Alle DSGVO Bestimmungen im Griff

SAP Datenschutzmanagement Software cuSmartext DSGVO

Das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, denn sie müssen nicht nur sicherstellen, dass personenbezogenen Daten ausschließlich bestimmungsgemäß gespeichert und verwendet werden, sondern auch dem Betroffenen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

A business woman holding tablet in the dark office

Doch wie lassen sich die Anforderungen umsetzen, ohne gleichzeitig Mehrarbeit für die Mitarbeiter*innen zu schaffen oder bestehende Prozesse unnötig zu verlangsamen? Eine Datenschutz Software ist hier ein lohnender Schritt. Damit haben Unternehmen alle Bestimmungen der DSGVO im Griff – einfach, automatisiert und zuverlässig.

Mockup Produktblatt: Datenschutzmanagement in SAP

Produktblatt: Datenschutzmanagement in SAP

Das Datenschutzmanagementsystem cuSmarText DSGVO unterstützt Ihr Unternehmen bei der Organisation, Dokumentation und Verwaltung von Maßnahmen zur Datensicherheit.

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Effizientes Datenschutzmanagement

Das Datenschutzmanagementsystem cuSmarText DSGVO unterstützt Unternehmen bei der Organisation, Dokumentation und Verwaltung von Maßnahmen zur Datensicherheit. Neben der zuverlässigen Abwicklung von Betroffenenanfragen bietet die Lösung weitere Services wie Vorgangsakten, Checklisten und eine automatisierte Korrespondenz, um Mitarbeiter*innen beim Datenschutzmanagement weiter zu entlasten.

cuSmarText DSGVO im Überblick

  • Sicherstellung der Betroffenenrechte nach DSGVO
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit
  • Automatisierte Abwicklung von Betroffenenanfragen
  • Automatisierte Workflows zur Überprüfung, Berichtigung, Löschung von Daten
  • Automatisierte Dokumentenerstellung und Korrespondenz
  • Führung von Vorgangsakten inkl. Nachweise
  • Einhaltung der maximalen zulässigen Aufbewahrungsfristen
  • Revisionssichere Datenhaltung
  • Integration in MS Outlook
  • SAP ERP- und S/4HANA-integriert und zertifiziert

Teamleitung Privacy IAV
IAV GmbH Ingenieurgesellschaft Auto und Verkehr

„In cuSmarText DSGVO können wir Betroffenenanfragen dank Termin- und Fristenagenten schnell und einfach bearbeiten und verwalten.“

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Datenschutzmanagement Software
– die wichtigsten Funktionen

Management von Anfragen, Aufgaben und Fristen

Zwischen der Entgegennahme und Beantwortung einer Betroffenenanfrage liegt oft eine Vielzahl an Abläufen – beispielsweise eine Aufgabe erstellen und im Team zuweisen, die passenden Unterlagen zum Fall heraussuchen oder ein Antwortschreiben aufsetzen. Unterstützung gibt hier die Datenschutzmanagement Software cuSmarText DSGVO mit maschinell gestützten Workflows und einem Task-Management, mit dem sich Aufgaben leicht erstellen und an die Mitarbeiter*innen delegieren lassen.

Zu jedem Vorgang führt die Software dabei eine digitale Dokumentation als Basis für das Verfahrensregister. Dieses enthält übersichtlich alle Informationen zur Anfrage, wie Emails, Dokumente, Schriftverkehr. Hierbei haben verschiedene berechtigte Abteilungen eines Unternehmens gleichzeitig Zugriff und können so Anfragen noch schneller bearbeiten. Das Verfahrensregister nach DSGVO wir automatisch hieraus erstellt.

Auch gesetzliche Grundlagen und interne Verfahrensanweisungen lassen sich im Datenschutzmanagementsystem hinterlegen. So können die Mitarbeiter*innen schnell prüfen wie lange personenbezogene Daten vorgehalten werden dürfen und unter welchen Bedingungen diese gesperrt oder gelöscht werden müssen. Alle Änderungen an den Datensätzen und Dokumenten werden revisionssicher dokumentiert und bleiben so auch nach Jahren nachvollziehbar.

