valantic Business Analytics Swiss AG Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Bearbeitung Ihrer Personendaten (nachfolgend „Daten“).

1. Inhaber der Datensammlung

Inhaber der Datensammlung nach den Vorschriften des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSE) ist

valantic Business Analytics Swiss AG
Hagenholzstrasse 83a
8050 Zürich, Schweiz

(„vBA Schweiz“)

2. Allgemeine Informationen zur Datenbearbeitung

Im Rahmen unseres Geschäftsbetriebs bearbeiten wir Daten. Dies umfasst auch das Bekanntgeben durch Übermittlung ins Ausland an Dritte. Soweit wir Daten außerhalb der Schweiz übermitteln, haben wir dies nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

3. Datenbearbeitungen

Die im Einzelnen betroffenen Daten, Bearbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen ins Ausland sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt:

a) Kontaktaufnahme
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, bearbeiten wir zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage folgende Daten von Ihnen: Name, Kontaktdaten – sofern von Ihnen angegeben – und Ihre Nachricht. Rechtsgrundlage der Datenbearbeitung ist unser überwiegendes Interesse in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags gemäß Art. 13 Abs. 2 a) Datenschutzgesetz („DSG“) und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihrer Anfrage gemäß Art. 13 Abs. 1 DSG.

b) Kontaktaufnahme bei Bewerbungen
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z. B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort etc.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Verarbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage bearbeitet. Rechtsgrundlage der Datenbearbeitung ist vorrangig Art. 328b Satz 1 Obligationenrecht („OR“). Demnach darf der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind.

c) Vertragsabwicklung und Datenverwaltung im Rahmen der Leistungserbringung
Im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie zur Anbahnung und Abwicklung des bestehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns bearbeiten wir verschiedene Daten. Haben Sie uns mit der Erbringung einer Leistung beauftragt, bearbeiten wir Ihre Daten (sofern angegeben: Name, Kontaktdaten, Anschrift) und sämtliche Informationen, die im Rahmen der Auftragserfüllung notwendig sind, ausschließlich zum Zweck der Ausführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses. Hierzu gehören insbesondere unsere angemessene Beratung und Unterstützung, die Korrespondenz mit Ihnen, die Rechnungsstellung, Erfüllung unserer buchhalterischen und steuerrechtlichen Pflichten. Die Bearbeitung der Daten erfolgt entsprechend auf der Grundlage des Art. 13 Abs. 2 a) DSG sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 13 Abs. 1 DSG. Ist dies zur Abwicklung des Auftrags notwendig, werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehören insbesondere die Weitergabe an Beschwerdebehörden zum Zweck der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Wir treffen hierbei sämtliche geeigneten Maßnahmen, um nur insoweit Personendaten zu übermitteln, wie dies für den zugrundeliegenden Zweck notwendig ist.

4. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder eine von Ihnen erteilte Einwilligung von Ihnen widerrufen wurde. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, kann die Speicherdauer zu bestimmten Daten ungeachtet der Verarbeitungszwecke bis zu 10 Jahre betragen.

5. Gemeinsame Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten gemeinsam mit der valantic Business Analytics GmbH, Beim Strohhause 17, D-20097 Hamburg („vBA Deutschland“) zum Zweck einer effektiven internen Verwaltung der Personendaten und der Konzernsysteme. Gemeinsam bearbeiten wir die Daten in Systemen, die von uns mit der vBA Deutschland gemeinsam betrieben werden. Dies betrifft den Betrieb des Videokonferenzsystems Microsoft Office 365 Teams, was von uns und der vBA Deutschland zur Kommunikation über das Internet genutzt wird. Rechtsgrundlage der gemeinsamen Datenverarbeitung ist gemäß Art. 13 Abs. 1 DSG unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einer effektiven Verwaltung und IT-Infrastruktur.

Für die Prozesse, die der gemeinsamen Datenbearbeitung unterliegen, sind wir mit der vBA Deutschland Inhaber der Datensammlung. Entsprechend haben wir in einem Vertrag die internen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verbindlich festgelegt. Die Informationspflichten der DSG wird das jeweilige Unternehmen erfüllen, mit dem Sie zuerst in Kontakt stehen. Für die Erfüllung Ihrer Rechtsansprüche haben wir eine gemeinsame Stelle eingerichtet: Wenden Sie sich bitte an datenschutz@ba.valantic.de .

