Finanz-Monitor schafft maximale Transparenz bei dem Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens

Ministerium legt mit Unterstützung von valantic Haushaltszahlen durch Online-Tool offen

Das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger zu gewinnen ist eines der Hauptanliegen von Regierungen. Und eine Regierung, die nichts zu verbergen hat, kann sämtliche Finanzinformationen und -entscheidungen veröffentlichen, um dieses Ziel zu erreichen. So lauteten vermutlich die Gedanken von Oliver Paasch, Ministerpräsident der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens, dessen Vision es ist, durch die Offenlegung der aktuellen Haushaltszahlen, maximale Transparenz zu schaffen. Dafür kam eine Business-Intelligence-Lösung zum Einsatz, die die Basis für den sogenannten Finanz-Monitor darstellt.

Herausforderung

Das Ministerium hat klare Anforderungen an den Finanz-Monitor gestellt: intuitiv bedienbar, interaktiv, visuell ansprechend, responsiv, performant – und stets verfügbare, aktuelle Zahlen. Durch das Online-Tool sollten die aktuellen Haushaltszahlen – Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten etc. – jederzeit und weltweit einsehbar sein. Damit wollte die Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft maximale Transparenz für die Bürger schaffen.
Beratungsansatz

„Wir haben mit der neusten BI-Version von Cognos Analytics gearbeitet, um eine moderne Oberfläche und die aktuellsten Funktionen integrieren zu können“, sagt Jennifer Kell, verantwortliche Projektleiterin und Consultant bei valantic.

valantic entwickelte bereits den Vorreiter des Finanz-Monitors und nahm diesen als Basis, baute ein zweites Data Warehouse, zapfte die vorhandene Datenbank an und vereinfachte die Datenstruktur, um sie für die neue Plattform nutzen zu können.
Kundennutzen

Im Parlament genießt das neue Tool große Zustimmung. Die Mitglieder des Ministeriums profitieren vom schnellen Zugriff und der einfachen Bedienbarkeit des Finanz-Monitors. Außerdem erleichtert er die Arbeit in den Gemeinden, die direkt nachsehen können, mit welchen Zuschüssen sie rechnen dürfen. Die nächsten Schritte in Sachen Finanz-Monitor sind gemeinsam mit valantic bereits geplant: Detailliertere Inhalte, noch bessere Performance und die Erweiterung des responsive Webdesigns stehen auf der Agenda, um die Erfolgsgeschichte des Finanz-Monitors weiterzuschreiben.

René Miribung

Referent für Finanzen und Haushalt am Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgien

„Wir kannten valantic schon durch die langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Das hieß natürlich auch, dass valantic unsere internen Prozesse kannte, was in einem Ministerium noch einmal eine größere Rolle spielt als in einem Unternehmen.“

René Miribung

Referent für Finanzen und Haushalt am Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgien

„Uns hat das Konzept von valantic überzeugt, aber auch, dass sie durch entsprechende Vorprojekte fundiertes Know-how zur Lösung mitbringen und sich schon als zuverlässiger und motivierter Partner erwiesen haben.“

Ein modernes Instrument zur Vertrauensbildung

Wo fließt das Steuergeld hin? Wie hoch ist der aktuelle Schuldenstand? Welche Projekte werden durch welchen Haushaltsposten finanziert? Und kommt es am Ende den Bürgerinnen und Bürgern wieder zugute? In Ostbelgien können sich die Menschen diese Fragen seit Sommer 2018 mit nur wenigen Klicks beantworten: Seitdem ist der sogenannte Finanz-Monitor live, dessen Zweck es ist, jederzeit und weltweit einen Echtzeit-Einblick in die Finanzlage der Gemeinschaft zu geben. Die zahlreichen Vertrauenskrisen der letzten Jahre, wie zum Beispiel die Finanzkrise, haben die Vertrauenskultur in Europa maßgeblich geprägt und beschädigt – mit dem Finanz-Monitor stellt das Ministerium ein modernes Instrument bereit, um dieses Vertrauen wiederherzustellen bzw. zu sichern. Eingebunden in das Bürgerinformationsportal ostbelgienlive.be hat jeder schnell und einfach Zugriff auf die aktuellen Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten, Schulden- und Kontostände, geplanten und getätigten Investitionen sowie Infrastrukturpläne.

