valantic workdocs HR

Personalarbeit einfach & sicher in der Cloud

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Dreiklang: drei Kreise mit Bildern von einer lächelnden Geschäftsfrau, einem Meeting, einem Laptop Display | Cloud Personalakte valantic workdocs HR

Zahlen sprechen für sich: Laut einer aktuellen Umfrage sind 89 Prozent aller Personaler*innen der Meinung, dass der administrative Anteil ihrer Aufgaben zu hoch ist. Dieser Umstand ist oft auf die mangelnde Digitalisierung von Prozessen zurückzuführen, wodurch weiterhin mit Papierdokumenten gearbeitet und elektronische Unterschriften nicht genutzt werden können. Infolgedessen bleibt der Verwaltungsaufwand in vielen Personalabteilungen immer noch sehr hoch. Mit valantic workdocs HR lässt sich dies ändern! Die Cloud-Personalakte valantic workdocs HR ist der persönliche Assistent in jeder Personalabteilung, welcher dabei hilft, den administrativen Aufwand zu reduzieren und sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren: die Mitarbeiter*innen.

Mockup zum Produktblatt Cloud-Personalakte valantic workdocs HR

Produktblatt: Personalarbeit einfach und sicher in der Cloud

Mit dem Cloud-Dokumentenmanagement von valantic workdocs HR wird administrativer Aufwand reduziert und die Effektivität jeder Personalabteilung gesteigert.

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Einfache Cloud
Personalakte für SAP SuccessFactors

Die Lösung valantic workdocs HR richtet sich an Nutzer*innen von SAP SuccessFactors Employee Central, sie ist eine cloud-only Software-as-a-Service (SaaS). Mit der Cloud-Dokumentenverwaltung von valantic workdocs lassen sich Personaldokumente und -daten einfach, schnell und digital managen. Alle HR-relevanten Dokumente, ob Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge oder Zeugnisse, können von Mitarbeiter*innen mit einem Klick eingesehen und bearbeitet werden, sie sind so ohne Zeitverlust immer auf dem aktuellen Stand. Oft langwierige Unterschriftenprozesse entfallen ebenfalls, da valantic workdocs HR elektronische Signaturen von einfacher bis qualifizierter Signatur automatisch integriert hat.

Die SaaS-Lösung bietet automatische Aktualisierungen und Archivierungen von Dokumenten, die durch SAP SuccessFactors ausgelöst werden. Finden leicht gemacht: mit nur einem Klick durch Volltextsuche, Filterung und Sortierung. Die App lässt sich direkt aus SAP SuccessFactors öffnen. Alles erleichtert durch ein single Sign-On mit SAP SuccessFactors.

Die Vorteile der Cloud in der Personalarbeit

In der heutigen digitalen Welt ist die Nutzung von Cloud- und SaaS-Lösungen für Unternehmen unverzichtbar geworden. Auch in der Personalarbeit bieten diese innovativen Technologien zahlreiche Vorteile, so optimiert eine schnelle und einfache Implementierung die Arbeitsabläufe und spart damit wertvolle Zeit.

Schnelle & einfache Implementierung

Die Nutzung von Cloud und SaaS in der Personalarbeit ermöglicht eine nahtlose Integration und eine schnellere Implementierung im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise-Systemen. