Highlight
Gemeinsam erfolgreich – unser valantic Team.
Lernen Sie die Menschen kennen, die mit Leidenschaft und Verantwortung bei valantic Großes bewegen.
Mehr über uns erfahren
valantic workdocs HR
Cloud Personalakte: einfach & sicher
Die Cloud Personalakte valantic workdocs HR ist der persönliche Assistent in jeder Personalabteilung, welcher dabei hilft, den administrativen Aufwand zu reduzieren und sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren: die Mitarbeitenden.
Eine aktuelle Umfrage zeigt, dass 89 Prozent der Personalverantwortlichen den administrativen Anteil ihrer Arbeit als zu hoch empfinden. Dieser Umstand ist oft auf manuelle Prozesse zurückzuführen, bei denen weiterhin mit Papierdokumenten gearbeitet und weder digitale Personalakten noch elektronische Unterschriften genutzt werden. Infolgedessen bleibt der Verwaltungsaufwand in vielen Personalabteilungen immer noch sehr hoch. Mit der Cloud Personalakte valantic workdocs HR lässt sich dies ändern: Papierakten verschwinden, HR-Prozesse werden digitalisiert und beschleunigt – alles sicher und compliant.
Produktblatt: Personalarbeit einfach und sicher in der Cloud
Mit dem Cloud Dokumentenmanagement von valantic workdocs HR wird administrativer Aufwand reduziert und die Effektivität jeder Personalabteilung gesteigert.
Jetzt Produktblatt zur Cloud Personalakte valantic workdocs HR herunterladen!
Jetzt Produktblatt zur Cloud Personalakte valantic workdocs HR herunterladen!
Inhalt
- 01 Einfache Cloud Personalakte für SAP SuccessFactors
- 02 Die Vorteile der Cloud in der Personalarbeit mit SAP SuccessFactors
- 03 Die Highlights der Cloud Personalakte valantic workdocs HR
- 04 Wie digitale Unterschriften die Personalarbeit in der Cloud erleichtern
- 05 valantic workdocs HR: Ihre Vorteile und Produktvarianten auf einen Blick
- 06 Checkliste zu Funktionen der cloudbasierten Personalakte
- 07 FAQ zur cloudbasierten Personalakte
- 08 Ihr Ansprechpartner für die Cloud Personalakte valantic workdocs HR
Einfache Cloud Personalakte für SAP SuccessFactors
valantic workdocs HR ist eine cloudbasierte Personalakte, die als SaaS Lösung in SAP SuccessFactors Employee Central integriert ist. Mit der Cloud Dokumentenverwaltung lassen sich Personaldokumente und -daten einfach, schnell und digital managen. Finden leicht gemacht: mit wenigen Klicks durch Volltextsuche, Filterung und Sortierung. Alle HR-relevanten Dokumente, ob Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge oder Zeugnisse, können von berechtigten Mitarbeitenden aufgerufen und bearbeitet werden, sie sind so jederzeit auf dem aktuellen Stand. Moderne Sicherheitsmechanismen schützen sensible Personaldaten vor unberechtigtem Zugriff, DSGVO-konform und compliant.
Dokumentenvorlagen mit intelligenten Feldfunktionen ermöglichen eine effiziente Erstellung von Personaldokumenten, die automatisiert mit den Daten der Mitarbeitenden sowohl aus SAP als auch aus anderen Datenbanksystemen befüllt werden. Alle erzeugten Dokumente werden versioniert und können direkt in den digitalen Signaturprozess überführt werden.
valantic workdocs HR integriert digitale Unterschriften von einfacher bis qualifizierter Signatur. Dadurch werden rechtssichere Unterschriftenprozesse beschleunigt und kosteneffizient.
Die SaaS-Lösung bietet automatische Aktualisierungen und Archivierungen von Dokumenten, die durch SAP SuccessFactors ausgelöst werden. Auch Dokumentenlöschungen können fristgerecht angestoßen und nach 4-Augen-Prinzip durchgeführt werden. Die App lässt sich direkt aus SAP SuccessFactors öffnen. Alles erleichtert durch ein Single Sign-On mit SAP SuccessFactors.
