SAP Master Data Governance: Stammdaten für das Asset- und Instandhaltungsmanagement

Stammdaten leisten einen zentralen Beitrag für unternehmerische Prozesse – lange Zeit wurde ihre Bedeutung jedoch unterschätzt. In den vergangenen Jahren hat sich das grundlegend geändert: Das Thema Stammdatenmanagement hat deutlich an Relevanz gewonnen. 

Drei Faktoren haben diesen Wandel in der Wahrnehmung besonders beeinflusst: 

1. Zunahme gesetzlicher Vorgaben und Normen: Sie schreiben eine strukturierte Handhabung der Stammdaten sowie die lückenlose Dokumentation von Änderungen vor. 
2. Wachsende Datenmengen und ein verändertes Verständnis vom Wert der Daten: Unternehmen erkennen zunehmend, welches Potenzial in der Nutzung großer Datenvolumen liegt, auch wenn sich der Fokus vor allem auf dynamische statt auf statische Daten richtet. 
3. Digitale Transformation konkreter Prozesse: Immer häufiger zeigt sich in der Praxis, dass sich End-to-End-Prozesse nur mit vollständigen und qualitativ hochwertigen Stammdaten erfolgreich digitalisieren und automatisieren lassen. 

Ohne Stammdaten keine Digitalisierung

Das gilt auch für das Asset- und Instandhaltungsmanagement – etwa im Fall von Maschinen-Defekten. In einem analogen Prozess mussten Mitarbeiter*innen im schlechtesten Fall die Telefonnummer des Herstellers auf dessen Website recherchieren. Beim Anruf ließen sie sich mit den richtigen Ansprechpartner*innen verbinden und schilderten die Fehler in eigenen Worten.  

Vielleicht konnte das Serviceteam die Defekte remote beheben. Andernfalls musste ein*e Servicemitarbeiter*in zur Instandhaltung vor Ort erscheinen. In beiden Fällen stützten sich die Techniker*innen meist auf eigene Erfahrungen und arbeiteten ohne eindeutige, vorgegebene Anweisungen. 

Soll dieser Prozess hingegen digital ablaufen – was deutlich effektiver und effizienter ist – müssen bestimmte Informationen als Stammdaten eindeutig hinterlegt sein. Dazu gehören: 

• der Kontakt zum Hersteller 
• die Art des Defekts 
• die passende Arbeitsanweisung 

Was ein gutes Stammdatenmanagement wirklich leistet

In den meisten Unternehmen ist der erforderliche Detaillierungsgrad bislang nicht erreicht – schlichtweg, weil es bisher auch ohne ging. Für eine erfolgreiche Digitalisierung des Asset- und Instandhaltungsmanagements ist jedoch ein Stammdatenmanagement unverzichtbar. Es verbindet organisatorische, prozessuale und technologische Aspekte miteinander und umfasst den gesamten Lebenszyklus der Stammdaten. Dazu gehören neben der Anlage auch die Freigabe sowie die Benutzung, Pflege und die Archivierung. 

Für Unternehmen, die sich nicht mehr in der Gründungsphase befinden, stellen sich zusätzliche Herausforderungen: Bereits vorhandene Stammdaten müssen bereinigt, in den gewünschten Standard überführt und Duplikate gelöscht werden. Nur so kann das Stammdatenmanagement auf einer qualitativ hochwertigen Datenbasis aufbauen. 

Bei dieser Managementaufgabe unterstützt die Anwendung SAP Master Data Governance (SAP MDG) im Allgemeinen und die Extension SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management von Utopia im Besonderen. 

Was ist SAP Master Data Governance?

SAP Master Data Governance bietet eine Vielzahl an Funktionen für ein effizientes Stammdatenmanagement. Die zentrale Verwaltung erfolgt in der sogenannten Central Governance. Dort werden alle Stammdaten nach verbindlichen Konventionen gespeichert, verwaltet und angrenzenden Systemen zur Verfügung gestellt.  

Welche Rolle spielt dabei SAP MDG? Die Software kann entweder als eigenständiger Hub oder in Kombination mit SAP ERP beziehungsweise SAP S/4HANA betrieben werden. So entsteht eine „Single Source of Truth“ – Stammdaten liegen nicht länger verstreut in globalen und lokalen Systemen. 

Die zentrale Speicherung stellt die statische Dimension des Stammdatenmanagements dar. Daneben existiert eine dynamische Dimension, womit die Workflows und deren Dokumentation entlang des gesamten Lebenszyklus von Stammdaten gemeint ist. 

