SAP Materials Management: So viele Ersatzteile wie nötig, so wenige wie möglich

Die Beschaffung – beziehungsweise der Einkauf – ist ein zentraler Schritt im Wertschöpfungsprozess. Daher kümmert sich in jedem größeren Unternehmen eine eigene Abteilung darum, den Bedarf der Fachbereiche an Produkten und Dienstleistungen zu decken. Die Herausforderung: Eine ausgewogene Balance zwischen Kosten, Qualität und Verfügbarkeit zu finden. 

Beim Ersatzteilmanagement, also bei der Beschaffung von Ersatzteilen für die Instandhaltung technischer Anlagen, gelten dabei eigene Regeln. Das liegt daran, dass der Einsatz dieser Teile nur im Rahmen geplanter Wartungsmaßnahmen vorhersehbar ist.  

Unternehmen können für unterschiedliche Ersatzteile gezielt passende Beschaffungsstrategien verfolgen: 

• Bei manchen Ersatzteilen lohnt es sich, kurzfristig nur ein einzelnes Exemplar zu ordern, um nicht unnötig Kapital zu binden. 
• In anderen Fällen ist eine größere Bestellmenge sinnvoll, weil das Unternehmen dabei von Rabatten profitiert. 

Trotz technischer Fortschritte wie Condition Monitoring und Predictive Maintenance lassen sich ungeplante Defekte derzeit nicht vollständig vermeiden. Unternehmen müssen also weiterhin auf unerwartete Ausfälle vorbereitet sein. Erfolgsrelevante Ersatzteile sollten deshalb stets auf Lager gehalten werden. Denn können Maschinen oder Anlagen aufgrund fehlender Teile nicht instandgesetzt werden, kann das erhebliche Folgen haben. 

Ersatzteile binden Kapital 

Unternehmen könnten angesichts dieser Herausforderungen dazu neigen, alle erfolgskritischen Ersatzteile in ausreichender Menge auf Lager zu halten. Bei einigen Teilen ist das sicher auch der richtige Weg – beispielsweise bei günstigen Gummidichtungen, die im Lager nicht viel Platz beanspruchen. Viele Ersatzteile sind jedoch weder preiswert noch platzsparend, sondern enorm kostenintensiv, brauchen viel Platz – oder beides. Und anders als bei Bauteilen, die regelmäßig in den eigenen Produkten verbaut werden, ist bei Ersatzteilen nicht einmal sicher, ob sie jemals zum Einsatz kommen. 

Ein Beispiel: Für einen speziellen Motor wird eine hohe Investition getätigt. Der Motor wird als Ersatzteil fünf Jahre im Lager aufbewahrt und letztendlich zu einem Bruchteil des ursprünglichen Preises weiterverkauft – weil die Maschine, für die der Motor gedacht war, inzwischen ausgemustert wurde. 

Hinzu kommt: Manche Ersatzteile haben ein Verfallsdatum. Gummidichtungen können etwa mit der Zeit porös werden. In solchen Fällen müssen Ersatzteile entsorgt oder zumindest auf ihre Einsatzfähigkeit geprüft werden. All das führt zu einer hohen Kapitalbindung und darüber hinaus zu unnötigen Ausgaben. Nicht zu unterschätzen ist zudem die Beschaffungszeit. Nicht jedes Ersatzteil ist kurzfristig verfügbar, einzelne Teile müssen gegebenenfalls sogar speziell gefertigt werden. 

Ersatzteilmanagement erfordert enge Verzahnung von Beschaffung und Instandhaltung 

Das Management von Ersatzteilen ist eine besonders anspruchsvolle Aufgabe, bei der zahlreiche Faktoren berücksichtigt und miteinander in Einklang gebracht werden müssen. Damit das optimal gelingen kann, müssen Beschaffung und Instandhaltung eng miteinander verzahnt werden. Für die Mitarbeiter*innen in der Beschaffung wird so ersichtlich, welche Bedarfe in der Instandhaltung bestehen. Zumindest bei geplanten Instandhaltungen ist zudem bekannt, wann welche Ersatzteile benötigt werden. 

Die Belegschaft in der Instandhaltung erhält in Echtzeit Informationen darüber, welche Ersatzteile aktuell im Lager verfügbar sind oder wann mit ihrer Lieferung zu rechnen ist. Realisieren lässt sich das mithilfe von SAP Materials Management (SAP MM), das ein Modul von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA ist. 

Was ist SAP Materials Management? 

