Effiziente Stammdatenverwaltung im Maschinen- und Anlagenbau

In einer zunehmend vernetzten und datengetriebenen Welt sind Stammdaten das Fundament erfolgreicher Unternehmensprozesse. Doch wo unterscheiden sich Stammdaten eigentlich von anderen Daten wie Bewegungsdaten? Stammdaten sind stabile, grundlegende Informationen wie Produkt-, Kunden- oder Lieferantendaten, während Bewegungsdaten dynamische, prozessbezogene Daten sind, die aus Transaktionen entstehen, wie beispielsweise Bestellungen oder Lagerbewegungen. Sie umfassen alle grundlegenden Informationen, die für den operativen Geschäftsbetrieb unerlässlich sind.

Ich freue mich sehr, mit Matti Maier über das Thema zu schreiben und unsere Gedanken hierzu auszutauschen. Matti Maier ist Direktor Digital Applications bei der Syntegon Technology GmbH, einem der weltweit führenden Unternehmen in der Pharma- und Lebensmittelverpackungsindustrie.

Karsten: Matti, wie siehst du das Thema Stammdaten? Gibt es bei euch Besonderheiten oder größere Herausforderungen, die ihr berücksichtigen müsst?

Matti: Korrekte Stammdaten über unsere kundenindividuell entworfenen, erstellten und für den Kunden gewarteten Anlagen in der Lebensmittel- und Pharmaindustrie sind das A und O. Die jeweils gültige Regulatorik verlangt, dass wir nicht nur ein Handbuch zur Anlage liefern, sondern diverse Daten wie beispielsweise Ersatzteilkataloge ebenfalls. Bei einem Problem an einer Anlage oder gar deren Ausfall ist die Bereitstellung der richtigen Dienstleistung für diese Anlage mit den richtigen Ersatzteilen für viele unserer Kunden geschäftskritisch. Besonders herausfordernd dabei ist die Vielzahl der zu pflegenden Stücklisten, die technische Komplexität der Anlagen sowie die Anzahl der involvierten Werke, insbesondere wenn wir ganze Verpackungslinien mit unterschiedlichen Maschinen unserer Tochterunternehmen anbieten. Konkret haben einzelne Maschinen in der Regel Stücklisten mit ca. 10‘000 Positionen und die Stücklisten unterscheiden sich von Maschine zu Maschine, werden also nur selbst wiederverwendet. In dieser Größenordnung und Komplexität kommen viele Softwarepakete schnell an ihre Grenzen.

Karsten: Vielen Dank, sehr interessant zu verstehen, dass es große Unterschiede zwischen Handel und Industrie gibt. Insbesondere die hohe Anzahl der Positionen in euren Stücklisten unterscheidet sich doch stark von der Anforderung eines Händlers, der nur selten mit BoMs (Bill of Materials) zu tun hat.

Bei euch sind neben Kunden-, Produkt- und Lieferantendaten eben auch weitere Domänen wie Maschinen- oder Standortdaten entscheidend. Aber warum sind „gute“ Stammdaten eigentlich so wichtig?

Matti: Hier muss man Folgendes berücksichtigen: In wachsenden und immer komplexer werdenden Unternehmen entstehen zahlreiche Herausforderungen im Umgang mit Stammdaten. Datenquellen werden vielfältiger, die Menge der zu verwaltenden Informationen steigt exponentiell, und inkonsistente oder fehlerhafte Daten können zu erheblichen Problemen führen – von ineffizienten Prozessen über falsche Entscheidungen bis hin zu finanziellen Verlusten. Ein durchdachtes Stammdatenmanagement ist daher unverzichtbar, um die Kontrolle über diese Datenmengen zu behalten und eine solide Grundlage für Wachstum und Innovation zu schaffen.

Karsten: Wie siehst du das, Matti? Wird dem Stammdatenmanagement eine zu hohe Beachtung geschenkt? Schließlich verdient man mit Stammdaten doch kein Geld – oder doch?

Matti: Wie so oft, muss man sich Gedanken machen und für jede Entität und jede Situation entscheiden welchen Wert man korrekten Stammdaten beimisst. Verschicken wir beispielsweise das falsche Ersatzteil steigen dadurch nicht nur unsere Aufwände durch Expresslieferung, Eilaufträge und erneute Technikereinsätze, viel schwerer wiegt das verlorene Vertrauen unseres Kunden oder gar Regressforderungen, wenn die Anlage über die vertraglich vereinbarten Wartungszeiten steht. Dies leuchtet jedem ein, jedoch dass man mit den richtigen Stammdaten auch dem Kunden wirklich Kosten sparen kann, nicht: Mit einer Präferenzkalkulation können wir für unsere Kunden Kosten für die Abwicklung beim Zoll sparen. Letztlich kann sich der Wert korrekter und vollständiger Stammdaten dadurch bemessen, dass legal oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen sind und bei Verletzung Strafen drohen. Zusammengefasst kann man festhalten, dass unsere wichtigsten Entitäten, also Material, Equipment, Business Partner einen so hohen Wert haben, dass es ohne Stammdatenmanagement gar nicht geht.