„Der Ministerpräsident wollte den Bürgerinnen und Bürgern einen detaillierten Einblick in das Handeln und Tun des Ministeriums geben. Durch den Finanz-Monitor erfolgt das in bis dato nie da gewesener Tiefe“, sagt René Miribung, Referent für Finanzen und Haushalt im Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft. So sehen die Bürgerinnen und Bürgern zum Beispiel, wie viel in die Themen Gesundheit und Soziales investiert wird und wie viel sie von den verfügbaren Mitteln wieder zurückbekommen. „Hier möchte die Regierung keine Fragen mehr offenlassen“, ergänzt René Miribung. Aber auch internen Wünschen aus dem Parlament wollte man mit dem Finanz-Monitor nachkommen, denn die täglichen Recherchen zu aktuellen Haushaltszahlen verschlangen sehr viele Ressourcen. Der Finanz-Monitor sollte die Arbeit der Regierungsmitglieder erleichtern und neue Freiräume schaffen.

Ein zuverlässiger Partner überzeugt erneut

Für den Finanz-Monitor bestand im Ministerium bereits eine interne Basislösung: Dany Bongartz, der stellvertretende Generalsekretär für Finanzen und Haushalt, wünschte sich bereits seit Jahren intelligent aufbereitete und jederzeit verfügbare Haushaltszahlen für die interne Nutzung. Deshalb entwickelte die valantic, langjähriger Partner des Ministeriums, 2017 den Vorreiter des heutigen Finanz-Monitors. Dabei handelte es sich um ein Dashboard auf Basis der Business-Intelligence-Lösung IBM Cognos BI, das die Einnahmen, Ausgaben und die Bilanzkennzahlen der Deutschsprachigen Gemeinschaft in tabellarischer Form darstellt.

Das Ministerium schrieb den Auftrag zum Finanz-Monitor 2017 europaweit aus und erhielt einige Bewerbungen. Auch valantic nahm an der Ausschreibung teil und wusste, dass man von Neuem überzeugen musste. „Wir sollten einen neuen Vorschlag machen, aber das Rad natürlich nicht ganz neu erfinden“, sagt Jennifer Kell, verantwortliche Projektleiterin und Consultant bei valantic. „Cognos BI ist seit Jahren schon das fest verankerte Reporting-Tool im Ministerium, und das von uns entwickelte Dashboard stellte automatisch die Basis für das neue Online-Tool dar – alles andere wäre doppelter Aufwand gewesen“, erklärt sie und fügt hinzu: „Uns war von vornherein klar, dass wir das bestehende System nutzen möchten. Doch wir mussten natürlich jetzt einige Schritte weiterdenken.“ Wie sollte so ein Finanz-Monitor am besten aussehen? Wie können wir die Finanzen ansprechend darstellen? Mit welchen Farben und welchem Design? Um sich diese Fragen zu beantworten, holte valantic Kolleginnen und Kollegen aus Marketing, Vertrieb und Consulting ins Boot, um einen zeitgemäßen Entwurf machen zu können. Anschließend schickte valantic einen initialen Designvorschlag des Dashboards an den Ministerpräsidenten – und erhielt den Zuschlag. „Wir kannten valantic schon durch die langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Das hieß natürlich auch, dass valantic unsere internen Prozesse kannte, was in einem Ministerium noch einmal eine größere Rolle spielt als in einem Unternehmen“, erläutert René Miribung. Er ergänzt: „Uns hat das Konzept von valantic überzeugt, aber auch, dass sie durch entsprechende Vorprojekte fundiertes Know-how zur Lösung mitbringen und sich schon als zuverlässiger und motivierter Partner erwiesen haben.“