Die integrierte automatisierte Dokumentenerstellung verkürzt Reaktionszeiten und erhöht die Qualität der Dokumente. Mit der Lösung generieren Mitarbeiter*innen beispielsweise automatisiert die Auftragsdatenverarbeiter-Vereinbarungen für Lieferanten und Kunden inkl. der Anlage zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Die Texte werden dabei automatisiert mit Daten aus dem Datenschutzmanagementsystem, dem SAP-System oder anderen Datenquellen befüllt. Dies ist besonders auch bei immer wiederkehrender Korrespondenz, wie Antwort- und Bestätigungsschreiben, eine enorme Hilfe, denn so bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.

Geschäftsfrau guckt auf Tablet, im Hintergrund großer Display mit Zahlen und Verläufen

Datenschutzmanagement mit Transparenz und Sicherheit

Mit cuSmarText DSGVO arbeiten Sie stets DSGVO-konform. Rechte für Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben. Möchte beispielsweise ein/e Mitarbeiter*in Einblick in die eigene digitale Personalakte nehmen, wird einfach eine temporäre Leseberechtigung für die relevanten Informationen vergeben. Genauso können von vornherein in Abhängigkeit zur Funktion und Position der Mitarbeiter*innen differenzierte Berechtigungen bis auf Feldebene vergeben und so festgelegt werden, wer welche Informationen einsehen, anlegen und bearbeiten darf.

Der Termin- und Fristen-Agent überwacht die Aufbewahrungsfristen und erinnert die Mitarbeiter*innen rechtzeitig daran, Daten zu ändern oder zu löschen. So werden nur die Informationen gespeichert, die wirklich notwendig sind – nicht mehr und nicht weniger.

Höchste Datensicherheit nach DSGVO

Die Datenschutz Software entspricht bereits in ihrer Entwicklung den DSGVO-Vorgaben nach Privacy by Design sowie Privacy by Default – und hat so den maximalen Datenschutz als Grundeinstellung. Darüber hinaus bietet cuSmarText DSGVO ein detailliertes Zugriffs- und Berechtigungssystem sowie ein Fristenmanagement, das die rechtlich geltenden Aufbewahrungsfristen der Informationen überwacht und die Verantwortlichen rechtzeitig erinnert.

Die Datenschutz Software ist in Microsoft- und SAP-Systeme integriert und lässt sich über eine Web-Oberfläche einfach bedienen.

Teamleitung Privacy IAV
IAV GmbH Ingenieurgesellschaft Auto und Verkehr

„cuSmarText DSGVO unterstützt uns dabei, ein datenschutzkonformes Verfahrensregister zu führen.“

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Technische Aspekte & SAP-Zertifikate des Datenschutzmanagements

Das Datenschutzmanagement cuSmarText DSGVO ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Ganz gleich mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Dafür stehen die Zertifikate „SAP Certified – Powered by SAP NetWeaver“ sowie „SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA“.

SAP Zertifikate NetWeaver und S/4HANA

Projektplan bei Einführung von cuSmarText DSGVO

Die Implementierung der Datenschutzmanagement Software cuSmarText DSGVO folgt klar definierten und auf den Kunden zugeschnittenen Projektschritten.

In einem ersten Kickoff mit valantic Experten wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live des digitalen Datenschutzmanagements.

Selbstverständlich stehen unsere Experten weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User verändern.

Roadmap mit Schritten des valantic Projektplans
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Produktblatt: Datenschutzmanagement in SAP

Das Datenschutzmanagementsystem cuSmarText DSGVO unterstützt Ihr Unternehmen bei der Organisation, Dokumentation und Verwaltung von Maßnahmen zur Datensicherheit.

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Ihr Kontakt zu Fragen rund um das Datenschutzmanagement in SAP

Portrait von Stefan Heins, Geschäftsführer der valantic Enterprise Solutions GmbH

Stefan Heins

Geschäftsführer
valantic Enterprise Solutions GmbH