Effektives Datenmanagement
Gira etabliert eine starke Basis für kommende Digitalisierungsprojekte und optimiert das Tagesberichtswesen mithilfe der SAP Analytics Cloud. Die Migration auf S/4HANA dient der Schaffung einer soliden technologischen Grundlage für zukünftige Vorhaben. valantic wurde aufgrund ihrer herausragenden SAP-Expertise als Beratungspartner ausgewählt.
Die Gira Giersiepen GmbH & Co. KG mit Sitz in Radevormwald zählt zu den führenden Komplettanbietern intelligenter Systemlösungen für die elektrotechnische und vernetzte digitale Gebäudesteuerung. Mit seinen zahlreichen Entwicklungen prägt und beeinflusst das Familienunternehmen seit seiner Gründung im Sommer 1905 die Welt der Elektroinstallation und Gebäudesteuerung. Der zukunftsträchtigen Entwicklung zu intelligent vernetzten Smartbuilding-Systemen und zur Digitalisierung von Gebäuden hat Gira als Smartbuilding-Pionier der ersten Stunde mit vielfältigen Innovationen wie etwa dem Gira HomeServer von Beginn an maßgebliche Impulse gegeben.
Dabei stehen Gira Produkte und Lösungen für deutsche Ingenieurskunst, für Qualität „Made in Germany“, für nachhaltige Prozesse bei ihrer Herstellung und einen möglichst umwelt- und ressourcenschonenden Betrieb, für Perfektion in Form und Funktion – vor allem aber dafür, dass sie den Menschen das Leben ein Stück einfacher, komfortabler und sicherer machen.
Die (doppelte) Herausforderung
Migration auf SAP S/4HANA und in die SAP Analytics Cloud
Beratungsansatz
Konzeption, Begleitung und Durchführung der Migration von S/4HANA und der SAP Analytics Cloud
Kundennutzen und Lösung
Schnelle, erfolgreiche Extended Brownfield Conversion auf S/4HANA und Performance-Gewinne sowie mehr Überblick, Transparenz und Effizienz durch ein tagesaktuelles Management-Dashboard
Oliver Kraus
Leiter IT Service Management bei Gira
„Wir sind sehr froh, diesen großen Schritt im Rahmen der Digitalisierung so erfolgreich geschafft zu haben. [...] Zusammenfassend können wir feststellen, dass wir mit valantic genau den Partner gefunden haben, den wir im Auswahlprozess für das S/4HANA Projekt und für die Zukunft gesucht haben.“
David Kowolik
Projektleiter bei Gira
„Wir schaffen durchgängig eine große Transparenz im Haus. Das neue Berichtswesen auf Basis der SAC ist sicherer und qualitativ deutlich besser.“
Stefan Blinkmann
Head of SAP Analytics bei valantic
„Gemeinsam mit Gira haben wir die alte Tagesberichtswelt abgelöst und einen zentralen Management Report für die Führungsebene aufgebaut. Das neue Tagesberichtswesen hat sehr positiven Zuspruch gefunden.“
Alexander Koloska
Manager und Projektleiter bei valantic
„Durch die enge Einbindung der Fachbereiche von Beginn an haben wir eine starke Projektverbundenheit in den Teams erreicht. Dadurch wurden immer wieder Optimierungspotenziale identifiziert.“
Die (doppelte) Herausforderung
Ende 2027 endet der Support für SAP ECC. Gira entschloss sich daher, mittels einer von valantic entwickelten Extended Brownfield Conversion das aktuelle SAP-ERP in ein S/4HANA-System zu überführen und so die Basis für die weitere digitale Transformation zu schaffen. Prozessuale Optimierungen sollten anfangs kein Bestandteil des Migrationsprojektes sein, sondern über eine Optimierungs-Roadmap nach erfolgreicher Einführung von S/4HANA stufenweise umgesetzt werden.