Die Vorteile der Cloud in der Personalarbeit mit SAP SuccessFactors
In der heutigen digitalen Welt ist die Nutzung von Cloud- und SaaS-Lösungen für Unternehmen unverzichtbar geworden. Auch in der Personalarbeit bieten diese innovativen Technologien zahlreiche Vorteile, so optimiert eine schnelle und einfache Implementierung die Arbeitsabläufe und spart damit wertvolle Zeit.
-
1
Schnelle & einfache Implementierung
Die Nutzung von Cloud und SaaS in der Personalarbeit ermöglicht eine nahtlose Integration und eine schnellere Implementierung im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise-Systemen. Es müssen keine umfangreichen Installationen durchgeführt oder sich um Hardware- und Software-Updates gekümmert werden. Stattdessen kann unmittelbar mit der Nutzung der Lösung begonnen und von den vielfältigen Funktionen profitiert werden.
-
2
Arbeitserleichterung
Cloud- und SaaS-Lösungen bieten Funktionen, die die Personalarbeit erleichtern. Es können beispielsweise automatisierte Prozesse zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträgen und Leistungsbeurteilungen genutzt werden. Dabei können HR-Dokumente schnell mit Hilfe von hinterlegten Templates erstellt oder digital signiert werden. Es werden manuelle Aufgaben reduziert, Fehlerquellen minimiert und die Effizienz jeder HR-Abteilung gesteigert.
-
3
Geringe technische Voraussetzungen
Die Nutzung von Cloud- und SaaS-Lösungen erfordert keine umfangreiche technische Infrastruktur. Es wird lediglich ein stabiler Internetzugang und ein Endgerät benötigt, um auf die Lösung zugreifen zu können. Dadurch entfallen hohe Investitionskosten für Server und andere IT-Ressourcen.
-
4
Vereinfachter Zugriff und Nutzung
Cloud- und SaaS-Lösungen ermöglichen den Zugriff auf Personaldaten und -prozesse von überall und jederzeit. Somit kann von verschiedenen Geräten aus darauf zugegriffen werden, sei es im Büro, von zu Hause oder unterwegs. Diese Flexibilität ermöglicht Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu relevanten Informationen.
Bassam Kharashfeh
Business Development SaaS bei valantic
„Unsere cloudbasierte Personalakte valantic workdocs HR basiert auf der SAP Business Technology Platform und der bewährten SuccessFactors Grundlage. Dadurch profitieren Sie von der Zuverlässigkeit und Sicherheit einer etablierten Plattform, die speziell für die Anforderungen im Personalmanagement entwickelt wurde. Es ist eine out of the box Lösung, die keiner Installation bedarf. valantic workdocs HR optimiert Ihre Arbeitsabläufe, spart Zeit und steigert die Effizienz.“
Die Highlights der Cloud Personalakte valantic workdocs HR
- Cloud-only als Software-as-a-Service (SaaS)
- Synchronisierung mit SAP SuccessFactors Employee Central
- Öffnen der App direkt aus SAP SuccessFactors
- Single Sign-On mit SAP SuccessFactors
- Digitales Dokumentenmanagement
- Automatische Aktualisierungen und Archivierungen von Dokumenten, angestoßen von SAP SuccessFactors
- Finden mit wenigen Klicks durch Volltextsuche, Sortierung und Filter
- Vorlagen mit dem DocumentBuilder eigenständig erstellen, flexibel anpassen und verwalten. Die Vorlagen werden automatisch mit SuccessFactors-Daten der Mitarbeitenden gefüllt.
- Automatisierte HR-Prozesse
- Task Management und entsprechende Workflows
- Erstellen von dokumentenbezogenen Aufgaben inkl. Benachrichtigungen als Erinnerung
- Integration von Microsoft
- Digitale Signaturen von einfacher bis qualifizierter Signatur: alle eSign Standards sind integriert aus einer Hand
- Self-Service für Mitarbeitende
- Sicherheitsmechanismen zum Schutz sensibler Personaldaten, u.a. rollenbasierte Zugriffskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, 4-Augen-Löschprinzip bei Dokumenten, Revisionssicherheit, DSGVO-Konformität, rechtssichere Signaturen u.v.m.
