Instandhaltung: Mit Kennzahlen die Performance steigern 

Dass Daten in der digitalen Welt über Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen entscheiden, wird seit Jahren wie ein Mantra wiederholt. 

Tatsächlich lässt sich der Zusammenhang zwischen Daten und Unternehmenserfolg auf vielfältige Weise nachvollziehen. Kein Wunder also, dass dieses Thema auch im Kontext der Instandhaltung immer mehr an Bedeutung gewinnt. Besonders klar wird der Nutzen von Daten bei der Analyse von Anlagenverlusten sowie Instandhaltungskosten und -tätigkeiten. Ziel ist es, durch präventive Instandhaltungskonzepte – etwa zustandsorientierte oder prädikative Strategien – ungeplante Anlagenstillstände signifikant zu reduzieren. Störungen sollen dabei erkannt werden, noch bevor sie auftreten. 

Kennzahlen: Oft unterschätzt, aber entscheidend 

Vielen Verantwortlichen in Produktion und Technik erscheint das Thema „Kennzahlen“ noch immer nicht wichtig genug – obwohl es im Controlling seit vielen Jahren fest verankert ist. 

Diese mangelnde Aufmerksamkeit ist aus Sicht von valantic ein Fehler. Denn Kennzahlen sind ein zentrales Instrument, um die Leistung und Kosten der Instandhaltung transparent darzustellen und Zusammenhänge sichtbar zu machen. Sie bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen und zielgerichtete Maßnahmen. So tragen sie wesentlich zu einer kontinuierlichen Steigerung von Effektivität und Effizienz bei. 

Trotz ihrer herausragenden Bedeutung zeigt sich in der Praxis jedoch ein anderes Bild: Kennzahlen werden zwar mit großem Zeitaufwand erhoben, aber nur in geringem Umfang für Analysen und Optimierungen eingesetzt. 

Kennzahlen im Kontext von Management und Controlling 

Kennzahlen entfalten ihren vollen Nutzen erst als Bestandteil eines Management- bzw. Controllingsystems. Die geringe Nutzung ist fast immer auf ein mangelndes Bewusstsein für diesen Zusammenhang zurückzuführen. 

Kennzahlen spiegeln zunächst nur die betriebswirtschaftliche oder technische Realität wider – als absolute oder relative Werte aus einer bestimmten Perspektive. Sie zeigen entweder den aktuellen Ist-Zustand oder die angestrebte Soll-Situation. Doch ohne einen klaren Bezugsrahmen sagen diese Werte wenig aus. Was bedeutet beispielsweise eine Mean Time To Repair (MTTR) von 37 Minuten, ein Spontanitätsgrad von 28 Prozent oder ein Ausfallgrad von 9 Prozent? 

Kennzahlen im Vergleich: Benchmarking und Zeitverlauf 

Um Kennzahlen sinnvoll einordnen zu können, gibt es zwei gängige Ansätze: 

1. Der Vergleich mit Werten anderer Unternehmen, die als Benchmark dienen (z. B. über die AMIS-Datenbank von dankl+partner consulting | MCP Deutschland).

2. Der Vergleich der eigenen Unternehmenskennzahlen im Zeitverlauf. 

Beiden Ansätzen liegt der Wunsch zugrunde, sich kontinuierlich zu verbessern – sei es durch das Aufschließen zu führenden Wettbewerbern oder durch die jährliche Steigerung der eigenen Leistung. Das klingt plausibel, greift jedoch zu kurz. 

Nicht jede Kennzahl eignet sich für den Vergleich. In der Praxis führt der Versuch, sämtliche Kennzahlen zu vergleichen, oft dazu, dass das Interesse an deren Nutzung schnell wieder nachlässt. Stattdessen ist es entscheidend, gezielt jene Kennzahlen auszuwählen, die für das eigene Unternehmen relevant sind. 

PDCA-Zyklus als Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung 

Welche Kennzahlen relevant sind, hängt maßgeblich von den Instandhaltungszielen ab – und diese wiederum leiten sich aus den übergeordneten Unternehmenszielen ab. 

