Mobile Instandhaltung: Erfolgsfaktoren

Damit die mobile Instandhaltung zum Erfolg wird, sollten Unternehmen vier zentrale Bereiche genau unter die Lupe nehmen: 

• Strategie und Organisation 
• Prozesse und Stammdaten 
• Technologie 
• Menschen 

Richtig umgesetzt, steckt in der mobilen Instandhaltung enormes Potenzial. Durch den Einsatz von Smartphones, Tablets oder Datenbrillen können Mitarbeiter*innen Informationen jederzeit und überall abrufen – und Daten unmittelbar sowie medienbruchfrei erfassen. 

Das macht nicht nur den Instandhaltungsprozess selbst effizienter. Auch die vor- und nachgelagerten administrativen Abläufe werden optimiert. Die Qualität der Instandhaltung nimmt zu und damit steigt auch die Wertschöpfung bei gleichzeitig sinkenden Kosten. 

Vier Handlungsfelder im Fokus 

Dass sich viele Unternehmen auch mehr als zehn Jahre nach der Präsentation des ersten iPhones mit der mobilen Instandhaltung zurückhalten, hat einen klaren Grund: Die Mobilisierung der Instandhaltung ist eine komplexe Aufgabe. 

Zahlreiche Aspekte müssen berücksichtigt und verschiedene Komponenten integriert werden. Dafür mangelt es bislang an Best Practices, die eine Orientierung erleichtern. Um für mehr Klarheit zu sorgen, lohnt sich ein systematischer Blick auf die zentralen Handlungsfelder und Erfolgsfaktoren der mobilen Instandhaltung. 

1. Handlungsfeld: Strategie und Organisation 

Idealerweise haben Betriebe aus ihrer übergeordneten Unternehmensstrategie eine klare Instandhaltungsstrategie mit definierten Zielen ausformuliert. Diese Strategie sollte auch den Ausgangspunkt für die Mobilisierung der Instandhaltung und deren konkrete Ausgestaltung bilden. 

Im Zentrum steht die Frage: Wie können mobile Lösungen dazu beitragen, die gewählte Instandhaltungsstrategie wirkungsvoll zu unterstützen?  

Antworten liefert die Auseinandersetzung mit einigen grundlegenden Leitfragen: 

• Welche bestehenden Instandhaltungsprozesse lassen sich durch mobile Lösungen effizienter gestalten oder qualitativ verbessern – und lohnt sich das tatsächlich? 
• Welche bestehenden Abläufe in der Instandhaltung können durch vollständig neue, mobile Abläufe ersetzt werden? 
• Welche funktionalen und technologischen Anforderungen müssen die mobilen Lösungen erfüllen? 
• Wie müssen die Frontends gestaltet sein, damit sie eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine verlässliche Benutzerführung ermöglichen? 
• Welche Mitarbeiter*innen sollen mit mobilen Devices arbeiten und in welchen Arbeitsumgebungen kommen diese Geräte zum Einsatz? 

Noch etwas anspruchsvoller wird es, wenn Unternehmen angesichts der Möglichkeiten von mobilen Lösungen auch die gesamte Instandhaltungsstrategie überdenken. Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn eine zustandsorientierte Instandhaltung bislang aus wirtschaftlichen Gründen ausgeschlossen wurde − nun aber durch den Einsatz von Smartphones und Tablets zu einer realistischen Option wird. 

So oder so gilt: Wer die mobile Instandhaltung erfolgreich umsetzen will, sollte die genannten Fragen klar beantworten und die Ergebnisse dokumentieren. Sie bilden die Basis für alle weiteren Schritte. 

2. Handlungsfeld: Prozesse und Stammdaten  

Ein wichtiger Schritt besteht darin, die Instandhaltungsprozesse und die damit verknüpften Stammdaten genau zu betrachten und zumindest in Teilbereichen zu überarbeiten. Das ist schon deshalb notwendig, weil mobile Lösungen die Abläufe grundlegend verändern. 

