.
Ausgangslage
Vor der Einführung der mobilen Lösung wurden Instandhaltungsmaßnahmen in den Werkstätten der BLS AG papierbasiert organisiert. Die Mitarbeitenden erhielten ihre Aufträge täglich in gedruckter Form – rund 800 Seiten mussten dafür pro Tag erzeugt werden. Die Rückmeldungen zu ausgeführten Arbeiten erfolgten schriftlich und wurden im Anschluss manuell in das SAP System übertragen. Diese Vorgehensweise führte zu Medienbrüchen, erhöhter Fehleranfälligkeit und einem hohen administrativen Aufwand. Ziel war es daher, eine durchgängig digitale Lösung zu schaffen, bei der alle Informationen und Rückmeldungen direkt über mobile Endgeräte erfasst und in Echtzeit an das SAP-System übermittelt werden können.
Ziel
Im Zentrum des Projekts bei der BLS AG steht die Einführung einer digitalen und mobilen Benutzerführung für Instandhaltungsmaßnahmen. Ziel ist es, sämtliche relevanten Informationen, Anweisungen und Arbeitsschritte direkt auf einem mobilen Endgerät bereitzustellen. Instandhaltungsmitarbeitende sollen damit alle Tätigkeiten digital unterstützt durchführen und die erfassten Daten direkt über das Device zurückmelden können – effizient, standardisiert und in Echtzeit.
Für eine medienbruchfreie Integration in das bestehende Instandhaltungsmanagementsystem (SAP) ist die strukturierte Aufbereitung der Stammdaten entscheidend. Besonders im Fokus stehen dabei die Arbeitsanweisungen sowie die Anlagedaten, welche den Ort, den Zugang und die benötigten Ressourcen exakt definieren.
Herausforderungen
Mit der Einführung der mobilen Instandhaltungslösung setzte die BLS AG einen Meilenstein in der Digitalisierung technischer Prozesse. Die Werkstätten arbeiteten zuvor papierbasiert und druckten täglich rund 800 Seiten. Die Umstellung auf eine digitale, mobile Rückmeldung revolutionierte die Arbeitsweise aller Fachbereiche.
Die Herausforderung lag neben dem Technologiewechsel vor allem in der Integration der neuen Lösung in bestehende Systeme: Prozesse wurden analysiert, überarbeitet und in eine durchgängige SAP-basierte Lösung integriert. Parallel wurde das Know-how zur Nutzung der Systemfunktionen in der Instandhaltung aufgebaut. Die Pflege relevanter Stammdaten war dabei entscheidend für eine effiziente, medienbruchfreie mobile Rückmeldung.
Durch ein agiles Vorgehen mit direktem Nutzerfeedback konnten Prozesse kontinuierlich optimiert und die Akzeptanz der mobilen Instandhaltungslösung bei Mitarbeitenden nachhaltig gesteigert werden.
System
Im Rahmen des Projekts wurde die mobile Lösung vollständig in das bestehende SAP-System der BLS integriert. Die Instandhaltungsprozesse basieren auf SAP EAM, ergänzt durch eine moderne, Fiori-basierte Benutzeroberfläche für die mobile Nutzung. Die Werkstattmitarbeitenden wurden schrittweise an das neue System herangeführt und intensiv geschult, um die digitale Rückmeldung direkt über mobile Endgeräte sicherzustellen.
Durch die enge Verzahnung mit der bestehenden Systemlandschaft konnten Medienbrüche vermieden und die Datenqualität signifikant verbessert werden. Die Integration erfolgte unter konsequenter Berücksichtigung der bestehenden Prozessstruktur – ohne zusätzliche Kompromisslösungen oder Insellösungen.
Das BLS-Projekt OPAL Kennzahlen im Überblick
1
Jahr Projektdauer
5
Integrierte Werkstätten
120
Instandhaltungs- mitarbeitende
90 %
Weniger Papierverbrauch
100 %
digitale Rückmeldung per Tablet
Das Projekt zur Umstellung der Instandhaltung auf SAP wurde intern als „OPAL“ bezeichnet. Dieser Name steht für die vollständige Integration der Instandhaltungsprozesse und könnte in der Kommunikation verwendet werden, um das Projekt klar zu identifizieren.
Für die Entwicklung und Implementierung der mobilen Lösung wurde die agile Methode SCRUM eingesetzt. Dies ermöglichte eine iterative Entwicklung mit regelmäßigem Feedback der Endanwender, was die Akzeptanz der Lösung erheblich steigerte.
Die mobile Anwendung basiert auf SAP Fiori, was eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche gewährleistet. Dies erleichtert den Instandhaltungsmitarbeitenden die Navigation und Dateneingabe erheblich
Um die komplexen Anforderungen der Schichtplanung und Logistik abzubilden, die über die Standardmöglichkeiten hinausgehen, hat die SBB IT verschiedene SAP Zusatzentwicklungen realisiert.
- Automatische Schichtplanung
- Abbildung von Regeln und Parametern
- Personal- und Fahrzeugdisposition
- Drehbücher und Erhaltungsfahrpläne
In enger Zusammenarbeit wurde der Einfluss auf die Stammdaten im Zuge der Umsetzung dieser Entwicklungen auf Machbarkeit geprüft und verarbeitet.
Durch die Digitalisierung der Prozesse konnten nicht nur der Papierverbrauch, sondern auch die Archivierungskosten signifikant gesenkt werden, da weniger physische Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Die medienbruchfreie Datenerfassung führt zu einer höheren Datenqualität im ERP-System, da Fehlerquellen durch manuelle Übertragungen eliminiert werden.
Ausblick
Die erfolgreiche Einführung der mobilen Instandhaltungslösung bildet für die BLS AG die Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte im technischen Bereich. Perspektivisch ist geplant, die Lösung auch auf andere Geschäftsbereiche auszuweiten – etwa auf die Fahrzeuginstandhaltung oder zusätzliche technische Einheiten. Parallel dazu wird die Applikation kontinuierlich weiterentwickelt, insbesondere im Hinblick auf Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Dabei setzt die BLS weiterhin auf agile Methoden, um flexibel auf neue Anforderungen reagieren und die Anwendung gemeinsam mit den Anwenderinnen und Anwendern gezielt verbessern zu können.
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