Connected Planning
Die Schweizer Bundesbahnen setzen auf die vernetzte Planung in Echtzeit und die Simulationsfähigkeit der cloudbasierten Lösung von Anaplan. Gemeinsam mit valantic hat die SBB in einem Coaching Prozess die bisherige Finanzplanung in Anaplan modelliert.
Die Schweizerischen Bundesbahnen
Im öffentlichen Verkehr der Schweiz ist der Personenverkehr der Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) der wichtigste Leistungserbringer: Mit knapp 15.000 Mitarbeiter*innen und einem konsolidierten Umsatz von rund 5,5 Milliarden Schweizer Franken ist er zudem die größte der vier SBB-Divisionen. 1,32 Millionen Reisende am Tag befördert die SBB. Damit Züge sicher fahren und alle Fahrgäste stets pünktlich ans Ziel kommen, ist präzise Planung unabdingbar, und zwar einfach, vernetzt und in Echtzeit.
Herausforderung
Harmonisierung und Simplifizierung einer komplexen Finanzplanung zur Erhöhung von Transparenz und Genauigkeit
Beratungsansatz
Einführung einer agilen, auditfähigen und IT-unabhängigen Planungslösung auf Basis der Anaplan Plattform
Kundennutzen
Verkürzung des Planungsprozesses, Konsolidierung auf Knopfdruck, proaktive, simulationsfähige Planungssteuerung
Dreh- und Angelpunkt der Unternehmensplanung: der Fahrplan
„Wie können wir unsere komplexe Planung vereinfachen, aber zugleich Transparenz und Genauigkeit erhöhen? Wie lassen sich Teilplanungen automatisiert vernetzen, damit wir transparenter planen, schneller konsolidieren und mühelos simulieren können?“ – so beschreibt Urban Ehret, Leiter Finanzen SBB Personenverkehr, zentrale Anforderungen an eine neue Planungslösung.
Grundlage für den Betrieb ist die mehrere Jahre vorausschauende integrierte Unternehmensplanung mit ihrem Finanzplan. Bis der Finanzplan steht, sind allerdings sehr viele Planungsschritte erforderlich.
„Dreh- und Angelpunkt bei uns ist der Fahrplan“, sagt Urban Ehret und betont, dass sich die SBB hier von anderen Unternehmen deutlich unterscheidet.
„Bei einer Joghurt-Fabrik steht am Anfang der Absatzplan, dann kommt der Produktionsplan. Bei uns determiniert der Fahrplan die Nachfrage- und Produktionsplanung. Und ist der Fahrplan einmal publiziert, dann ist er fix.“
Eisenbahnunternehmen haben noch zwei weitere Besonderheiten: Neben dem mittelfristigen Planungshorizont (etwa bei den Fahrplänen) kommen noch die zum Teil langen Planungszeiträume von bis zu 100 Jahren bei Infrastruktur-Strecken und von rund 25 Jahren bei Zügen. Deshalb betrachtet die mittelfristige Unternehmensplanung (MUP) sechs Jahre und ist der zentrale Steuerungshorizont für das Team von Urban Ehret. Zum anderen ist die SBB entlang der Wertschöpfungskette vertikal und horizontal integriert, was die Planung umfangreich und komplex macht. Vertrieb, Services, IT, Instandhaltung und andere Einheiten arbeiten zwar für sich, hängen aber wechselseitig voneinander ab. Rund 30 Planungseinheiten müssen sich alleine bei der Division Personenverkehr miteinander abstimmen.
20 Excel Dateien, 12.000 VBA-Formeln oder „Flüsterspiel auf der Kinderparty“
Komplexität, Umfang und Anzahl der Planungseinheiten machen deutlich: SBB Personenverkehr braucht ein professionelles Planungswerkzeug. Doch zunächst heißt es, in Excel die Business- und Planungslogiken zu standardisieren. Das Team baut einen Prototyp zur späteren Überführung in eine professionelle Planungsumgebung.
20 Excel Dateien mit teilweise bis zu 150 Registerblättern werden erstellt, 12.000 VBA-Programmierungen steuern den Datenaustausch der Excel Dateien. Intern heißt der Prototyp liebevoll auch „Dschungelbuch“, da einzelne Komponenten nach Figuren aus dem Roman von Rudyard Kipling benannt sind.
Die „Tücken“ und Probleme dieses Ansatzes liegen auf der Hand. Oft arbeiten Einheiten mit unterschiedlichen Planzahlen, was „wie Flüsterspiel auf der Kinderparty“ ist. „Wenn man nicht die gleiche Datengrundlage hat, kann man sich weder abstimmen noch bspw. gemeinsame Kapazitäten solide planen“, erzählt Fabia Odermatt, Leiterin Controlling Service Center Personenverkehr Finanzen. Die vielen Datenübergaben sind fehleranfällig. Hinzu kommen Performance-Probleme: Wenn Konsolidierungen anstehen, dauert die Aggregation Tage.