Ein Beispiel: Ist die komplette Historie eines Assets jederzeit mobil abrufbar, müssen sich die Mitarbeiter:innen nicht mehr im Vorfeld mit den erforderlichen Informationen versorgen. Dadurch werden sie deutlich flexibler einsetzbar und sind nicht länger an einen zu Schichtbeginn festgelegten Arbeitsplan gebunden. 

Zudem ist die Benutzerführung ein wesentlicher Aspekt. Über Mobilgeräte können Techniker*innen Schritt für Schritt durch die einzelnen Instandhaltungsmaßnahmen geführt werden: Arbeitsanweisungen werden auf dem Bildschirm angezeigt und erläutert, Rückmeldungen sind erforderlich. Dieses Vorgehen setzt voraus, dass der Prozess mit allen Varianten exakt definiert ist. Doch damit nicht genug: Auch die Stammdaten müssen entsprechend detailliert vorliegen, weil über sie der jeweilige Vorgang konkretisiert wird. 

Ein weiteres Beispiel: Wenn die Instandhaltungsmitarbeiter:innen im Rahmen der Benutzerführung einen identifizierten Defekt melden sollen, muss dieser Defekt auch als Stammdatensatz hinterlegt sein. 

In den meisten Unternehmen ist dieser Detaillierungsgrad der Stammdaten bislang nicht erreicht, da er in der Vergangenheit auch gar nicht erforderlich war. Im Zuge eines Mobilisierungsprojekts müssen die Stammdaten daher angepasst und in der Regel auch erweitert werden. Das setzt zunächst voraus, dass systematisch erhoben wird: 

• welche Stammdaten überhaupt benötigt werden, 
• welche bereits vorhanden sind 
• und welche ergänzt werden müssen. 

Grundlage dafür ist eine einheitliche Vorgehensweise bei der Anlegung und Pflege der Stammdaten. Dafür braucht es verbindliche Standards und klare Regeln. 

3. Handlungsfeld: Technologie 

Bei der Mobilisierung der Instandhaltung spielen sowohl die Hardware als auch die Software eine zentrale Rolle. Bei deren Auswahl und Implementierung sollten Unternehmen einige wichtige Punkte berücksichtigen: 

Hardware 

Bei der Auswahl der Hardware kommt es vor allem darauf an, dass die mobilen Geräte für den Einsatz im Feld geeignet sind. Das bedeutet zum einen, dass sie robust sein müssen. Feuchtigkeit, Staub, hohe Temperaturen sowie Stöße dürfen ihnen nichts anhaben. Zum anderen sollten sie zur konkreten Arbeitssituation passen. Sie müssen sich beispielsweise auch mit schmutzigen Fingern oder Handschuhen bedienen lassen können. Auch Displaygröße und Gewicht spielen eine Rolle. 

Datenbrillen sind in diesem Zusammenhang besonders interessant, auch wenn die Technologie derzeit noch in den Anfängen steckt. Sie lassen sich berührungslos bedienen und sind sehr leicht 

Außerdem ist es wichtig, dass die Geräte mit geeigneten Schnittstellen ausgestattet sind, damit beispielsweise Barcodes und RFID-Tags gescannt und Bilder aufgenommen werden können. Und nicht zuletzt gilt: Der Akku muss so dimensioniert sein, dass er mindestens einen Arbeitstag durchhält. 

Im Zusammenhang mit den mobilen Geräten muss auch die Infrastruktur in den Blick genommen werden. Entscheidend ist die Frage: Wie werden Smartphones oder Tablets mit dem zentralen Instandhaltungssystem verbunden? Soll im WLAN gearbeitet werden, müssen auf großen Werksgeländen gegebenenfalls Router nachgerüstet werden, um eine vollständige Abdeckung sicherzustellen. Wird stattdessen das Mobilfunknetz verwendet, benötigt man für die mobilen Geräte SIM-Karten. 