Ein Beispiel: Ein Automobilhersteller, der eine geringe Stückzahl hochpreisiger Fahrzeuge produziert, kann sich Produktionsmängel kaum leisten. Für ihn steht die fehlerfreie Funktion der Anlagen im Vordergrund – auch wenn das ein tägliches Nachjustieren erforderlich macht. Der Erfolg der Instandhaltung wird in diesem Fall unter anderem über den Qualitätsfaktor der Overall Equipment Effectiveness (OEE) oder die Reklamationsquote bewertet. Kostenbezogene Kennzahlen spielen dagegen nur eine untergeordnete Rolle. 

Anders sieht es bei einem Original Equipment Manufacturer (OEM) aus, der Fahrzeuge im Klein- und Mittelklassesegment mit geringer Marge fertigt. Hier liegt der Fokus auf Effizienz. Die Instandhaltung soll möglichst wirtschaftlich arbeiten – sichtbar etwa an einem geringen Anteil der beeinflussbaren Instandhaltungskosten – und zugleich einen hohen Verfügbarkeits- sowie Leistungsfaktor erreichen. Eine geringfügige Einbuße bei der Qualität wird dabei in Kauf genommen. 

Der PDCA-Zyklus in der Instandhaltung 

Die Definition von Zielen, die Auswahl passender Kennzahlen und die Festlegung von Soll-Werten gehören zur Plan-Phase im PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act). Ergänzt wird diese Phase durch die Formulierung konkreter Maßnahmen, mit denen die gesetzten Ziele erreicht werden sollen. 

Das tägliche Nachjustieren der Maschinen kann etwa eine Maßnahme zur Reduktion von Anlagenstörungen sein. Die Umsetzung erfolgt in der Do-Phase. Anschließend werden in der Check-Phase die während der Umsetzung erfassten Daten ausgewertet. 

Dabei stehen zwei Fragen im Vordergrund: 

1. Wurden die Soll-Werte erreicht? 

2. Welche Rückschlüsse lassen sich aus den Daten ziehen? 

Bringt das Nachjustieren den gewünschten Effekt? Oder hat es möglicherweise sogar negative Auswirkungen auf den Anlagenbetrieb? 

Abhängig von den Ergebnissen werden in der Act-Phase entsprechende Schlüsse gezogen – und der Zyklus beginnt von vorne. So entsteht in der Instandhaltung ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der sich flexibel an veränderte Rahmenbedingungen anpassen lässt. 

Leistungs- und Kostentransparenz durch Kennzahlen  

Nach der Erfahrung von valantic ist es sinnvoll, sich auf eine überschaubare Anzahl an Kennzahlen zu konzentrieren. Realistisch sind fünf bis zehn Kennzahlen pro Funktion – etwa für Instandhaltungsmeister*innen, -planer*innen oder -handwerker*innen. 

Diese Kennzahlen sollten direkt aus den definierten Zielen abgeleitet werden und gemeinsam ein konsistentes Kennzahlensystem bilden. Das bedeutet: Die Kennzahlen müssen sich gegenseitig ergänzen und in ihrer Aussagekraft verstärken. 

Um die passenden Kennzahlen auswählen zu können, ist es notwendig, die in der Instandhaltung typischen Kennzahlen zu kennen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann fundiert entscheiden, wie sich die angestrebten Ziele am besten messen lassen. Hilfreiche und systematische Darstellungen bieten unter anderem: 

• die Norm DIN EN 15341 
• die Richtlinie VDI 2893 

Kennzahlen systematisch kategorisieren 

Bei der Auswahl geeigneter Kennzahlen ist darauf zu achten, dass sie sich – trotz ihrer Wiederholung – nach unterschiedlichen Aspekten kategorisieren lassen. 

Die DIN EN 15341 unterscheidet beispielsweise zwischen: 

• wirtschaftlichen Kennzahlen, 
• technischen Kennzahlen und 
• organisatorischen Kennzahlen. 

Die VDI 2893 hingegen gliedert die Kennzahlen in: 

• technische Kennzahlen, 
• Kosten-Kennzahlen und 
• administrative Kennzahlen. 

Wichtig ist, bei der Auswahl strukturiert vorzugehen. Dennoch gilt: Kennzahlen sollten nie als absolute Wahrheit verstanden werden – sie liefern eine Orientierung, ersetzen aber nicht die fachliche Einordnung. 

