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Bild von zwei Personen, die sich die Hände schütteln, im Hintergrund in Tablet mit einem Formular und ein Laptop, Digitale Personalakte von valantic

Digitale Personalakte

Garantiert DSGVO-konform – In SAP und MS Office integriert

Die digitale Personalakte ersetzt die traditionelle Papier-Akte und erzielt dadurch deutliche Effizienzgewinne. Durch die integrierte Volltextsuche vertrödeln HR-Mitarbeiter*innen keine Arbeitszeit mehr mit der Suche nach Unterlagen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sämtlich HR-relevanten Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen oder Beförderungen sind ohne Zeitverlust für jeden HR-Mitarbeiter auf Knopfdruck verfügbar und immer auf dem aktuellen Stand.

Mit cuSmarText HR, dem in SAP HCM integrierten Dokumentenmanagement (ECM), arbeiten HR-Mitarbeiter*innen produktiver, bauen Papierberge ab und senken dadurch die Gesamtbetriebskosten. HR-Abteilungen erfüllen mit elektronischen Personalakten ihre Recruiting- und Managementaufgaben effizienter und erzielen bessere Ergebnisse.

Inhalt

Table of contents

Die Highlights von cuSmarText HR

  • Aufruf der elektronischen Akte aus beliebigen Funktionen des SAP HCM-Systems heraus
  • DSGVO-konform
  • 100% Integration in MS Office und MS SharePoint
  • SAP ERP- und S/4HANA-fähig
  • Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
  • Automatisierte Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
  • Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook und IBM Notes
  • Integrierte Scan-Funktion mit OCR Texterkennung
  • Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
  • Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
  • Automatisierte Dokumentenerstellung: Zeugnisse, Arbeitsverträge, E-Mails mit Nutzung von SAP-Daten
  • Digitale Unterschriften
  • Aufgaben managen und verteilen für Freigabe- und Genehmigungsprozesse von Vorgängen und Dokumenten
  • Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
  • Verbindung mit SAP SuccessFactors
  • Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
  • Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
  • SAP-Benutzeroberfläche für den Experten im Personalwesen, Fiori-Apps für den Manager und für Self-Service Funktionen
  • Barrierefrei

Die Software entspricht den EU-DSGVO-Vorgaben nach Privacy by Design und Privacy by Default – und hat so den maximalen Schutz personenbezogener Daten als Grundeinstellung.

Infografik: Digitale Personalakte von Circle Unlimited – a valantic company

cuSmarText HR ist außerdem perfekt integriert. Direkt aus allen gängigen Funktionen des SAP HCM (Human Capital Management) können HR-Mitarbeiter*innen die elektronische Personalakte aufrufen und haben so ohne Systembruch alle wichtigen Informationen, Dokumente oder E-Mails auf einen Blick verfügbar. Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich nicht nur zeichenbasierte, sondern auch eingescannte Dokumente in der elektronischen Personalakte schnell auffinden.

Keine Termine und Fristen mehr verpassen

Der integrierte Ereignis-Agent merkt sich Termine und Fristen, informiert den verantwortlichen Mitarbeiter per E-Mail und stößt automatisiert eine gegebenenfalls notwendige Weiterverarbeitung an.

Digitale Unterschriften reduzieren Aufwand

Für das Unterzeichnen von Verträgen und Dokumenten spart die elektronische Unterschrift viel Zeit und Aufwand. Mit cuSmarText HR greifen ihre Mitarbeiter*innen auf erprobte Technologien zurück. Zum Beispiel auf die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline einsetzbar ist. Damit können Verträge und vertragsrelevante Dokumente innerhalb des SAP Vertragsmanagements cuSmarText HR erstellt, verwaltet, signiert und rechtssicher archiviert werden. Alternativ können elektronische Signaturen auch über Pen-Pads und Tablet-PCs des Anbieters signotec erfolgen. Alle Varianten sind voll in die cuLösungen integriert.

Papierlose Gehaltsabrechnungen

Ein weiteres Highlight für das Personalmanagement ist die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen und weitere Informationen wie Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse verschlüsselt per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden.

cuSmarText HR ist vollumfänglich SAP-zertifiziert

cuSmarText HR ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Egal mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Dafür stehen die Zertifikate „SAP Certified – Powered by SAP NetWeaver“ sowie „SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA“.

Ihr Ansprechpartner

Portrait von Stefan Heins, Geschäftsführer der Circle Unlimited - a valantic company

Stefan Heins

Geschäftsführer
Circle Unlimited – a valantic company