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Trade Promotion Management leicht gemacht: Mehrfachanlage von Bestellungen in der SAP Sales Cloud

Bild von zwei Personen, die Notizen vor sich liegen haben, daneben in einem runden Bildausschnitt ein aufgeklappter Laptop sowie eine Glühbirne

Tipps & Tricks rund um Customer Experience mit SAP – #2 Trade Promotion Management

In der Rubrik „Tipps & Tricks rund um Customer Experience mit SAP“ stellen wir hilfreiche Tipps aus der Praxis vor. Im zweiten Teil geht es um “Trade Promotion Management leicht gemacht”. Ganz konkret geht es um die einfache Umsetzung in der SAP Sales Cloud – ein oft genutztes Mittel im Retail, um Kundenbindung zu erhöhen, aber auch um den Marktanteil zu steigern.

In der Branche der sogenannten Fast Moving Consumer Goods (FMCG) ist eine häufige Strategie zur Kundenbindung und -gewinnung das Trade Promotion Management. Dabei werden kostenlose Produkte an Kunden vergeben. Der Anlass kann dabei vielfältig sein: Weihnachten, ein spezielles Event, Social Media oder eine groß angelegte Werbekampagne. Die Organisation und die Bestellabwicklungen dahinter sind wichtig, um einerseits sicherzustellen, dass die Produkte ankommen, aber auch um den Erfolg einer solchen Aktion messen zu können.

Hallo Nike, hallo Fabian, vielen Dank, dass ihr uns an euren Erfahrungen teilhaben lasst.

Zum Start: Was ist euer Tipp in einem Satz zusammengefasst?

Nike: Die Mehrfachanlage von Sales Orders (Bestellungen) für sogenannte Free Goods kann mit unserer Entwicklung in der SAP Sales Cloud ganz einfach und mit wenigen Klicks erfolgen.

Was sind die Herausforderungen bei der Anlage von Sales Orders?

Nike: Man kann sich folgendes Szenario vorstellen: Ein Unternehmen lädt einen exklusiven Personenkreis zu einem Event ein und verspricht eine Gratisprobe der neuen Produkte bei einer Registrierung.

Mit einer Excel-Tabelle ist es organisatorisch und prozessual in großen Unternehmen oft nicht getan. Dafür sind es meist zu viele Bestellungen, und die Anlage ist aufwendig und zeitraubend. Sowohl die Registrierung selbst als auch das Anlegen der Bestellung mit dem Preis von 0,00 € müssen – in unserem Fall in der SAP Sales Cloud im Zusammenspiel mit der SAP Marketing Cloud – angelegt werden. 

Wie habt ihr diese Herausforderungen gelöst?

Fabian: Der Kunde registriert sich für ein Event und wird damit direkt in der SAP Marketing Cloud erfasst. Im Zuge einer Kampagne können alle Registrierungen selektiert und exportiert werden. Die Selektion der Registrierungen und die damit verbundenen Bestellungen der kostenlosen Produkte werden anschließend in Richtung SAP Sales Cloud repliziert. Sobald die Liste der Personen in der SAP Sales Cloud ist, können wir die Marketingkampagne erkennen und eine Art „Container“ mit den selektierten Kunden bilden. Danach können die kostenlosen Produkte ausgewählt werden.

Jetzt folgt der eigentliche Clou: Auf Knopfdruck wird für jeden selektierten Kunden eine Bestellung – ein sogenannter Request – angelegt. Darin sind typische Kopfdaten wie Name, Adresse oder Kontaktdaten, der/die zuständige Mitarbeiter*in und die zugeordnete Sales Organisation enthalten. Anschließend werden die Bestellungen gesammelt exportiert und über eine SAP Cloud Platform (CPI) Replikation mit einer Dokumentenanlage zum Versand zur Verfügung gestellt, sodass die Produkte zum Kunden geschickt werden können.

Im Endeffekt kann man den Gesamtprozess grob in drei (eigenständige) Teilprozesse teilen:

  1. Registrierung in der Marketing Cloud und Übertragung der Daten an die Sales Cloud.
  2. Massenhafte Anlage der Bestellungen in der Sales Cloud. Hierzu werden Daten von Kunden und Produkten im System benötigt.
  3. Das Exportieren der Bestellungen in ein Dateiformat, um die Produkte zu versenden.
Grafik Teilprozesse Bestellungen in der SAP Sales Cloud

Was sind die Vorteile dieser Vorgehensweise?

Nike: Das, was Fabian eben beschrieben hat, ist keine Standardintegration, sondern eine von uns entwickelte Lösung, um die Anlage solcher Bestellungen effizient und möglichst einfach zu gestalten. Wir sprechen hier selten von zehn oder 100 Bestellungen, sondern von mehreren Tausend. Wir verwenden dafür ein extra Workcenter der SAP Sales Cloud, das wir „Free Goods Request“ nennen. Dieses kann nicht nur für das Trade Promotion Management genutzt werden, sondern beispielsweise auch für das Anlegen simpler, einheitlicher Angebote für eine bestimmte Gruppe selektierter Kunden.

Fabian: Der Bestellvorgang ist durch unsere Entwicklung auf das Wesentliche reduziert. In unserem Fall hängt hinter den Bestellungen kein Pricing, da es sich um Gratisprodukte handelt. Ein Pricing ist jedoch grundsätzlich auch denkbar, wenn etwa ein ERP-System angebunden ist, welches das Pricing mitträgt und nicht zu komplex ist (z. B. durch zusätzliche, individuelle Rabattierung).

Was sollte man tun, wenn man vor eben dieser Herausforderung steht?

Fabian: Prinzipiell kann die Lösung überall zum Einsatz kommen, wo mehrere Bestellungen gleichzeitig angelegt werden sollen. Je komplexer die Bestellungen sind, desto mehr Informationen muss man vorab zur Verfügung stellen. Der gesamte Prozess erstreckt sich in unserem Beispiel über die SAP Marketing Cloud, SAP CPI und SAP Sales Cloud. Außerdem ist noch ein weiteres System zur Dokumentenanlage angebunden.

Die Entwicklung bedingt die SAP Sales Cloud als das System, in dem die Bestellungen angelegt sind. Die Logik ist jedoch auch ohne die SAP Marketing Cloud denkbar. Für den Export der Dokumente ist die SAP CPI als Middleware notwendig. Hier werden die Bestellungen nach bestimmten Kriterien ausgelesen und beispielsweise in eine CSV-Datei transformiert.

Nike: Wir beraten gerne, wenn jemand vor der gleichen oder einer ähnlichen Aufgabe steht. Dazu kann man uns einfach kontaktieren.

Sie wollen mehr Tipps und Tricks oder stehen vor einer scheinbar unlösbaren Herausforderung?

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Vielen Dank für die Einblicke und euren Tipp, Nike und Fabien!

Nike Steinhausen ist Managing Consultant im Bereich SAP Customer Experience Solutions bei valantic CEC Deutschland. Ihr Fokus liegt seit einigen Jahren im Bereich SAP Sales Cloud sowie in der Konzipierung und Implementierung integrativer Szenarien in SAP Systeme.

Fabian Egner ist Solution Architect im Bereich SAP Customer Experience Solutions bei valantic CEC Deutschland. Er betreut die Implementierung der SAP Sales Cloud bei Kunden in nationalen und internationalen Projekten aller Branchen.

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