Fünf Schritte zur erfolgreichen Einführung von Kennzahlen 

valantic empfiehlt, bei der Einführung von Kennzahlen in der Instandhaltung ein strukturiertes Vorgehen in fünf Schritten: 

1. Geltungsbereich definieren: Festlegen, in welchen Bereichen die Kennzahlen zur Anwendung kommen sollen. 

2. Ziele und Standards für das Instandhaltungscontrolling festlegen: Voraussetzungen schaffen, damit die Kennzahlen sinnvoll eingesetzt und interpretiert werden können. 

3. Kennzahlen und Kennzahlensystem bestimmen: Auswahl der relevanten Kennzahlen und Aufbau eines konsistenten Systems. 

4. Einführung in einem Pilotbereich: Starten in einem abgegrenzten Bereich, um Erfahrungen zu sammeln und Prozesse zu optimieren. 

5. Anwendung und schrittweise Erweiterung: Nach erfolgreichem Test die Anwendung der Kennzahlen auf weitere Bereiche ausdehnen. 

Kritische Fragen zur Auswahl und Anwendung von Kennzahlen 

Die fünf Einführungsschritte sollten durch eine systematische Reflexion ergänzt werden. Folgenden Fragen können dabei unterstützen:  

• Lassen sich durch die Kennzahl die Instandhaltungsstrategie bzw. die IH-Ziele beschreiben und beeinflussen? 
• Gibt die Kennzahl Rückschlüsse auf Verbesserungspotenziale? 
• Welche konkreten Aussagen ermöglicht die Kennzahl? 
• Ist die Kennzahl verständlich und interpretierbar? 
• Hat die Kennzahl allgemeine Gültigkeit? 
• Wie lässt sich die Kennzahl aktiv beeinflussen? 
• Wer ist für die Ermittlung verantwortlich und welche Systeme oder Daten (z. B. Auftragswesen, IT) sind dafür erforderlich? 
• Ist die Kennzahl wirtschaftlich erfassbar – d. h. steht die notwendige Datenbasis zur Verfügung? 
• Bestehen inhaltliche Abhängigkeiten zu anderen Kennzahlen? 
• In welcher Frequenz wird die Kennzahl benötigt? 
• Welche Maßnahmen werden bei Abweichungen ergriffen? 

IT als Rückgrat des Instandhaltungscontrollings 

Für einen effektiven Einsatz von Kennzahlen in der Instandhaltung ist IT unverzichtbar. Denn eine manuelle Erfassung und Auswertung von Daten ist heute weder effizient noch realistisch. 

In der Praxis kommen jedoch häufig noch rudimentäre oder isolierte IT-Systeme zum Einsatz, die das Potenzial der Kennzahlen nicht vollständig ausschöpfen. 

Optimal wäre ein vollständig durchgängiger, IT-gestützter Controlling-Prozess. Dieser umfasst: 

• die automatische Datenerfassung über IT-Systeme, Anlagensensorik, PLS- oder MDE-Systeme sowie mobile Endgeräte, 
• die Zusammenführung und strukturierte Speicherung der Daten aus unterschiedlichen Quellen, 
• die Möglichkeit, diese Daten je nach Anforderung auszuwerten – sei es für kurzfristige Entscheidungen in der Tagessteuerung, für die Wochenplanung oder für die langfristige Optimierung von Instandhaltungsstrategien, 
• sowie die Bildung und Visualisierung der benötigten Kennzahlen, z. B. im Rahmen eines Shop-Floor-Managements. 

So erfüllen die Kennzahlen zuverlässig ihren jeweiligen Zweck im Controlling-Prozess. 

Fazit: Mit Kennzahlen zur besseren Instandhaltung 

Kennzahlen sind weit mehr als reine Messgrößen – sie sind das Fundament für Transparenz, gezielte Steuerung und kontinuierliche Verbesserung in der Instandhaltung. Entscheidend ist dabei nicht die Menge, sondern die Relevanz und Systematik der gewählten Kennzahlen. In Kombination mit einem durchdachten Controlling-Prozess und einer integrierten IT-Unterstützung ermöglichen sie es, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Instandhaltung nachhaltig leistungsfähiger zu gestalten.