Das ist sehr deutlich und steht im Gegensatz zu der Annahme, dass Stammdaten nur ein leidiges Übel sind und seiner selbst wegen gepflegt werden. Danke für die Veranschaulichung.
Die von dir aufgeführten Anwendungsfälle verdeutlichen, dass ein systemübergreifendes, zentrales Management von Stammdaten immer wichtiger wird. Ein Stammdatenmanagement (Master Data Management, MDM) unterstützt Unternehmen maßgeblich in verschiedenen Disziplinen: Es sorgt durch Plattformunabhängigkeit für die Integration von Daten aus ERP- und Nicht-ERP-Systemen, stellt eine zentrale Verfügbarkeit sicher und verbindet verschiedene Datenquellen nahtlos. Durch Datenharmonisierung wird die Qualität und Konsistenz der Daten verbessert, indem doppelte, fehlerhafte oder unvollständige Datensätze bereinigt und standardisiert werden. Zusätzlich ermöglichen flexible Workflows und erweiterte Governance-Funktionen eine effiziente Datenverwaltung, die eine transparente Steuerung und die Einhaltung von Richtlinien und Standards sicherstellt.

Karsten: Bezogen auf eure spezifischen Herausforderungen – wo siehst du noch Potenziale bei einem professionellen Stammdatenmanagement?

Matti: Bisher waren wir stark ERP-fokussiert, d.h. mit einem MDM-Werkzeug als Add-On darauf. Was unsere Kunden jedoch schätzen, sind unsere Ingenieursleistungen, unsere globale Serviceorganisation und unsere Kundenorientierung. Diese haben wenig mit unserem ERP zu tun, daher haben wir uns für ein PLM-System zur Verwaltung unserer Materialstammdaten entschieden. Auch die anderen Entitäten sind näher an den Kunden gerückt, also dort wo sie wirklich gebraucht werden. Damit bei all der Verteilung dennoch eine Governance mit dem Ziel einer angemessenen Datenqualität zu gewährleisten, ausgeübt werden kann, ist die Verantwortung in ein Team zentralisiert. Klare Verantwortlichkeiten sind ein Erfolgsfaktor für gute Stammdaten und das passt zu unserer Strategie, die unter Anderem „Own Your Results“ als Kernbotschaft postuliert. Potentiale mit unseren Stammdaten mehr zu erreichen, sind aus unserer Unternehmensstrategie zum Lebenszykluspartner unserer Kunden in kritischen Industrien zu avancieren, abgeleitet. Dieses Wachstumspotential erfordert, dass wir uns nicht nur mit den eigenen Stammdaten, sondern auch mit denen unserer Kunden beispielsweise die Produkte, die wir verpacken oder die Strukturen, in denen unsere Anlagen betrieben werden, umgehen. Auch strategische Zukäufe erfordern, dass wir über den Tellerrand schauen und zügig die neuen Einheiten auf ein Niveau bringen, wie wir es von unseren Daten gewohnt sind.

Karsten: Vielen Dank, das unterstreicht noch einmal, welche Gewichtung ein MDM für euer Business hat. Bei unseren Kunden stellt sich immer mehr heraus, dass Stammdaten idealerweise zentral in einem MDM-System als „Single Source of Truth“ verwaltet werden, um eine einheitliche Datenbasis zu gewährleisten.

Karsten: Gehst du da mit, und wie siehst du das Verhältnis zu ERP-Systemen wie SAP?

Matti: Es gibt oftmals nicht die eine Wahrheit für alle Objekte, sondern die kluge Verknüpfung verschiedener Systeme ermöglicht Flexibilität bei gleichzeitiger Einhaltung der gemeinsamen Grundstandards für die Datenqualität. Beispiele: PLM für Material und Produkt – also den Maschinentyp, CRM für Kunden, SRM für Lieferanten, Digitalisierungssystem für Equipment und deren Kundeninformationen. Mit einer Middleware wie z. B. der SAP Integration Suite können dennoch APIs zentral bereitgestellt werden, und über Workflows – z. B. im PLM – können Freigabe- und Prüfprozesse abgebildet werden.

