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Optimierung des indirekten Einkaufs
Neues E-Katalogsystem bei bofrost*
Die bofrost* AG, mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von über 1,2 Milliarden Euro, stand vor der Herausforderung, den Einkaufsprozess zu optimieren. Mit Unterstützung von valantic wurde ein vollständiger P2P-Prozess im SAP-Standard eingeführt und eine neue E-Katalog-Lösung implementiert, um rund 70 Prozent der Bestellungen über den E-Katalog abzuwickeln.
Über das Unternehmen
Die bofrost* AG, führender Direktvertreiber von Tiefkühlkost und Speiseeis, beschäftigt mehr als 10.000 Mitarbeitende und erzielt einen Umsatz von über 1,2 Milliarden Euro. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, seinen Einkaufsprozess zu optimieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Ziel war es, einen vollständigen P2P-Prozess (Procure-to-Pay) im SAP-Standard abzubilden und die Einführung einer neuen E-Katalog-Lösung, um rund 70 Prozent der Bestellungen mithilfe des E-Katalogs abzubilden.
Das Projekt
Herausforderung
Der bestehende Einkaufsprozess war durch einen hohen manuellen und operativen Aufwand gekennzeichnet. Das verhinderte eine strategische Bearbeitung von Themen und eine effiziente Nutzung von Ressourcen. Zudem wurde das vorhandene Katalogsystem nicht optimal genutzt, was zu Ineffizienzen und Verzögerungen führte. Das Unternehmen benötigte daher eine Lösung, die eine vollständige Integration des P2P-Prozesses ohne Medienbrüche in SAP ermöglichte und den Bestellprozess signifikant vereinfachte.
Beratungsansatz
Um die Herausforderung erfolgreich zu meistern, wurde der Auswahlprozess für das E-Katalogsystem in drei klar strukturierte Phasen unterteilt:
-
1
Definition der Geschäftsvorfälle
- Erhebung und Dokumentation der relevanten Geschäftsvorfälle sowie der zugehörigen Prozesse für einen umfassenden Anforderungskatalog.
- Priorisierung der Anforderungen unter Berücksichtigung von „K.O.-Kriterien“.
- Erstellung einer Longlist von potentiellen Anbietern von E-Katalogsystemen.
- Abfrage des Anforderungskatalogs über RFI oder die Anbieter-Websites zur ersten Informationseinholung.
- Eingrenzung der Anbieter auf eine Shortlist für die detaillierte Prüfung.
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2
Detailprüfung der Anbieter
- Erstellung eines Beispielwarenkorbs für die Durchführung eines Preisvergleichs und als Grundlage für die Angebotsabfrage.
- Erstellung und Versand eines Request for Proposal (RFP) an die Anbieter auf der Shortlist, einschließlich des Beispielwarenkorbs.
- Anforderung von Testzugängen für alle Anbieter, um die Systemfunktionalitäten praxisnah zu testen.
- Prüfung und Bewertung der Benutzerfreundlichkeit und Pflegeoptionen für Key User.
- Auswertung der RFP-Ergebnisse und Auswahl des am besten geeigneten Anbieters.
-
3
Verhandlung und Vergabe
- Durchführung von Verhandlungen mit den Anbietern hinsichtlich der Kostenmodelle und Vertragskonditionen.
- Definition eines Implementierungsplans zur reibungslosen Einführung des ausgewählten Systems und zur Sicherstellung der langfristigen Nutzung.
Lösung und Kundennutzen
Durch die Implementierung des E-Katalogsystems wurde der gesamte P2P-Prozess im SAP-Standard abgebildet. Ein Key User-Konzept gewährleistet eine langfristige Nutzung und Pflege. Die Standardisierung des Beschaffungsprozesses reduzierte manuelle Rückfragen und Anpassungen und führte zu einer signifikanten Effizienzsteigerung. Der operative Aufwand im Einkauf wurde im zweistelligen Prozentbereich gesenkt.
Fazit
Das neue E-Katalogsystem ermöglichte eine digitale Abbildung des P2P-Prozesses, reduzierte den operativen Aufwand im indirekten Einkauf und steigerte die Effizienz durch die Standardisierung der Beschaffungsprozesse.
Ihr Ansprechpartner
Daniel Belka
Partner & Managing Director
valantic