Die folgenden Fragen verdeutlichen, welche Informationen im Rahmen der dynamischen Dimension dokumentiert werden: 

• Wer hat welche Stammdaten wann und auf welche Weise erstellt? 
• Wer hat wann aus welchem Grund eine Änderung beauftragt? 
• Wer hat die Änderung freigegeben? 
• Und wer hat sie letztlich umgesetzt – und wie? 

Funktionen für ein effizientes Stammdatenmanagement mit SAP MDG

Das Stammdatenmanagement wird zudem durch eine Reihe von Funktionen unterstützt, die die Arbeit deutlich erleichtern.  

Dazu gehören: 

• Replizieren von zentralen Stammdaten mithilfe des Data Replication Framework (DRF) 
• Laden von Stammdaten über Datei-Upload und Stammdaten-Import 
• Abgleich der Stammdaten mit der SAP-Business-Logik und den im Geschäftsregelmanagementsystem BRFplus hinterlegten Regeln 
• Anpassungen von mehreren Stammdaten mit einem Änderungsantrag 
• Erweiterung der Nutzeroberfläche mithilfe von Nebenbereichen 

Für Objekte aus den Bereichen Financial, Material, Lieferant und Kunden stellt SAP MDG bereits vordefinierte Standarddatenmodelle, Standardbenutzungsoberflächen und Standard-Workflow-Definitionen bereit. Diese lassen sich an die individuellen Anforderungen anpassen. Darüber hinaus ist es auch möglich, kundenindividuelle Objekte anzulegen. 

Was ist SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management?

Das auf Master Data Management spezialisierte Unternehmen Utopia bietet mit SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management eine Erweiterung für SAP MDG an. Diese richtet sich gezielt an die speziellen Anforderungen im Asset- und Instandhaltungsmanagement. 

Konkret bedeutet das: Standarddatenmodelle, Standardbenutzungsoberflächen und Standard-Workflow-Definitionen sind für alle relevanten EAM-Objekte bereits ausgeprägt. 

Dazu zählen unter anderem: 

• technische Plätze
• Equipments
• lineare Anlagen (LAM)
• Arbeitsplätze
• Wartungs- und Arbeitspläne
• Stücklisten
• Messpunkte bzw. Zähler

Welcher Nutzen lässt sich mit SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management realisieren?

Der Einsatz von SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management macht sich in zwei Bereichen positiv bemerkbar: im Master Data Management und im Asset Management. 

Aus Sicht des Stammdatenmanagements sorgt die Lösung von Utopia dafür, dass der gesamte Managementprozess strukturiert, reibungslos und zielgerichtet abläuft. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass die Datenbasis eine dauerhaft hohe Qualität aufweist und alle geltenden Compliance-Anforderungen erfüllt. 

Diese Datenbasis bildet wiederum die Grundlage für ein effektiveres, effizienteres und Compliance-konformes Asset- und Instandhaltungsmanagement. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei ist die gewonnene Transparenz: Mit nur wenigen Klicks lässt sich nachvollziehen, welche Assets im Unternehmen vorhanden sind, wo sie sich befinden, welche Spezifikationen sie haben und wie ihre Instandhaltung erfolgen soll. 

Diese Transparenz zahlt direkt auf eine Vielzahl positiver Effekte ein: 

• Steigerung der Overall Equipment Effectiveness (OEE) von Assets durch verbesserte Verfügbarkeit, höhere Leistung und gesteigerte Qualität der Assets. 
• Reduzierung der Prozesskosten im Asset Management durch Automatisierung und die gezielte Beseitigung von Verschwendung 
• Senkung der Kosten für Ersatzteile durch ein optimiertes MRO-Management inkl. vorausschauender Planung (MRO-Forecast) 
• Beseitigung von nicht genutzten Assets 
• Verbesserung der Mitarbeitersicherheit durch transparente Dokumentation und übersichtliche Darstellung von Änderungen 

Data Governance Framework: Get it clean – keep it clean

Fazit: Stammdaten als strategische Grundlage für digitale Instandhaltung

Stammdaten bilden die Grundlage für jede erfolgreiche Digitalisierung im Asset- und Instandhaltungsmanagement. Mit SAP Master Data Governance und der Erweiterung für Enterprise Asset Management lassen sich Stammdaten zentral verwalten, nachvollziehbar steuern und dauerhaft auf hohem Qualitätsniveau halten. Unternehmen profitieren von klaren Standards, automatisierten Prozessen, höherer Datenqualität und mehr Transparenz. Damit schaffen sie die Voraussetzungen für ein effizientes, compliance-konformes und zukunftsfähiges Asset Management.