Software 

Auch bei der Software ist der Datenaustausch zwischen der zentralen Instandhaltungslösung und den mobilen Geräten ein entscheidender Punkt. Das betrifft sowohl die Art der Verbindung als auch die Benutzeroberfläche der Applikation. Die Datenübertragung kann zum Beispiel über das Internet mittels Webservices erfolgen oder über eine VPN-Verbindung. Die App kann so konzipiert sein, dass sie nur bei bestehender Verbindung funktioniert – oder sie ist offlinefähig. 

Ebenso wichtig ist, welche Funktionen die App bereitstellt, welche Informationen empfangen und welche Daten erfasst werden können. Das hängt vom jeweiligen Instandhaltungsprozess ab. Grundsätzlich gilt: So viele Features wie nötig – aber so wenig wie möglich. 

Der Grund dafür liegt in der Usability. Wenn sich Techniker*innen erst durch zahlreiche Menüs klicken und Freitextfelder ausfüllen müssen, während sie unter einer Maschine liegen, wird es schnell unpraktisch. Deutlich besser ist ein geführter Prozess mit klar vorgegebenen Eingabeoptionen. Dem UX-Design kommt deshalb eine besondere Bedeutung zu, da es eine ausgezeichnete Benutzerfreundlichkeit sicherstellt. Auch ästhetische Aspekte spielen neben den rein funktionalen Kriterien eine wichtige Rolle. Denn wenn eine App gut aussieht und die Verwendung womöglich sogar Spaß macht, steigt die Motivation der Beschäftigten, sie konsequent zu nutzen. 

4. Handlungsfeld: Menschen 

Wie wichtig die Motivation der Mitarbeiter*innen für den Erfolg mobiler Instandhaltung ist, lässt sich gar nicht überschätzen. Nur wenn sie die Devices auch tatsächlich wie geplant einsetzen wollen und können, entfalten sich die positiven Effekten der mobilen Instandhaltung. 

Gerade dieser Wille ist in vielen Mobilisierungsprojekten eine Herausforderung. Der Einsatz von mobilen Lösungen schafft mehr Transparenz, auch über die Leistungen einzelnen Mitarbeiter*innen. Damit könnten Smartphones, Tablets oder Datenbrillen schnell als Kontrollinstrument wahrgenommen werden und das sorgt für Skepsis. 

Umso wichtiger ist es, den Teammitgliedern glaubhaft zu vermitteln, dass sie keine Nachteile zu befürchten haben, sondern mit echten Vorteilen rechnen können. Das gelingt am besten durch frühzeitige Einbindung im Rahmen eines Change-Management-Prozesses. Denn im Idealfall werden die künftigen Anwender*innen nicht lediglich informiert, sondern erhalten auch die Möglichkeit, Feedback zu allen Aspekten des Wandels zu geben. Das sorgt nicht nur dafür, dass sich Menschen mit der neuen Lösung identifizieren können, sondern ihre Praxiserfahrungen tragen auch aktiv zur Qualität der mobilen Lösung bei. Das Change Management ist auch hilfreich, um zu ermitteln, wie gut die Mitarbeiter*innen für den Umgang mit den mobilen Technologien gerüstet sind. 

Fazit: Mobile Instandhaltung braucht Klarheit, Strategie und Akzeptanz 

Die Einführung einer mobilen Instandhaltung ist kein technisches Schnellprojekt, sondern ein vielschichtiger Prozess. Wer das volle Potenzial ausschöpfen will, muss mehr tun, als nur Geräte anschaffen und Apps installieren. 

Vier Faktoren sind entscheidend für eine erfolgreiche Einführung mobiler Instandhaltung:  

1. eine klare strategische Ausrichtung,
2. durchdachte Prozesse und verlässliche Stammdaten,
3. passende Technologie – sowohl Hard- als auch Software,
4. und vor allem: motivierte und eingebundene Mitarbeiter*innen. 

Erst wenn diese vier Elemente zusammenspielen, entfaltet die mobile Instandhaltung ihre volle Wirkung: effizientere Abläufe, höhere Datenqualität und echte Wertschöpfung.