SOPs automatisiert managen

Standardisierte Arbeitsabläufe SAP-integriert

Standard Operating Procedures (SOPs) helfen dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren und sind ein wesentlicher Bestandteil der Gestaltung eines erfolgreichen Qualitätssystems. Die Dokumentenmanagementsoftware cuSmarText SOP unterstützt dabei.

Business woman and man talking in office

Standardisiert Arbeitsabläufe (Standard Operating Procedures – SOP) helfen dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und schließlich eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Weitere Vorteile, die durch das Einführen von Standards entstehen, sind zum Beispiel eine mögliche Kostensenkung im Produktionsverfahren oder der Konsumentenschutz durch eine definierte Mindestqualität der Produkte. Damit einhergehend geben die SOPs nicht nur die Richtlinien für die Mitarbeiter*innen vor, sondern spiegeln auch den internen Qualitätsanspruch des Unternehmens wieder.

Mockup zu Produktblatt standardisierte Arbeitsabläufe in SAP

Produktblatt: Standardisierte Arbeitsabläufe in SAP

cuSmarText SOP hilft dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und schließlich eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.

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Viele Branchen setzen auf standardisierte Arbeitsabläufe

Besonders häufig kommen SOPs in Branchen vor, die in Bereichen kritischer Vorgänge mit potenziellen Auswirkungen auf Umwelt, Gesundheit und Sicherheit tätig sind, beispielsweise in der Pharma- und Luftfahrtindustrie. Außerdem sind standardisierte Arbeitsabläufe regelmäßig in der Lebensmittelindustrie, der Biotechnologie sowie in öffentlichen Laboren und Forschungseinrichtungen zu finden.

Standardisierte Arbeitsabläufe in SAP managen

Standardisierte Prozesse: Herausforderung bei Umsetzung

So sinnvoll und rechtlich relevant die Standardvorgehensweisen sind, so herausfordernd kann deren praktische Umsetzung sein. Die manuelle Verwaltung von SOPs und Begleitdokumenten, die Überwachung von Fristen und Gültigkeiten sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Dokumenten sind oft arbeitsintensiv und zeitraubend.

Dokumentenmanagement erleichtert standardisierte Arbeitsabläufe

Die in SAP-Systeme integrierte Dokumentenmanagement Software cuSmarText erleichtert den gesamten „Lebenszyklus“ der standardisierten Arbeitsabläufe erheblich – von Erstellung über Verteilung bis hin zu Überwachung und Evaluation.

Henning Fassbinder
Leiter SAP und Informationssicherheitskoordinator bei Pharma Logistik GmbH

„Dank cuSmarText SOP werden unsere standardisierten Arbeitsabläufe reibungslos im SAP System verwaltet.“

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Vorteile von standardisierten Arbeitsabläufen

  • Effizientes Management von SOPs und Dokumenten durch elektronische Aktenhaltung
  • Automatisierte Dokumenten- und E-Mail-Erstellung: Textbibliothek, regelbasierte Generierung
  • Umfassende Dokumentenverwaltung mit Änderungs- und Vorlagenmanagement
  • Workflow-Steuerung für Prüf- und Freigabeprozesse
  • Versionsmanagement
  • Dokumentenlenkung
  • Notizfunktion für Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Freigabeschritten
  • Compliance mit geforderten Regularien in der QM-Dokumentation
  • Weniger Zeitaufwand für die Verwaltung des QM-Systems
SAP Oberfläche SOPs

Standardisierte Arbeitsabläufe im Überblick: cuSmarText SOP

  • Intuitive Bedienung der Software und kurze Einführungszeiten
  • Umfangreiche Berichte, Auswertungen und Dashboards
  • 100% Integration in MS Office und SharePoint
  • SAP S/4HANA-fähig
  • Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion plus integrierte Scan-Funktion
  • Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
  • Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook
  • Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
  • Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
  • Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
  • Höchste Datensicherheit durch ausgeklügeltes Sicherheitskonzept
  • Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
  • Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar

Henning Fassbinder
Leiter SAP und Informationssicherheitskoordinator bei Pharma Logistik GmbH

„Durch die automatisierten Workflows und Dokumentenvorlagen konnten Prüf- und Freigabeprozesse beschleunigt werden. Dabei bleiben Änderungen nachvollziehbar, was für den Audit Trail notwendig ist.“

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Technische Aspekte & SAP-Zertifikate von cuSmarText SOP

cuSmarText SOP ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Ganz gleich mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Dafür stehen die Zertifikate „SAP Certified – Powered by SAP NetWeaver“ sowie „SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA“.

SAP Zertifikate NetWeaver und S/4HANA

Projektplan bei Einführung von cuSmarText SOP

Die Implementierung der Software cuSmarText SOP zu standardisierten Arbeitsabläufen folgt klar definierten und auf den Kunden zugeschnittenen Projektschritten.

In einem ersten Kickoff mit valantic Experten wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live der Software zu standardisierten Arbeitsabläufen.

Selbstverständlich stehen unsere Experten weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User verändern.

 

Roadmap mit Schritten des valantic Projektplans
Mockup zu Produktblatt standardisierte Arbeitsabläufe in SAP

Produktblatt: Standardisierte Arbeitsabläufe in SAP

cuSmarText SOP hilft dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und schließlich eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.

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Ihr Kontakt zu Fragen rund um standardisierte Arbeitsabläufe in SAP

Portrait von Stefan Heins, Geschäftsführer der valantic Enterprise Solutions GmbH

Stefan Heins

Geschäftsführer
valantic Enterprise Solutions GmbH