Mobile Instandhaltung: Mit digitalen Checklisten Prozesse beschleunigen

Checklisten sind aus der Instandhaltung nicht mehr wegzudenken und begleiten den gesamten Instandhaltungsprozess. Bereits in der Vorbereitung stellen sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, Werkzeuge und Hilfsmittel bereitstehen. Zudem werden sämtliche Vorkehrungen getroffen – zum Beispiel Zugangsberechtigungen für sensible Bereiche – und sicherheitsrelevante Aspekte berücksichtigt. 

Während der Ausführung unterstützen Checklisten die Instandhaltungsmitarbeiter*innen dabei, alle Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge zu durchlaufen. So lassen sich Wartungen effizient durchführen und Störungen an technischen Anlagen schnell identifizieren. Schließlich dienen Checklisten (etwa in Form von Prüf- und Messprotokollen) dazu, die Instandhaltungsmaßnahmen und die Ergebnisse zu dokumentieren. 

Für den umfangreichen Einsatz von Checklisten gibt es drei Gründe: 

1. Sie tragen zur Effektivität, Effizienz und Qualität des Instandhaltungsprozesses bei. Wenn ein*e Mitarbeiter*in erst merkt, dass ein Werkzeug oder ein Ersatzteil fehlt, wenn er/sie beginnt an der Maschine zu arbeiten, bedeutet das einen unnötigen Aufwand – und das wiederum verlängert die Stillstandszeit des Assets. 

2. Es geht um die Sicherheit des Teams. 

3. In vielen Fällen ist die Dokumentation bestimmter Sachverhalte gesetzlich vorgeschrieben. 

Angesichts ihrer Bedeutung ist es überraschend, wie viele Unternehmen den Umgang mit Checklisten nach wie vor handhaben – und zwar mit Klemmbrett, Stift und Papier. 

Analoge Checklisten: ineffizient und fehleranfällig 

Analog geführte Checklisten sind mit zahlreichen Nachteilen verbunden. Sie verursachen nicht nur einen hohen Aufwand, sondern sind auch besonders fehleranfällig. In der Praxis kann das folgendermaßen ablaufen: Mitarbeiter*innen erhalten die Checklisten auf Papier an einer zentralen Stelle und geben sie dort nach der Nutzung wieder ab. Anschließend werden die Dokumente eventuell eingescannt. Mitunter werden die erfassten Daten zusätzlich in eine Excel-Liste oder in ein IT-System übertragen, um sie auswertbar zu machen. Bei Audits entsteht zusätzlicher Aufwand, da die benötigten Checklisten erst mühsam gesucht werden müssen. 

Kein Wunder also, dass viele Checklisten entweder gar nicht oder mangelhaft ausgefüllt sind. Auch bei der Datenerfassung oder deren Übertragung passieren leicht Fehler. 

Außerdem ermöglichen papierbasierte Checklisten keine Kontrolle über die Abläufe. So kann etwa eine Sicherheitscheckliste auch erst im Nachhinein ausgefüllt werden – also nachdem die Maßnahme bereits abgeschlossen ist. 

Digitale Checklisten: effizient und verlässlich 

Die Nachteile von analogen Checklisten lassen sich vermeiden, indem man sie durch digitale Checklisten ersetzt. Instandhaltungsmitarbeiter*innen greifen von überall auf die relevanten Dokumente zu – über mobile Endgeräte wie Handhelds oder industrietaugliche Smartphones – und füllen sie mit wenigen Klicks aus. Das reduziert sowohl den Aufwand als auch die Fehlerquote erheblich. 

Mit digitalen Checklisten wird außerdem eine Prozesssteuerung und -kontrolle möglich. Um das Beispiel von oben aufzugreifen: Erst wenn die Sicherheitscheckliste vollständig bearbeitet wurde, können Teammitglieder die nächste Checkliste aufrufen und mit der Arbeit beginnen. 

Wie sollten Unternehmen bei der Umstellung von analogen auf digitale Checklisten vorgehen? 

Da sich papierbasierte Abläufe nicht einfach eins zu eins digital abbilden lassen, empfehlen wir einen dreistufigen Ansatz: 

1. Analyse der Ist-Situation 

2. Definition der Ziele 

3. Auswahl der passenden Technologie 

Schritt 1: Analyse der Ist-Situation 

Bevor neue Technologien eingeführt werden, sollte die bestehende Ist-Situation genau analysiert werden. Nur so lässt sich ein klares Gesamtbild erstellen, das als Grundlage für alle weiteren Schritte dient. 

Dabei helfen unter anderem folgende Leitfragen: 

• Für welche Zwecke und in welchen Prozessen werden aktuell Checklisten eingesetzt? 
• Welche Ziele verfolgt der Einsatz – etwa: 
• Effektivität (z. B. Fehlererkennung und passende Folgemaßnahmen) 
• Effizienz (z. B. schnelle Durchführung) 
• Qualität (z. B. Wirksamkeit der Maßnahmen), 
• Sicherheit  
• rechtliche Vorgaben 
• Wie werden die Ergebnisse der Checklisten weiterverarbeitet oder für Folgeprozesse genutzt? 
• In welcher Weise werden die Checklisten hinsichtlich Ablauf, Anzahl, Umfang, Zeitaufwand und Fehlerquote bearbeitet? 
• Wie hoch ist der Aufwand – und wie gut ist die User Experience – bei: 
• der Erstellung, 
• dem Ausfüllen 
• sowie dem Archivieren und der Datenübertragung 

Schritt 2: Definition der Ziele 

Die Antworten auf die zuvor gestellten Fragen bilden die Basis, um konkrete Ziele und Strategien für die Einführung digitaler Checklisten abzuleiten. 