Als Reporting Tool war bislang eine selbstentwickelte Lösung im Einsatz. Diese läuft aber nicht auf S/4HANA und hätte nur mit hohen Zeit- und Kostenaufwendungen, teils überhaupt nicht, migriert werden können. Aus diesem Grund entschloss sich Gira, parallel zum Brownfield-Projekt in die SAP Analytics Cloud zu gehen, um das gesamte Tagesberichtswesen performant, zielgerichtet und anwenderfreundlich mithilfe des vorhandenen SAP BW 7.5 on HANA aufzubauen. Parallel dazu wurde ein HR Cockpit auf Basis von SAP HCM erstmals im BW implementiert.
Lösungen und Ergebnisse im Detail
Das Gesamtprojekt, das valantic gemeinsam mit Gira erfolgreich durchgeführt hat, umfasste zwei parallel ablaufende Teilprojekte.
Extended Brownfield-Migration auf SAP S/4HANA:
Migration des Tagesberichtswesens:
Schnelle, erfolgreiche Extended Brownfield Conversion auf S/4HANA
Etablierung effizienterer Prozesse & Verringerung manueller Aufwände
Deutliche Performance-Gewinne im SAP BW 7.5 on HANA
Mehr Überblick, Transparenz und Effizienz durch ein tagesaktuelles Management-Dashboard
Projektablauf
„Wir wollten eine solide Grundlage für zukünftige Digitalisierungsprojekte schaffen und unser Tagesberichtswesen verbessern“, erklärt David Kowolik, Projektleiter bei Gira..
Rechtzeitig vor dem Ende des SAP ECC-Supports am 31. Dezember 2027 wollte Gira die Transformation auf S/4HANA erfolgreich absolviert haben. Es galt also, um nicht unnötig unter Zeitdruck zu geraten, sich frühzeitig ausreichende Beraterkapazitäten zu sichern. Wegen ihrer SAP Expertise und Kompetenz fiel die Wahl auf die Berater*innen von valantic. Gleichzeitig sollte mit der Migration auf S/4HANA eine solide, technische Grundlage für zukünftige Digitalisierungsprojekte geschaffen werden.
Gira präferiert Extended Brownfield-Migrationsmethodik
Gira und valantic gaben einer Extended Brownfield Conversion den Vorzug, also einer primär technischen Überführung, der sich nach erfolgreicher Konversion eine prozessuale Optimierungs-Roadmap anschloss. Hervorzuheben ist, dass Gira entgegen der klassischen Vorgehensweise bereits in der Vorbereitungsphase die Fachbereiche stark in das Projekt einbezogen hat. „Dadurch hatten wir im Projektmanagement eine ungewöhnlich große Projektorganisation mit zeitweise bis zu 100 Beteiligten“, betont Alexander Koloska, Manager und Projektleiter bei valantic. „Durch die enge Einbindung der Fachbereiche von Beginn an haben wir eine starke Projektverbundenheit erreicht. Dadurch wurden immer wieder Optimierungspotenziale identifiziert und entweder als Low-Hanging Fruits direkt realisiert oder für die spätere Bearbeitung auf der Optimierungs-Roadmap vorgemerkt“, erinnert sich Koloska.
Gira und valantic haben die S/4HANA-Konvertierung erfolgreich und termingerecht abgeschlossen. Der Go-Live erfolgte im November 2022. Das Projekt stand unter hohem Zeitdruck, denn eine Terminverschiebung des Go-Live hätte einen Projektverzug von sechs Monaten zur Folge gehabt. Nicht nur die direkte Migration des SAP ERP-Systems auf S/4HANA, sondern auch die Anbindung der vorhandenen Subsysteme sowie aller direkt angrenzenden Applikationen musste unbedingt gewährleistet sein. „Die S/4HANA-Transformation hat eindrucksvoll gezeigt, dass ein Extended Brownfield-Projektansatz kein rein technisches Update in Verantwortung der IT ist. Gerade durch die enge Einbindung der verschiedenen Fachbereiche konnten bei Gira mehrwertstiftende Optimierungspotenziale identifiziert und teilweise bereits umgesetzt werden“, resümiert Alexander Koloska von valantic.