Karsten: Danke dir, wenn ich das richtig verstehe, sollen die Daten in allen Systemen in gleich hoher Qualität zur Verfügung stehen, also die Silos miteinander verbinden, ohne deren eigentliche Bestimmung zu verändern. Wir werden häufig gefragt, welche weiteren Vorteile ein zentrales Stammdatenmanagement bietet.

Karsten: Hast du noch andere Punkte, die den zentralen Ansatz rechtfertigen?

Matti: Bei zentral verwalteten Stammdaten profitiert man von Synergieeffekten da die Kolleginnen und Kollegen, die sich täglich mit diesen Objekten befassen, schneller werden und die Fallstricke der einzelnen Entitäten kennen. Ebenfalls sinken die Kosten für redundante Datenhaltung, verteilte Workflows, Synchronisation zwischen Systemen usw. Einige Herausforderungen sehen wir allerdings in einer nur auf die Zentrale gerichtete Stammdatenverwaltung: Das Ownership in den Bereichen fehlt, was die Qualität der Eingangsdaten in der Regel negativ beeinflusst. Außerdem beobachten wir, dass die zentralen Kollegen in unserem sehr heterogenen Umfeld die Besonderheiten der Standorte oft zu wenig kennen und es daher zu erhöhtem Abstimmungsbedarf kommt.

Trotz dieser Hürden haben auch wir uns, zwar in verschiedenen Systemen, aber sowohl was die Verantwortung in einem zentralen Team angeht, wie auch prozessual für eine Zentrale Lösung entschieden, da für uns die zuerst genannten Synergieeffekte und Kosteneinsparungen die Herausforderungen überwogen haben.

Karsten: Wie würdest du das Thema angehen? Hättest du einen Best-Practice-Ansatz, den du verfolgen würdest?

Matti: Kurz gesagt: Value first. Welche Stammdaten brauchen wir wofür und was bringt uns das? Wie viel kosten uns fehlerhafte Daten wirklich? Unterstützen gute Stammdaten unsere Unternehmensstrategie? Sind die Fragen grundsätzlich beantwortet, stellt sich die Frage nach der Verantwortung. Diese Stelle muss entsprechend des Wertbeitrags mit Ressourcen ausgestattet werden, um sich der Prozessgestaltung anzunehmen. Hand in Hand geht dies in der Regel mit der Auswahl geeigneter Software einher. Am besten die Personen werden am Auswahlprozess beteiligt, die später auch die Software konfigurieren und anwenden. Mit der Einführung der Prozesse und Software ist die Kommunikation an alle betroffenen Mitarbeitenden wichtig. Wie bereits erwähnt, funktioniert die Stammdatenverwaltung besser, wenn die in die Prozesse eingegebenen Daten bereits mit einer ordentlichen Qualität kommen und nicht erst durch die Kolleginnen und Kollegen des Stammdatenteams bei jedem Datensatz aufwändig kontrolliert, korrigiert und angereichert werden muss.

Karsten: Zusammenfassend kann man als sagen.

Matti: Stammdaten bilden das Fundament erfolgreicher Unternehmensprozesse, insbesondere in einer datengetriebenen und vernetzten Welt. Ihre Qualität und zentrale Verwaltung in einem Master Data Management (MDM) sind entscheidend, um Prozesse effizient zu gestalten, Kosten zu senken und fundierte Entscheidungen zu treffen. Herausforderungen wie inkonsistente Daten oder Silostrukturen erfordern moderne Ansätze, wie die Harmonisierung verschiedener Systeme (PLM, ERP, CRM etc.), um Daten flexibel und dennoch standardisiert verfügbar zu machen. Best Practices, darunter wertbasierte Datenstrategien, regelmäßige Qualitätskontrollen und geschulte Mitarbeiter, legen den Grundstein für eine nachhaltige Optimierung des Stammdatenmanagements.

Karsten: Was würdest du noch ergänzen

Matti: Schließlich ist es – wie so oft – keine Frage der richtigen Werkzeuge, sondern ob einer angemessenen Datenqualität die nötige Priorität eingeräumt wird und in den Köpfen der Kollegen ein Bewusstsein für virtuelle und physische Qualität vorherrscht.

Wie sind eure Gedanken zu diesem spannenden Thema Stammdaten? Habt ihr eigene Erfahrungen, Herausforderungen oder Best Practices im Umgang mit Stammdaten? Teilt gerne euer Feedback oder lasst uns die Diskussion gemeinsam vertiefen!

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