Ein Beispiel: Wenn eine Checkliste lediglich als rechtlich erforderlicher Nachweis dient, müssen die erfassten Daten nicht unbedingt systematisch auswertbar sein. In diesem Fall genügt eine vergleichsweise einfache Lösung – etwa ein interaktives PDF-Dokument. 

Anders sieht es aus, wenn über eine Checkliste auch nachgelagerte Prozesse angestoßen werden sollen. Dann müssen die erfassten Informationen nicht nur gespeichert, sondern über den Vorgang registriert und an ein ERP-System übermittelt werden. So kann etwa veranlasst werden, dass eine Maschine, an der eine Maßnahme durchgeführt wurde, vorerst mit halber Leistung weiterproduziert, bis das zunächst provisorisch instandgesetzte Teil ausgetauscht wurde. 

Auch der Einsatz von Checklisten zur Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ist denkbar. In diesem Fall müssen die erfassten Daten mit mathematischen Verfahren analysierbar sein. 

In der Regel verfolgen Unternehmen mit unterschiedlichen Checklisten meist auch unterschiedliche Ziele. Sie stehen damit vor der Frage, ob sie verschiedene Technologien für diverse Anforderungen nutzen wollen oder eine Lösung alle Ziele vereint. 

Schritt 3: Auswahl der Technologie 

Ein sehr einfaches Szenario für den Einsatz digitaler Checklisten ist es, interaktive PDF-Dokumente auf einer Collaboration-Plattform wie SharePoint bereitzustellen. Auswertungen lassen sich damit jedoch kaum realisieren. Mehr Möglichkeiten bieten Online-Tools, die Checklisten über eine Weboberfläche abbilden – ähnlich wie bei Online-Umfragen. Allerdings sind solche Lösungen nicht in die Instandhaltungsprozesse eingebunden. Wer eine enge Verzahnung verwirklichen möchte, sollte daher Lösungen nutzen, die in das ERP-System integriert sind.  

Mit einem Klick auf dem Smartphone können verschiedene Aktionen ausgelöst werden. Zum Beispiel wird die Produktion automatisch über eine temporäre Minderleistung einer Maschine informiert und gleichzeitig ein Ticket für den Austausch geöffnet. 

Neben dem funktionalen Einsatz spielt auch die User Experience beim Erstellen, Ausfüllen und Dokumentieren eine entscheidende Rolle. Nur wenn das Team die Technologie intuitiv und komfortabel bedienen kann, ist eine erfolgreiche Einführung möglich. 

Was das konkret bedeutet, hängt sehr vom Einzelfall ab. Bei der Erstellung von Checklisten kann es etwa ein Vorteil sein, wenn sie sich kopieren und dann anpassen lassen. Werden sie hingegen ausgefüllt, während man selbst unter einer Maschine liegt und daran arbeitet, bietet ein Sprachassistent echte Vorteile. 

Die Entwicklung digitaler Technologien ist noch längst nicht abgeschlossen. Sprachbasierte Interfaces galten vor wenigen Jahren noch als Zukunftsvision, doch mittlerweile sind sie im Alltag angekommen. Ähnlich könnten sich auch AR- und VR-Technologien weiterentwickeln. Zuständige würden damit ihre Checklisten direkt über eine Datenbrille angezeigt bekommen. 

Da Maschinen und Anlagen viel häufiger mit Sensoren und Kommunikationstechnologien ausgestattet werden, werden die Ergebnissen der durchgeführten Arbeiten immer mehr direkt vom Asset in der Checkliste dokumentiert. All das setzt voraus, dass die gewählte digitale Checkliste mit diesen innovativen Technologien interagieren kann. 

Change Management: Unverzichtbar für den Erfolg 

Damit Anforderungen frühzeitig erkannt werden, ist es entscheidend, die Mitarbeitenden von Beginn an einzubinden. Change Management spielt dabei eine zentrale Rolle, um die Akzeptanz der Digitalisierung bei der Belegschaft zu fördern. Veränderungen stoßen gerade in Zusammenhang mit neuen Technologien und der Erfassung von Daten oft auf Skepsis. Können sich Mitarbeiter:innen jedoch von Beginn an aktiv einbringen und ihre Bedenken offen ansprechen, lassen sich Vorbehalte schrittweise abbauen. 

Ein weiterer positiver Effekt von Change Management: Key User machen sich früh mit den neuen Technologien vertraut, können das Wissen in die Organisation tragen und bei Fragen unterstützen. 

Typische Herausforderungen: Stammdaten und Rechtskonformität 

Für die Digitalisierung sind einheitliche Stammdaten und ein systematisches Stammdatenmanagement das A und O. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Daten im gesamten digitalen Prozess korrekt übermittelt werden. In vielen Unternehmen besteht in dieser Hinsicht jedoch noch großer Nachholbedarf. In den ERP-Systemen ist häufig nur ein kleiner Teil der Stammdaten sauber angelegt, weil in der analogen Welt oft nicht mehr notwendig war. 

Wichtig ist auch, für einen rechtskonformen Einsatz der digitalen Checklisten zu sorgen. Das betrifft neben der Archivierung vor allem die zweifelsfreie und unveränderbare Zuweisung zu einer verantwortlichen Person. Während auf papierbasierten Checklisten eine Unterschrift genügt, ist bei digitalen Checklisten der Einsatz einer digitalen Signatur erforderlich. Für die Identifizierung und Verifizierung stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. Welche Methode angewendet wird, hängt vom konkreten Einsatzzweck und den geltenden rechtlichen Vorgaben ab.