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Rechtsabteilung entlasten
Digitale Rechtsakte – in SAP Systeme integriert
Die Rechtsabteilung wird häufig noch mit viel Papier und vollen Aktenschränken in Verbindung gebracht. Mit einer digitalen Rechtsakte ist der Schritt in ein papierloses Büro gemacht – sei es in der Rechtsabteilung eines Unternehmens oder in einer Kanzlei. Die elektronische Rechtsakte schafft den Überblick über alle Dokumente, Verträge, Termine und Fristen und das vollständig papierlos!
Inhalt
- 01 Wissenswertes zur elektronischen Rechtsakte
- 02 Vorteile der digitalen Rechtsakte in SAP
- 03 Rechtsakte im Überblick - cuSmarText Legal
- 04 Technische Aspekte & SAP-Zertifikat der Rechtsakte
- 05 Projektplan bei Einführung von cuSmarText Legal
- 06 FAQ zur digitalen Rechtsakte
- 07 Ihr Kontakt bei Fragen rund um die digitale Rechtsakte in SAP
Wissenswertes zur elektronischen Rechtsakte
Die digitale Rechtsakte cuSmarText Legal ist die Software speziell für die Rechtsabteilung. Damit managen Sie alle Rechtsdokumente und Verträge zentral und revisionssicher in einer elektronischen Akte.
Ihr Vorteil: Die vielen Funktionen der Software-Lösung automatisieren die Arbeitsprozesse, wie z. B. einfache Volltextsuche der digitalen Dokumente, Überwachung aller vertragsrelevanten Termine und Fristen und der automatische Versionsvergleich.
Diese und weitere Funktionen reduzieren administrative Arbeit und entlasten die Mitarbeiter*innen der Rechtsabteilung.
Das Legal Process Management ist in SAP Systeme integriert und lässt sich dank Web-Oberfläche leicht auch ohne SAP Kenntnisse bedienen.
Produktblatt: Digitale Rechtsakte in SAP
Die Rechtsabteilung von Papier befreien. Die elektronische Rechtsakte schafft den Überblick über alle Dokumente, Verträge, Termine und Fristen und das vollständig papierlos!
Jetzt Produktblatt zur digitalen Rechtsakte in SAP downloaden
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Vorteile der digitalen Rechtsakte in SAP
- Alle Rechtsdokumente und Verträge an einem Ort
- Schnellere Auskunftsfähigkeit
- Alle Termine und Fristen im Griff
- Einfachere Nachvollziehbarkeit von Änderungen
- Verminderte Prozessrisiken
- Höchste Daten- und Revisionssicherheit
- Einfache Handhabung
- 100% in SAP und Microsoft-Systeme integriert
Rechtsakte im Überblick - cuSmarText Legal
- Übersichtliche, individuell anpassbare Aktenstruktur
- Revisionssichere Ablage
- SAP HANA-fähig
- E-Mail-Übernahme aus MS Outlook
- Direkter Dokumenten-Scan und Barcode-Unterstützung
- Automatische Dokumentenerstellung
- Aufgabenmanagement und Freigabeworkflows
- Fristen- und Terminüberwachung
- Versionsmanagement und Versionsvergleich
- Volltextsuche
- Für jeden die richtige Benutzeroberfläche – SAP, Web, App
Technische Aspekte & SAP-Zertifikat der Rechtsakte
Die elektronische Rechtsakte cuSmarText Legal ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Ganz gleich mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Die Software ist ausgezeichnet mit dem Zertifikat „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“.
Projektplan bei Einführung von cuSmarText Legal
Die Implementierung der Rechtsakte Software cuSmarText Legal folgt klar definierten und auf Kund*innen zugeschnittenen Projektschritten.
In einem ersten Kickoff mit valantic Expert*innen wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer*innen erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User*innen werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live der digitalen Rechtsakte.
Selbstverständlich stehen unsere Expert*innen weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User*innen verändern.
Produktblatt: Digitale Rechtsakte in SAP
Die Rechtsabteilung von Papier befreien. Die elektronische Rechtsakte schafft den Überblick über alle Dokumente, Verträge, Termine und Fristen und das vollständig papierlos!
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FAQ zur digitalen Rechtsakte
Eine digitale Rechtsakte verwaltet juristischer Dokumente, Verträge und Fristen revisionssicher, zentral und strukturiert. Analoge Aktenordner werden ersetzt und für mehr Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit in der Rechtsabteilung gesorgt.
Durch Volltextsuche, Fristenüberwachung, smarten Templates zur Dokumentengenerierung sowie Workflows zu Aufgaben und Freigaben werden administrative Tätigkeiten in der Rechtsabteilung reduziert. Damit können sich Mitarbeitende auf strategische Tätigkeiten konzentrieren, effektiver arbeiten und Entscheidungen treffen.
Die digitale Rechtsakte bietet automatisierte Erinnerungen und eine Überwachung von Fristen, Terminen und Vertragsereignissen, sodass Deadlines zuverlässig eingehalten werden. Unternehmen profitieren von einer gesteigerten Rechtssicherheit und einem besseren Vertragsmanagement.
Eine revisionssichere Ablage gewährleistet, dass Dokumente nachweisbar archiviert werden. Änderungen, Versionen und Zugriffe werden umfassend protokolliert, wodurch die Compliance und Audit-Fähigkeit sichergestellt werden.
Während viele Aktenordner lediglich Dokumente ablegen, ermöglicht die digitale Rechtsakte eine strukturierte und zentrale Ablage und Management von Dokumenten, die jederzeit und ortsunabhängig zugänglich sind. Dank zahlreicher Funktionen wie Volltextsuche, Versionierung, Fristenmanagement sowie smarter Workflows wird nicht nur die Auffindbarkeit verbessert, sondern auch die Verwaltung von Dokumenten und Aufgaben in der Rechtsabteilung.
Die digitale Rechtsakte setzt auf revisionssichere Ablage, Verschlüsselung und protokollierte Zugriffe, um maximale Sicherheit für sensible rechtliche Dokumente zu gewährleisten. Der Schutz vor unbefugtem Zugriff sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO sind zentrale Bestandteile der Lösung.
Die Integration einer digitalen Rechtsakte in SAP S/4 HANA oder SAP ERP ermöglicht ein zentrales Management aller rechtlichen Dokumente ohne Medienbruch direkt im bekannten System. Dadurch werden Prozesse beschleunigt, die Auskunftsfähigkeit erhöht und der Überblick über Fristen verbessert – alles direkt im SAP-System.