SAP Materials Management (SAP MM) stellt alle zentralen Prozesse für die Materialverwaltung, Materialdisposition, Beschaffung sowie Bestandsführung und Lagerung bereit. Mit dieser Lösung lassen sich sämtliche Produkte und Dienstleistungen, die ein Unternehmen entlang des gesamten Wertschöpfungsprozesses benötigt, transparent verwalten – von Maschinen und Anlagen bis hin zu Ersatzteilen. 

In Kombination mit SAP Plant Maintenance (SAP PM) entstehen Szenarien, die gezielt auf die Anforderungen der Instandhaltung und der Ersatzteilbeschaffung ausgerichtet sind. 

Standardfunktionalitäten der Materialwirtschaft 

• Funktionen zur bedarfs- oder verbrauchsgesteuerten Disposition, Einkaufsabwicklung und Bestandsführung von Ersatzteilen 
• automatische Berechnung und Prognose von Losgrößen und Sicherheitsbeständen 
• Lieferantenmanagement und Dienstleistungsabwicklung 
• Funktionen für das Lieferantenmanagement und die Dienstleistungsabwicklung 
• Unterstützung durch mobile Anwendungen wie SAP Fiori 

Abbildung von Ersatzteilen als Materialstämme – mit individuellen Einstellungen je nach Ersatzteilart 

• Für Reserveteile: Diese werden für bestimmte kritische und hochwertige Komponenten im Lager aufbewahrt, um diese bei einem Ausfall umgehend ersetzen zu können. In bestimmten Fällen müssen gesetzlich vorgeschriebene Mindestbestände vorrätig sein. Reserveteile können vielfach nach Defekt oder Abnutzung aufgearbeitet werden, um dann erneut als Ersatzteile zur Verfügung zu stehen. 
• Für Verbrauchsteile: Ersatzteile, die bei der Nutzung vollständig verbraucht werden und nicht wirtschaftlich instandgesetzt werden können. 
• Für Kleinteile und Betriebsmittel: Ersatzteile, die allgemein verwendbar, vorwiegend genormt und von geringem Einzelwert sind. 

Weitere zentrale Funktionen  

• Abbildung von Lieferanten- und Beschaffungsstammdaten (z. B. Rahmenverträge, Infosätze) 
• Erfassung von strukturellen Besonderheiten der Instandhaltung – etwa instandhaltungsnahe oder mobile Lagerorte 
• Verknüpfung von Ersatzteilen mit Maschinen und Anlagen zur eindeutigen Identifikation pro Asset 
• Darstellung der Werteflüsse zwischen Materialwirtschaft und Instandhaltung 
• Funktionen für die eindeutige Identifizierung und lückenlose Rückverfolgung von Komponenten mithilfe von Serialisierung oder Chargenführung samt Historie der Verwendung  
• Verfügbarkeitsinformationen für die Instandhaltung unter Berücksichtigung von geplanten Zugängen und Entnahmen  
• Bedarfsinformationen aus Instandhaltungsaufträgen für Disposition und Einkauf 
• Funktionen zur Abwicklung von Aufarbeitungsprozessen 

Sinnvolle Ergänzung: Der Stücklistengenerator von valantic 

Als Ergänzung von SAP MM und SAP PM hat valantic den Stücklistengenerator entwickelt. Dieser setzt bei einer entscheidenden Herausforderung vieler Unternehmen an: die Identifikation der richtigen Ersatzteile für einzelne Maschinen und Anlagen. Oft gestaltet sich dies problematisch, weil Hersteller nur selten Dokumentationen mit für die Instandhaltung geeigneten Stücklisten zur Verfügung stellen.  

Der Stücklistengenerator von valantic schafft in diesem Fall Abhilfe. Er erstellt nach und nach für jedes Asset individuelle Stücklisten. Grundlage dafür sind Materialbuchungen, die im Rahmen von Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden. 

Welcher Nutzen lässt sich mit SAP Materials Management realisieren? 

Mit SAP Materials Management und der Anbindung an SAP Plant Maintenance steigern Unternehmen die Transparenz im Ersatzteilmanagement erheblich. Dadurch werden fundierte Entscheidungen bei der Beschaffung möglich. 

Die Folge: Es werden nur so viele Ersatzteile gekauft, wie wirklich benötigt werden, aber so wenige wie möglich. Das sorgt auf der einen Seite dafür, dass Maschinen und Anlagen auch im Störfall schnell wieder einsatzbereit sind. Auf der anderen Seite werden die Kosten nachhaltig reduziert.