Projektbeginn: Wechselspiel der Entwürfe

Was danach folgte, war ein iteratives Vorgehen: „Die erste Herausforderung bestand darin, genau zu definieren, wie der Finanz-Monitor aussehen sollte. Man hatte zwar eine gewisse Vorstellung und spezielle Wünsche, jedoch kein vergleichbares Vorbild. Also mussten wir uns Gedanken zu den Details machen: Was genau wollen wir darstellen und wie?“, sagt René Miribung. Die Anfangszeit bestand aus einem Wechselspiel zwischen dem Ministerium und valantic, bei dem Entwürfe zugeschickt, Korrekturen durchgeführt und Änderungen gemacht wurden.

Um den Finanz-Monitor ins Leben zu rufen, kamen viele verschiedene Abteilungen valantics und des Ministeriums zusammen: das Projektteam von valantic, dessen IT-Abteilung sowie auf Seiten des Ministeriums der Fachbereich Finanzen und Haushalt, die IT-Abteilung und der Kommunikationsdienst sowie die Pressestelle des Kabinetts des Ministerpräsidenten. Die Aufgaben valantics umfassten die Projektkoordination, die technische Umsetzung, Design, Aufbau und Konfiguration des Systems sowie die Kommunikation und Koordination der unterschiedlichen Fachabteilungen. Der Fachbereich Finanzen und Haushalt des Ministeriums lieferte die notwendigen Informationen sowie Grafiken und Corporate-Design-Vorschläge. Alles in allem beanspruchte das Projekt bei valantic 60 Personentage in einem Zeitraum von ungefähr einem halben Jahr bis zum Go-Live im Juli 2018.

Technische Herausforderungen bei der Umsetzung

Da sich die Vorreiterversion schon intern bewährt hatte, konnte man die darin bereits enthaltenen Zahlen und Berichte für den Finanz-Monitor verwenden. valantic musste dafür – neben dem intern bereits bestehenden – ein entsprechendes zweites Data Warehouse aufbauen und die vorliegende Datenbank anzapfen. Die Herausforderung dabei bestand darin, die Datenstruktur zu vereinfachen, um sie erfolgreich für die neue Plattform beziehen zu können. „Es sollte performant und schnell ablaufen können“, sagt Jennifer Kell. Dafür transferierte valantic die Datenbank-Basis auf einen neuen Server. Die ständige Verfügbarkeit der Daten stand dabei im Mittelpunkt.

Hinter den Kulissen spielen hier im Ministerium verschiedene Systeme zusammen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pflegen tagtäglich ihre Zahlen in eine ERP-Unternehmenssoftware ein. Über Nacht läuft dann ein automatisierter ETL-Prozess, durch den diese Daten in ein sogenanntes Dashboard einfließen, über das die Grafiken und Berichte in den Finanz-Monitor integriert werden.“ Jennifer Kell betont den Sicherheitsaspekt bei diesem Vorgang: „Es darf keine Möglichkeit geben, die Leitung zwischen dem alten und dem neuen System zu unterbrechen. Das erforderte die Integration von zusätzlichen Sicherheitsmechanismen – auch um zu vermeiden, dass Unbefugte auf Cognos BI zugreifen können.“

Design, DSGVO und Darstellungsoptimierung

Der Finanz-Monitor sollte einfach und intuitiv zu bedienen sowie interaktiv und visuell ansprechend sein. „Wir haben mit der neuesten BI-Version von Cognos Analytics gearbeitet, um eine moderne Oberfläche und die aktuellste Funktionen integrieren zu können“, sagt Jennifer Kell. valantic begann mit den ersten Kacheln auf der Startseite, nutzte bestehende Grafiken, band Torten- und Balkendiagramme ein und bemühte sich auf Wunsch des Fachbereichs um eine gewisse Detailtiefe – zum Beispiel durch die Integration eines Mouseovers zur Anzeige informativer Texte. Der Infrastrukturplan wurde durch eine Landkarte dargestellt, die in Zukunft auch einzelne Projekte gesplittet mit entsprechenden Jahreszahlen aufzeigen soll. Was es bei dem Projekt zu berücksichtigen galt, war das gleichzeitige Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018, in deren Rahmen Anonymisierungen von beispielsweise Personen und Vereinen vorgenommen werden mussten.

