Prozessoptimierung im Dienstleistungseinkauf

Gerolsteiner, als führender Mineralwasserexporteur in Deutschland, identifizierte Verbesserungspotentiale im Beschaffungsprozess von Dienstleistungen. Es gab wiederkehrende Fehlkontierungen im Bestellprozess und viele personelle Kapazitäten waren für operative Tätigkeiten gebunden. Uneinheitliche Prozesse führten zu einer ineffizienten Nutzung der Ressourcen und erschwerten eine schnelle Bearbeitung der strategischen Aufgaben.

1. Aufnahme der IST-Situation im Dienstleistungseinkauf
   • Durchführung von Interviews und Datenerfassung
   • Definition erster Optimierungsansätze
2. Durchführung eines Workshops zur Prozessautomatisierung
   • Ausrichtung der Beschaffungsprozesse auf Warengruppen
   • Automatisierung des BANF-Prozesses
   • Normierung der Verträge
   • Standardisierung des Dienstleistungseinkaufs im SAP-System
   • Konzeption und Implementierung des automatisierten Beschaffungsprozesses

Im Rahmen des Projekts wurden durch den Workshop und eine detaillierte Analyse der Ist-Situation Optimierungsansätze entwickelt, die zu einer signifikanten Effizienzsteigerung führten. Die Automatisierung des BANF-Prozesses sowie die Standardisierung der Verträge und der Prozesse im SAP-System führten zu einer Reduktion von Fehlerquellen und einer Vereinfachung der administrativen Abläufe. Dadurch konnten personelle Kapazitäten freigesetzt und stärker auf strategische Aufgaben ausgerichtet werden. Die Ergebnisse sind eine schnellere Bearbeitung von Bestellanforderungen und eine höhere Prozesssicherheit.

Durch die enge Zusammenarbeit konnte Gerolsteiner seine Prozesse im Dienstleistungseinkauf erfolgreich optimieren und die Grundlage für eine Automatisierung der Abläufe schaffen. Das Projekt hat langfristig die Einkaufsorganisation von Gerolsteiner gestärkt und ermöglicht eine fokussierte Bearbeitung strategischer Aufgaben.