Umstieg von MS Dynamics On-Premise auf die SAP Sales Cloud – Datenmigration in null Komma nichts

Tipps & Tricks rund um Customer Experience mit SAP – #1 Datenmigration

In der Rubrik Tipps & Tricks rund um Customer Experience mit SAP stellen wir hilfreiche Tipps aus der Praxis vor. Im ersten Teil geht es um die Datenmigration – ein Thema, das oft bei Beteiligten zu Kopfschmerzen führt, für den Projekterfolg aber entscheidend ist.

Der Umstieg auf ein neues CRM-System (Customer Relationship Management) birgt neue Chancen, aber auch einige Herausforderungen, denen unsere beiden valantic Expert*innen Heiko Rohde und Hairong Chen in Projekten immer wieder begegnen: Eine große Menge an Kundendaten soll von einem System in das andere gebracht werden, ohne dass dabei wertvolle Informationen verloren gehen. Wie können Daten von Microsoft (MS) Dynamics On-Premise in die SAP Sales Cloud problemlos umgezogen werden? Wie die beiden diese Herausforderung mit einer eigenentwickelten Lösung angegangen sind, erklären sie uns im ersten Teil von „Tipps und Tricks aus der Praxis rund um CRM und das Kundenerlebnis mit SAP“.

Hallo Hairong, hallo Heiko, vielen Dank, dass ihr uns an euren Erfahrungen teilhaben lasst.

Zum Start: Was ist euer Tipp in einem Satz zusammengefasst?

Hairong: Eine große Menge an Kundendaten lässt sich über eine eigenentwickelte Lösung schnell und effizient von Microsoft (MS) Dynamics On-Premise in die SAP Sales Cloud umziehen, ohne dabei auf individuelle Daten-Felder und Anforderungen zu verzichten.

Was sind die Herausforderungen bei einem klassischen Umzug in ein anderes CRM-System?

Hairong: Ein Datenimport wird häufig über Excel-Templates gelöst. Diese Templates werden manuell vorbereitet, dabei kommt es ganz häufig durch S-Verweise und verrutschte Spalten zu Fehlern, die später nur sehr umständlich wieder zu beheben sind. Mit steigender Anzahl an zu importierenden Daten steigt auch die Fehleranfälligkeit.

Hinzu kommt noch die zeitliche Komponente: Wenn die Templates in Excel erst umständlich umgestellt werden, steigt die Migrationszeit und die Daten sind bis zum Import im neuen System vielleicht schon veraltet.

Wie habt ihr diese Herausforderungen gelöst?

Heiko: Wir haben für die Migration von Daten aus Microsoft (MS) Dynamics On-Premise in die SAP Sales Cloud eine eigenentwickelte Lösung eingesetzt, welche die umzuziehenden Daten aufbereitet und einen Export zur Verfügung stellt, damit die Daten im notwendigen Format für den Import im neuen System vorliegen. Hierzu haben wir auf unser Wissen für die Datenaufbereitung und -integration zurückgegriffen, so wie wir es in vielen Datawarehouse-Projekten bereits getan haben.

Im ersten Schritt wurde eine Migrationsdatenbank im MS SQL Server des MS Dynamics angelegt, um die Zielstruktur der SAP Sales Cloud nachzubilden. Diese Zielstrukturen entsprechen 1:1 den Datenfeldern und Datentypen des SAP Systems, mit dem Ziel den Import dort bestmöglich vorzubereiten. Im zweiten Schritt musste ein Mapping, also eine Verbindung der MS Dynamics Daten zu den Strukturen des SAP, entwickelt werden. Mittels ETL (Extract, Transform, Load) und SQL wurden die Daten in die Zielstrukturen überführt, in der Zieldatenbank gespeichert und ein Prozess etabliert, der auf Knopfdruck beliebig wiederholbar ist. Der Vorteil ist, dass die Kolleg*innen aus dem Fachbereich weiterhin mit der MS Dynamic Lösung arbeiten können und auf eine längerfristige Frozen Zone der Systeme verzichtet werden kann. Für Tests und Qualitätssicherung können immer wieder die aktuellen Daten auf Knopfdruck geladen werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für den Einsatz unserer Migrationsdatenbank-Lösung spricht, ist die Herausforderung des ID-Mappings der beiden Systeme. MS Dynamics nutzt auf der einen Seite unterschiedliche IDs zum Verbinden der Objekte und die SAP Sales Cloud setzt hier auf das Konzept der Business Partner Nummern, die im gesamten System eindeutig sind. Will man zum Beispiel den Kommunikations-Verlauf eines Kunden migrieren, benötigt man zunächst einen Export der Business Partner-Nummern, um die richtige Zuordnung sicherzustellen. Wo sonst S-Verweise in aufwendigen und großen Excel-Dateien notwendig sind, um Daten zu verknüpfen, können wir mit unserer Lösung ein schnelles und fehlerfreies Mapping umsetzen.

Für den Export der Daten aus der Migrationsdatenbank für SAP haben wir ein Powershell-Script entwickelt, welches durch den Einsatz von parametrisierbaren Steuerdateien die notwendigen Exporte in den korrekten Strukturen liefert. In unserem Projekt konnten die fertigen Dateien von Hairong in ein paar Minuten unkompliziert in die SAP Sales Cloud importiert werden.

Was sind die Vorteile dieser Vorgehensweise?

Hairong: Zum einen löst man damit die Hauptprobleme, die ich eben schon angesprochen habe. Die Fehleranfälligkeit der Excel-Templates ist wesentlich geringer, da das Vorgehen mit der Menge an Daten zuverlässiger arbeiten kann. Auch gewinnt man damit Zeit und kann garantieren, dass – mit voriger Ankündigung – zu einem gewissen Zeitpunkt die Daten vom einen in das andere System gebracht werden. Danach können die Daten dann im neuen CRM-System weitergepflegt werden. Das ist unkompliziert und effizient.

Heiko: Genau, zum anderen können so sehr schnell sehr große Mengen an Daten migriert werden. Die Daten sind auf Knopfdruck immer aktuell und konsistent. Außerdem lässt sich dieses Vorgehen auch auf andere Datenquellen übertragen, sowie kundenindividuelle Datenfelder und Strukturen. Hier profitieren wir von der langjährigen Erfahrung der valantic im Bereich Datenintegration und -aufbereitung, sowie der flexiblen Implementierung von Schnittstellen.

Was sollte man tun, wenn man vor der gleichen Herausforderung steht?

Hairong: Dann sollte man uns einfach kontaktieren, wir unterstützen gerne mit unserem Know-how und den Erfahrungen, die wir gemacht haben.