Trotz allem wurden alle Möglichkeiten der Offenlegung ausgeschöpft, indem beispielsweise Reisekosten, Spesen und dergleichen zumindest als Kategorie erkennbar gemacht wurden, damit man deren Höhe einsehen kann. Eine weitere Herausforderung war die Integration in das Bürgerinformationsportal ostbelgienlive.be. Dafür arbeitete valantic eng mit dem Website-Provider zusammen. „Derzeit läuft die Einbindung des Finanz-Monitors in das Portal via iFrame, jedoch suchen wir bereits nach einer Alternative, da sich die Darstellung in manchen Browsern als schwierig erweist“, erklärt Jennifer Kell mit dem vom Ministerium gewünschten Ziel vor Augen, dass der Finanz-Monitor responsiv und somit optimiert für jede Auflösung und jeden Browser zugänglich ist.

Positives Feedback aus Politik und Gemeinden

Zu den ersten Erfolgen des Finanz-Monitors zählt, dass er im Parlament große Zustimmung genießt. Nicht nur Ministerpräsident Oliver Paasch lobt das neue Tool immer wieder in Interviews, sondern die Mitglieder des Ministeriums profitieren vom schnellen Zugriff und der einfachen Bedienbarkeit des Finanz-Monitors – so kommt er auch regelmäßig während Regierungs- und Haushaltssitzungen zum Einsatz, um die aktuellen Haushaltszahlen einsehen und diskutieren zu können. Der Finanz-Monitor erleichtert aber nicht nur die Arbeit im Ministerium, sondern auch in den Gemeinden, die direkt nachsehen können, mit welchen Zuschüssen sie beispielsweise rechnen dürfen. „Zudem dient der Finanz-Monitor als Rechtfertigungsinstrument. Die Regierung hat nichts zu verstecken und legt alle Informationen auf den Tisch – das stärkt das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Regierung“, sagt René Miribung.

Potenziale in Zukunft ausschöpfen

Die nächsten Schritte in Sachen Finanz-Monitor sind bereits geplant: In Zukunft soll er inhaltlich weiterentwickelt werden, durch detailliertere Berichte aufgeteilt für verschiedene Gemeinden. Hierfür müssen die Partner dann beim internen Reporting ansetzen, um es als Basis für den Finanz-Monitor zu optimieren. Außerdem ist die Performance ein wichtiges Anliegen: „Wir möchten noch schnellere Ladezeiten und eine optimale Performance, damit niemand lange auf die gewünschten Zahlen auf der Website warten muss“, sagt René Miribung. Darüber hinaus stehen die Erweiterung des responsiven Webdesigns auf der Agenda sowie der Ausbau zur Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien in sämtlichen Browsern. René Miribung ergänzt: „Wir haben mit dem Finanz-Monitor bereits ein sehr einfaches und praktisches Tool umgesetzt, mit dem wir die Bürgerinnen und Bürger abholen. Unser Plan ist es, durch die Weiterentwicklung dies in nächster Zeit noch besser und noch transparenter tun zu können.“

Vorschaubild des PDFs der valantic Case Study Ostbelgien IBM Cognos Business Analytics

Download Case Study Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgien

Hier erhalten Sie die vollständige Case Study „Finanz-Monitor schafft maximale Transparenz bei dem Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens“.

Download

Martin W. Vierrath

Senior Sales Manager
valantic Business Analytics