- Das Rollenmanagement ermöglicht Zugang für die Benutzertypen: technische*r Administrator*in, HR Administrator*in, Manager*in und Mitarbeiter*in
Wie digitale Unterschriften die Personalarbeit in der Cloud erleichtern
Der Einsatz digitaler Unterschriften ermöglicht es, Dokumente online zu unterzeichnen, ohne dass ein persönliches Treffen oder der Austausch von Papierdokumenten erforderlich ist. Es werden Zeit, Geld und Ressourcen gespart. Die Vorteile sind vielfältig:
1. Effizienzsteigerung: Durch die Verwendung digitaler Unterschriften wird der Signaturprozess erheblich beschleunigt. Dokumente können elektronisch versendet und innerhalb kürzester Zeit unterzeichnet werden. Dies verkürzt Bearbeitungszeiten, steigert die Produktivität und ermöglicht die Konzentration auf wesentliche Aufgaben.
2. Kosteneinsparung: Der Einsatz der digitalen Unterschrift spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch den Wegfall von Druck-, Versand- und Lagerkosten für Papierdokumente werden die Ausgaben signifikant reduziert. Zusätzlich entfallen die Kosten für die manuelle Verarbeitung und Archivierung von Papierdokumenten.
3. Rechtssicherheit: Digitale Unterschriften sind rechtlich bindend und erfüllen die geltenden gesetzlichen Anforderungen, wie eIDAS und ZertES. Moderne Technologien und Sicherheitsmechanismen gewährleisten die Authentizität und Integrität der unterzeichneten Dokumente.
4. Flexibilität und Zugänglichkeit: Mit der digitalen Signatur können Unterschriften von überall und zu jeder Zeit geleistet werden. Dies ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit u.a. mit externen Mitarbeiter*innen, Dienstleister*innen und Kund*innen, unabhängig von der geografischen Lage.
5. Umweltfreundlichkeit: Die digitale Unterschrift trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was nicht nur Aktenschränkte leert, sondern auch einen wesentlichen Beitrag zur Nachhaltigkeit leistet. Über den Schritt in Richtung papierloses Büro freut sich somit auch die Umwelt.
valantic workdocs HR: Ihre Vorteile und Produktvarianten auf einen Blick
Übersicht & Management
Einfache Bedienbarkeit
Flexibilität & Zugänglichkeit
Schnelle Workflows
Effizienzsteigerung
SAP SuccessFactors Synchronisierung
Varianten von valantic workdocs HR
STARTER
Personaldatenverwaltung:
- Erfassung und zentrale Verwaltung von Personaldokumenten sowie -daten
- Self-Service: Möglichkeit zur Aktualisierung von Daten durch die Mitarbeitenden
Dokumentenmanagement:
- Archivieren und Verwalten von Dokumenten
- Rollenbasiertes Dokumentenmanagement
- 4-Augen-Löschprinzip
Sicherheitsfunktionen:
- Login mit SAP SuccessFactors (SSO)
- Sicheres Login mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Audit-Protokoll für Nachverfolgbarkeit von Aktivitäten
- Transport-Sicherheit für geschützten Datentransfer
- Virenscanner für die Überprüfung von Dokumenten
Administrative Anpassungen:
- Individuelle Admin-Rollen zur Anpassung an die Unternehmensstruktur
- Integration mit Microsoft für nahtlosen Kalendereinsicht
BUSINESS
Alle Funktionen vom Starter-Abo inklusive:
Digitale Signaturen:
- 500 Dokumente p.a.
- Unlimitierte SES pro Dokument
- eIDAS- & ZertES-Konform
- Europäische Private Cloud
- Serieller & paralleler Unterschriftenlauf
PROFESSIONAL
Alle Funktionen vom Starter- und Business-Abo inklusive:
Signaturen & Branding:
- Unlimitierte AES & QES pro Dokument
- Branding der Benutzeroberfläche
Document Builder:
- Automatisierte sowie individualisierte Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen
- Generierung als Einzel- oder Serienbrief für den Massenschriftverkehr
- Alle Arten von Dokumenten, z.B. Bescheinigungen, Verträge, Formulare, Anschreiben, Kündigungen
- Automatisiert mit Daten aus SAP und anderen Datenbanksystemen ausfüllbar
Cloudbasierte Personalakte valantic workdocs HR
Erfahren Sie mehr über unsere Cloud- und SaaS-Lösungen und lassen Sie sich von den zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten für die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung überzeugen.
Jetzt Produktblatt zu valantic workdocs HR herunterladen und mehr erfahren!