Die Finanzplanung der SBB ist Grundlage für öffentliche Subventionen im Regionalverkehr. Bund und Kantone wollen den Subventionsbedarf anhand der Planung nachvollziehen. Ein AuditTrail ist als Compliance-Anforderung zwingend erforderlich – und das leistet Excel nun wirklich nicht.
So soll die neue Planungsplattform sein
Damit sind die Kriterien klar: Auditfähig soll die neue Planungslösung sein, denn auch das Bundesamt für Verkehr und die externe und interne Revision fordern nachvollziehbare Transparenz. Vor allem soll es für Planer*innen integrierter, einfacher und intuitiver werden. „Adaptiv ist für uns auch ein wichtiges Kriterium – eben Anpassungsfähigkeit an neue Gegebenheiten“, betont Urban Ehret. „Wir haben immer wieder organisatorische Änderungen und Re-Statements. Da ist es wichtig, schnell und möglichst unabhängig von der IT-Abteilung die Planung anpassen zu können.“ Zusätzliche Kriterien sind die Vernetzung der Planung in Echtzeit und Simulationsfähigkeit. Wenn beispielsweise wegen Corona weniger Menschen reisen, wie und wo lassen sich Kosten senken? Unvorhergesehene Ereignisse machen es nötig, Alternativen simulieren zu können.
Zuschlag Anaplan: Integrierte Unternehmensplanung mit hohem Reifegrad
2019 startete das Team mit der Suche nach einer Planungslösung. Die Entscheidung fällt nach einem standardisierten Auswahlverfahren: Anaplan wird die neue Planungslösung für SBB Personenverkehr Finanzen. Der Nachfolger des „Dschungelbuchs“ erfüllt die Anforderungen: Einfache Handhabung, IT-Unabhängigkeit und ein überzeugender Proof of Concept sprechen für Anaplan. Hinzu kommt „der Reifegrad der Lösung, denn die benötigten Funktionalitäten sind zahlreich, die Planung komplex“, unterstreicht Fabia Odermatt und verweist auf die zahlreichen Anaplan Referenzen, zu denen auch die Niederländische Eisenbahn gehört.
Kernel zur Vernetzung aus der Cloud
Besonders überzeugt der Connected Planning-Ansatz, weil dies die überzeugende Antwort auf 12.000 VBA-Formeln ist. „Der Kernel zur Vernetzung in Anaplan – genau das brauchten wir, um an die Finanzplanungen auch operative Teilplanungen nahtlos andocken zu können“, so Urban Ehret.
Da Anaplan Cloud-basiert ist, sind aus technischer Sicht keine Vorkehrungen zu treffen. Nach Vertragsunterzeichnung kommen die Zugangsdaten, und die Abbildung der Finanzplanung in Anaplan kann beginnen.
Hierzu hat sich die SBB Unterstützung des IT- und Prozessberatungshauses valantic gesichert. „Gemeinsam haben wir in einem Coaching-Prozess die bisherige Finanzplanung aus dem ‚Dschungelbuch‘ in Anaplan modelliert. Fachlichkeit und die besten technischen Wege setzt valantic zusammen mit drei SBB Model Buildern um. Das Coaching hat uns befähigt, auch selbstständig Planungsmodelle zu erstellen“, berichtet Fabia Odermatt.
Simulationsfähig heißt reaktionsfähig
Von Januar bis Mai 2020 bauten die Teams die Modelle der neuen Finanzplanung. Als Corona immer stärker Auswirkungen zeigte, musste Reaktions- und Simulationsfähigkeit sofort hergestellt werden. Daher wurde die Projekt- und Investitionsplanung (IR) früher implementiert und mit der Finanzplanung (ER) vernetzt. Nur so ließen sich Szenarien zu den geänderten Bedingungen für die rund 350 Projekte mit rund einer Milliarde Schweizer Franken Volumen p.a. analysieren. Wenn sich etwa der Ressourcenbedarf für die Zugmodernisierung IC 2020 ändert: Wie viel Personal muss rekrutiert werden? Reichen Überstunden, oder wird es Verzögerungen im Projekt geben? „Statt Schnittstellen und Flüsterspiel sind wir durch die einfache Bedienung in Anaplan rasch reaktionsfähig und können nachjustieren“, erklärt Fabia Odermatt.
