valantic CEC Deutschland GmbH Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“).

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

valantic CEC Deutschland GmbH
Reichskanzler Müller Straße 12-14
D-68165 Mannheim
E-Mail: info@cec.valantic.com

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Birgit Hellmann-Ploschke, LL.B.
valantic CEC Deutschland GmbH
Felix-Wankel-Straße 16
40764 Langenfeld
E-Mail: datenschutz@cec.valantic.com

3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Im Rahmen unseres Geschäfts- und Webseitenbetriebs verarbeiten wir Daten.

Dies umfasst auch die Offenlegung durch Übermittlung an Dritte und ggf. in sogenannte Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union („EU“) und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Soweit wir Daten außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, haben wir dies nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

4. Datenverarbeitungen

Die im Einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt:

a) Kontaktaufnahme

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verarbeiten wir zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage folgende Daten von Ihnen: Name, Kontaktdaten – sofern von Ihnen angegeben – und Ihre Nachricht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung und/oder zur Erfüllung unserer vorvertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

b) Kontaktaufnahme bei Bewerbungen

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z. B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort etc.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist vorrangig § 26 BDSG. Demnach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.

c) Vertragsabwicklung und Datenverwaltung im Rahmen der Leistungserbringung

Im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie zur Anbahnung und Abwicklung des bestehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns verarbeiten wir verschiedene Daten.

Haben Sie uns mit der Erbringung einer Leistung beauftragt, verarbeiten wir Ihre Daten (sofern angegeben: Name, Kontaktdaten, Anschrift) und sämtliche Informationen, die im Rahmen der Auftragserfüllung notwendig sind, ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses.

Hierzu gehören insbesondere unsere angemessene Beratung und Unterstützung, die Korrespondenz mit Ihnen, die Rechnungsstellung, Erfüllung unserer buchhalterischen und steuerrechtlichen Pflichten.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt entsprechend auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Ist dies zur Abwicklung des Auftrags notwendig, werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben.

Hierzu gehören insbesondere die Weitergabe an Aufsichtsbehörden zum Zweck der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte.

Wir treffen hierbei sämtliche geeigneten Maßnahmen, um nur insoweit personenbezogene Daten zu übermitteln, wie dies für den zugrundeliegenden Zweck notwendig ist.

d) Nutzung des Videokonferenzsystems Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Software aus der Produktreihe Microsoft 365 des Unternehmens:
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Beschäftigten, Bewerbern, Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten per Internet via Video und Audio Kommunikationsmöglichkeiten bereitstellen sowie die Durchführung und Teilnahme an Online-Veranstaltungen ermöglichen.
Im Rahmen unserer Online-Meetings und -veranstaltungen unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

• Kommunikationsdaten (z. B. Ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
• Personenstammdaten (sofern Sie diese angeben)
• Logfiles, Protokolldaten
• Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
• Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)

Die Microsoft Teams-Online-Besprechungen und Veranstaltungen werden von uns nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir haben vorab Ihre Einwilligung eingeholt.
Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

Bei Teams-Meetings können alle Teilnehmer Ihre Audio- und Videoeingaben selbst einstellen. Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere Teilnehmer, z. B. durch eine Aufzeichnung der Besprechung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden.
Die Datenverarbeitung mit Microsoft 365 erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Meeting-Teilnehmer in einem Drittland aufhalten.

Für Datenübermittlungen in die USA ist Microsoft im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU.
Microsoft behält sich gemäß seiner Datenschutzerklärung vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechenden Erklärungen von Microsoft einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Zweck und berechtigtes Interesse dieser Datenverarbeitung sind. Soweit eine Online-Besprechung bzw. -veranstaltung mit Ihrem vorherigen Einverständnis aufgezeichnet wird, erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

e) Gewinnspielteilnahme 

Nehmen Sie an einem von uns organisierten Gewinnspiel teil, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, sowie – sofern von Ihnen angegeben -: Anschrift, Unternehmen, Telefonnummer zum Zwecke der Teilnahme bzw. der Kontaktaufnahme für den Fall der Gewinnmitteilung. Wurden Sie als Gewinner festgestellt, werden wir zum Zwecke der Gewinnübermittlung Ihren Namen, Vornamen und Ihre Anschrift erfragen, sofern dies nicht bereits im Rahmen Ihrer Anmeldung erfolgt sein sollte. In jedem Fall werden wir Sie über Ihren Gewinn vorab per E-Mail informieren.

Zur Gewinnübermittlung werden wir Ihren Namen, Vornamen und Ihre Anschrift an das mit der Lieferung des Gewinns beauftragte Unternehmen.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten im Rahmen der Gewinnspieldurchführung nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

f) Internetsicherheitsdienste

Zur Sicherheit und zum Schutz unseres Onlineauftritts sowie insbesondere zur Abwehr von Distributed Denial-of-Service (DDoS)-Angriffen nutzen wir die Internetsicherheitsdienste der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Dabei verarbeitet Cloudflare in unserem Auftrag die Protokolldaten der Endbenutzer: IP-Adresse, Systemkonfigurationen und Informationen über den ein- und ausgehenden Traffic der Webseiten, Geräte und Anwendungen der Webseitenbesucher und kann diese auch in die USA übermitteln. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der fortlaufenden Bereitstellung und Sicherheit unserer Webseite.

Für Datenübermittlungen in die USA zu den benannten Zwecken ist Cloudflare im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU.

5. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

6. Ihre Betroffenenrechte

a) Auskunft

Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

b) Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch

Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen auch in Fällen zu, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt, oder unseres berechtigten Interesses erfolgt sowie darauf gestützten Profilings. Ebenso steht Ihnen im Fall der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.

c) Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

d) Datenübertragbarkeit

Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.

e) Einschränkung der Verarbeitung

Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.

f) Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und Beschwerderecht

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@cec.valantic.com.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.