Sie können sich mit Anfragen oder zur Geltendmachung Ihrer Rechtsansprüche jedoch auch jederzeit an uns unter den in Ziffer 1 stehenden Kontaktdaten wenden. Wir leiten Ihre Anfrage dann zur Bearbeitung intern weiter. Für eine grenzüberschreitende Bekanntgabe nach Deutschland ist ein angemessener Schutz für Personendaten durch die dort geltende Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) gewährleistet. Die konkreten Prozesse, die unter die gemeinsame Bearbeitung fallen, sind nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

a) Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams
Im Rahmen unserer Online- Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams bearbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

  • Kommunikationsdaten (z.B. ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
  • Personenstammdaten (sofern Sie diese angeben)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
  • Profildaten (z. B. ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive für Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

b) Der Dienst Microsoft Teams
Microsoft Teams ist ein Produkt aus der Produktreihe Microsoft Office 365. Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video und Audio an unseren Besprechungen und Onlineveranstaltungen anbieten. Die Microsoft Teams-Onlineveranstaltungen und -besprechungen werden von uns nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir haben vorab ihre Einwilligung eingeholt. Welche Personen Ihre Audio- und Videoeingaben sehen können, ist von den von uns verwendeten Teams-Modus abhängig:

Liveereignisse:
Bei Liveereignissen werden von uns keine Toneingaben oder Videoaufnahmen von Teilnehmern zugelassen, um die Anonymität zu wahren.

Team Meetings:
Bei Team Meetings können alle Teilnehmer Ihren Audio- und Videoeingaben selbst einstellen. Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere Teilnehmer, bspw. durch eine Aufzeichnung der Besprechung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden.

Microsoft Office365 ist eine Software der Firma
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Die Datenbearbeitung mit Office 365 erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden.

c) Grenzüberschreitende Bekanntgabe
Zum Zweck der Fernwartung kann Microsoft einen Remote-Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird von uns im Einzelfall geprüft und genehmigt, sofern dies notwendig zur Ausführung von Supportleistungen durch Microsoft (bspw. zur Fehlerbehebung) ist. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch von verbundenen Unternehmen von Microsoft von außerhalb der Europäischen Union aus erfolgen. Ausschließlich für diesen Fall des Zugriffs von außerhalb der Schweiz und Europäischen Union im von uns genehmigten Einzelfall haben wir Standardvertragsklauseln mit Microsoft abgeschlossen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln von Microsoft finden Sie in den Microsoft Nutzungsbedingungen für Onlinedienste („MicrosoftOnlineServicesTerms“), deren aktuellen Stand Sie in Ihrer Sprache unter folgendem Link abrufen können: https://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=31.

d) Eigene Datenbearbeitung durch Microsoft
Microsoft behält sich gemäß seiner Datenschutzerklärung vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenbearbeitungen durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Inhaber für die Datensammlung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Bearbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

e) Zwecke und Rechtsgrundlage
Die Datenbearbeitungen unter Ziffer 6 b) führen wir aufgrund eines überwiegenden Interesses nach Art. 13 Abs. 1 DSG durch. Zweck und überwiegendes Interesse dieser Datenbearbeitung (Live-Events) ist die Durchführung des jeweiligen Webinars, was durch uns mithilfe von Live-Events durchgeführt wird. Zwecke und überwiegende Interessen dieser Datenbearbeitung (Teams-Meetings) sind die Bereitstellung von Kommunikationsmöglichkeiten mit unseren Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten über das Internet sowie zur internen Abstimmung.

f) Dauer der Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden bei der Nutzung von Microsoft Teams spätestens nach 180 Tagen gelöscht.

6. Ihre Betroffenenrechte

a) Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle Personendaten, die wir über Sie gespeichert haben.

b) Berichtigung, Vernichtung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung)
Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer Personendaten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Vernichtung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen oder einen entsprechenden Vermerk anbringen. Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen.

c) Einschränkung der Bearbeitung
Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.

d) Einsichtnahme ins Register der Datensammlung
Sie haben jederzeit das Recht, ins Register der Datensammlungen Einsicht zu nehmen. Dieses enthält Informationen, welche Bundesorgane und private Personen welche Personendaten bearbeiten. Mit Hilfe des Registers können Sie erfahren, wer in welcher Weise Ihre Daten bearbeitet und aufgrund dieser Information entscheiden, über welche Datensammlung Sie Auskunft verlangen wollen.

e) Ausübung Ihrer Rechtsansprüche
Bei Fragen zur Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Vernichtung von Daten, wenden Sie sich bitte an datenschutz@ba.valantic.de .