Jetzt Produktblatt zu valantic workdocs HR herunterladen und mehr erfahren!
Interview mit Stefan Heins, Geschäftsführer valantic, über das cloudbasierte Arbeiten im HR
Jetzt Blogbeitrag lesen!
Jetzt Blogbeitrag lesen!
Checkliste zu Funktionen der cloudbasierten Personalakte
Mit valantic workdocs HR Personalprozesse auf das nächste Level heben
Durch uneingeschränkten Zugriff auf alle intelligenten Funktionen von valantic workdocs HR wird die Effektivität gesteigert.
Digitale Personalakte mit Dokumentenmanagement
4-Augen-Löschprinzip
Mitarbeiterverwaltung durch HR & Self-Service
Sicherer Login mit Zwei-Faktor Authentifizierung
Erstellung von HR-Dokumenten mit Hilfe von Templates
Login mit SAP SuccessFactors (SSO)
HR Task Management und Workflows
Regeln & Genehmigung
Rollenbasierte Erinnerungen an Tasks
Transport-Sicherheit
Microsoft Integration
Rollenbasierte Datenzugriffskontrolle
Elektronische Unterschriften
DSGVO und Compliance
FAQ zur cloudbasierten Personalakte
Die Preisgestaltung von valantic workdocs HR variiert je nach der Anzahl der Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen und den gewünschten Funktionen. Jedes Preispaket enthält Digital Admin und Elektronische Signaturen. Klicken Sie hier, um einen maßgeschneiderten Preisplan für Ihre Anforderungen anzufragen.
valantic workdocs HR bietet eine Integration mit SAP Success Factors (SF) an. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, valantic workdocs HR nahtlos in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren. Zu den verfügbaren Integrationen gehören alle SAP HXM-Lösungen sowie cloudbasierte Identitäts- und Zugangsverwaltungsdienste und vieles mehr. Durch diese Integrationen können Sie valantic workdocs HR optimal in Ihr bestehendes Technologie-Ökosystem einbinden und von erweiterten Funktionalitäten profitieren.
Mit dem valantic workdocs HR cloudbasierten DMS wird nicht nur eine einfache Möglichkeit zur Speicherung und Verwaltung Ihrer Personalakte und Dokumente, sondern auch eine Lösung für alle Genehmigungs- und Unterschriftenprozesse geboten. Sie beinhaltet alle relevanten Dokumente und Informationen zu einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin. Durch die Digitalisierung wird der Zugriff und die Verwaltung dieser Informationen vereinfacht und beschleunigt. Unsere Plattform optimiert Ihre Arbeitsabläufe, spart Zeit und steigert die Effizienz.
Die cloudbasierte Personalakte bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen papierbasierten Aktenführung. Dazu gehören die verbesserte Effizienz und Produktivität, da Dokumente schnell gefunden und bearbeitet werden können. Außerdem ermöglicht sie einen sicheren und flexiblen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen von jedem Ort und zu jeder Zeit. Die digitale Personalakte unterstützt auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und erleichtert die Zusammenarbeit im Personalmanagement.
Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Eine seriöse Lösung für die Personalakte implementiert umfassende Sicherheitsmaßnahmen, um den Zugriff auf die Akten zu kontrollieren und unbefugte Zugriffe zu verhindern. Dies beinhaltet Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und Protokollierung aller Aktivitäten.
Bei der Einführung einer digitalen cloudbasierten Personalakte müssen bestimmte rechtliche Bestimmungen eingehalten werden, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz. Es ist wichtig, die datenschutzrechtlichen Anforderungen der jeweiligen Region oder des Landes zu beachten und die Zustimmung der Mitarbeiter*innen für die elektronische Aufbewahrung ihrer Daten einzuholen.
Die Umstellung von Papierakten auf eine digitale Personalakte erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Es müssen Prozesse für das Scannen und Indexieren der vorhandenen Dokumente festgelegt werden. Zudem ist eine geeignete Softwarelösung erforderlich, die eine effiziente Verwaltung und Suche der digitalen Akten ermöglicht. Schulungen und eine klare Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen sind ebenfalls entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Unsere Expert*innen im Bereich IT bieten verschiedene Pakete für unseren Scan Service an. Zögern Sie nicht, uns unverbindlich anzufragen.