Zukunft ist heute - oder statt Tage nur Minuten
Heute läuft die mittelfristige Unternehmensplanung vernetzt und in Echtzeit ab. Zugleich ist die Grundlage gelegt, um bald weitere Teilplanungen auf Anaplan zu migrieren. Derzeit geschieht dies noch über Zwischenschritte, soll aber laufend optimiert werden, erzählt Marcel Kummer, Teamleiter im Controlling Service Center Personenverkehr Finanzen. Später wird man auch die langfristige Finanzplanung mit 30-jährigem Horizont integrieren.
Auch wenn man noch einiges vorhat, die SBB hat schon viel erreicht. „Mittlerweile arbeiten rund 100 Planer regelmäßig mit Anaplan und sind zufrieden“, erzählt Marcel Kummer. „Wenn wir früher Konsolidierungen gemacht haben, waren vier Personen jeweils rund vier Stunden beschäftigt. Mit Anaplan konsolidieren wir zeitnah und effizient.“
Der Investitions-Planungsprozess hat sich um 1,5 Monate verkürzt, doch noch entscheidender sind die qualitativen Verbesserungen. „Durch die Verbesserungen können in den Planungsdiskussionen die richtigen Fragen gestellt werden: Anstelle von ‘Welche Zahlen sind richtig?’ zu Überlegungen wie ‘Wo fehlen uns Ressourcen? Wie steuern wir dagegen?’ – also einer Management-Diskussion“, schildert Marcel Kummer.
Transparent und in Echtzeit – da macht proaktive Plansteuerung Freude
Die Unternehmensplanung hat mit Anaplan einen qualitativen Sprung gemacht. „Wir haben mit Anaplan die Genauigkeit erhöht und sind auditfähig“, resümiert Urban Ehret. Und weil fehleranfällige, manuelle Schritte der Vergangenheit angehören und alle Teilplanungen miteinander kommunizieren, lassen sich Aggregationen und Simulationen auf Tastendruck erstellen. „Mit dieser Möglichkeit erlaubt uns Anaplan eine proaktive Planungssteuerung“, betont Fabia Odermatt und verweist auf die Relevanz für die Gesamtstrategie. „Heute wissen wir frühzeitig, wo die finanziellen oder personellen Ressourcen nicht ausreichen und können aktiv gegensteuern. Ein Zug ohne Lokführer*in kommt eben nicht ans Ziel. Nur wer frühzeitig Engpässe erkennt, kann gegensteuern.“ Das tut Finanzchef Urban Ehret in den Entscheidungsgremien der SBB, sodass die Züge der SBB auch in den kommenden 30 Jahren sicher und pünktlich ans Ziel kommen.
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Erfahren Sie, wie die Schweizerischen Bundesbahnen gemeinsam mit valantic und Anaplan Teilplanungen vernetzt, Komplexität reduziert und simulationsfähig wird.
Über Anaplan
Anaplan setzt neue Maßstäbe für vernetzte Unternehmensplanung („Connected Planning“). Die Plattform basiert auf der firmeneigenen Hyperblock™-Technologie, die wir speziell für die Vernetzung der Planung entwickelt haben. Die Technologie ermöglicht dynamische, kollaborative und intelligente Planung. Große, global agierende Unternehmen nutzen unsere Lösung, um ihre Mitarbeiter*innen, Daten und Pläne miteinander zu vernetzen. Das Ergebnis: Unternehmen planen in Echtzeit und treffen bessere Entscheidungen selbst in sich schnell ändernden Geschäftsumgebungen. Mit Hauptsitz in San Francisco haben wir über 20 Niederlassungen, 175 Partner und mehr als 1.600 Kunden weltweit.
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What’s new in Anaplan?
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Finanzplanung in disruptiven Zeiten mit Anaplan
Erleben Sie den Connected Planning-Ansatz aus erster Hand. Erfahren Sie, wie schnell und einfach Sie Szenarien aller Größenordnung realisieren könnten – vom einzelnen abteilungsinternen Anwendungsbeispiel bis hin zu unternehmensweiter Planung mit Hunderten von Prozessen. Die Anaplan-Plattform stellt derzeit eine der flexibelsten, skalierbarsten und teamfreundlichsten Cloud-Planungssysteme bereit.
Finanzplanung in disruptiven Zeiten mit Anaplan
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Wie planen Sie Ihren Personalbereich in diesen Zeiten?
Gemeinsam mit unserem strategischen Partner Anaplan möchten wir Ihnen in diesem kurzen Webinar die Vorteile einer Cloud-basierte Planungsplattform vorstellen. Wir zeigen Ihnen live am System, wie schnell und flexibel Sie auf aktuelle Veränderungen im Personalbereich – und auch darüber hinaus – reagieren können (What-If-Analysen, Szenarien entwickeln, Initiativenplanung, etc.).
Wie planen Sie Ihren Personalbereich in diesen Zeiten?
Marc Philipp
Geschäftsführer & Partner