Migration in die SAP Analytics Cloud
Das SAP BW 7.5 on HANA haben Gira und valantic erfolgreich auf die S/4HANA-Migration vorbereitet sowie die neuen Anforderungen umgesetzt. Große Teile des alten Berichtswesens waren nicht S/4HANA-fähig. Parallel zur Brownfield-Transformation hat Gira deshalb eine Erweiterung des SAP BW 7.5 on HANA und die Erweiterung der SAP Analytics Cloud (SAC) vorangetrieben. „Beide Projekte liefen parallel und es gab Abhängigkeiten. Gemeinsam mit Gira haben wir die alte Tagesberichtswelt abgelöst und einen zentralen Management-Report für die Führungsebene aufgebaut. Der neue Tagesbericht hat sehr positiven Zuspruch gefunden“, erinnert sich Stefan Blinkmann, Head of SAP Analytics bei valantic.
Die Herausforderung bestand darin, dass im Rahmen der technischen Migration nach S/4HANA auch inhaltliche Anpassungen vorgenommen wurden. Das erforderte einen sehr hohen Detailgrad, eine exakte Kennzahlenberechnung und eine hohe Daten-, Prozess- und Testqualität. Der Aufbau des HR-Cockpit mit Daten aus der Personaladministration war vom Umfang geringer, jedoch mit einem ebenso hohen Anspruch an die Qualität der Inhalte verbunden. Alle Datenmodelle wurden dann mit performanten Queries versehen, und durch die Live Connections zeigt die SAC tagesaktuelle Dashboards.
„Die SAC bietet viele Visualisierungsmöglichkeiten. Aber wir mussten uns genau überlegen, wie die Berichte aussehen sollen, um dann die Queries entsprechend aufzubauen“, erklärt David Kowolik, Projektleiter bei Gira. Dies setzte eine enge Abstimmung zwischen den Kolleginnen und Kollegen im Backend und im Frontend voraus. „Mit dem neuen Berichtswesen auf der SAC haben wir unsere Reports vollständig automatisiert und manuelle Arbeiten auf nahezu null reduziert. Reports mit hohen Datenvolumina aus dem ERP-System sind außerdem deutlich performanter geworden“, ergänzt er.
Neue Tagesberichtswelt schafft hohe Transparenz
Des Weiteren lobt Kowolik die hohe Dynamik des neuen Tagesberichtswesens. Eine Auswahl nach Kunden, Ländern und Produkten oder ein Vergleich der Auftragseingänge zum Vorjahr, um nur zwei Beispiele zu nennen, sei vorher ohne manuelle Aufwände gar nicht möglich gewesen. „Wir schaffen durchgängig eine große Transparenz im Haus; das neue Berichtswesen auf Basis der SAC ist sicherer und qualitativ deutlich besser“, fasst er zusammen. Davon profitieren sowohl das Top-Management als auch die Self-Service-Anwender*innen in den Fachabteilungen durch zentrale Dashboards und ein dynamisches Reporting.
Als besondere Herausforderung dürfen die riesigen Datenmengen gelten, die modelliert und migriert werden mussten. Einige Zahlen zum Verlauf: Der Projektstart erfolgte Mitte April 2022, der Go-Live für das Management fand im Dezember 2022 statt, unternehmensweit für sämtliche Stakeholder wurde die Lösung im Februar 2023 ausgerollt.
Gira und valantic haben beide Projekte – die Extended Brownfield Conversion auf SAP S/4HANA und die Migration der Tagesberichtswelt auf die SAC und auf SAP BW – termingerecht und erfolgreich zum Abschluss gebracht. Wesentliche Treiber des Erfolgs waren rückblickend eine vertrauensvolle Kommunikation auf Augenhöhe, die enge und frühzeitige Einbindung aller involvierten Fachabteilungen und eine Abstimmung auch zwischen beiden Projektteams.
Download Case Study "Gira migriert auf SAP S/4HANA und optimiert Tagesberichtswesen mit der SAP Analytics Cloud"
Stefan Blinkmann
Head of SAP Analytics