Management von Anfragen, Aufgaben und Fristen
Zwischen der Entgegennahme und Beantwortung einer Betroffenenanfrage liegt oft eine Vielzahl an Abläufen – beispielsweise eine Aufgabe erstellen und im Team zuweisen, die passenden Unterlagen zum Fall heraussuchen oder ein Antwortschreiben aufsetzen. Unterstützung gibt hier die Datenschutzmanagement Software cuSmarText DSGVO mit maschinell gestützten Workflows und einem Task-Management, mit dem sich Aufgaben leicht erstellen und an die Mitarbeiter*innen delegieren lassen.
Zu jedem Vorgang führt die Software dabei eine digitale Dokumentation als Basis für das Verfahrensregister. Dieses enthält übersichtlich alle Informationen zur Anfrage, wie Emails, Dokumente, Schriftverkehr. Hierbei haben verschiedene berechtigte Abteilungen eines Unternehmens gleichzeitig Zugriff und können so Anfragen noch schneller bearbeiten. Das Verfahrensregister nach DSGVO wir automatisch hieraus erstellt.
Auch gesetzliche Grundlagen und interne Verfahrensanweisungen lassen sich im Datenschutzmanagementsystem hinterlegen. So können die Mitarbeiter*innen schnell prüfen wie lange personenbezogene Daten vorgehalten werden dürfen und unter welchen Bedingungen diese gesperrt oder gelöscht werden müssen. Alle Änderungen an den Datensätzen und Dokumenten werden revisionssicher dokumentiert und bleiben so auch nach Jahren nachvollziehbar.
Die integrierte automatisierte Dokumentenerstellung verkürzt Reaktionszeiten und erhöht die Qualität der Dokumente. Mit der Lösung generieren Mitarbeiter*innen beispielsweise automatisiert die Auftragsdatenverarbeiter-Vereinbarungen für Lieferanten und Kunden inkl. der Anlage zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Die Texte werden dabei automatisiert mit Daten aus dem Datenschutzmanagementsystem, dem SAP-System oder anderen Datenquellen befüllt. Dies ist besonders auch bei immer wiederkehrender Korrespondenz, wie Antwort- und Bestätigungsschreiben, eine enorme Hilfe, denn so bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
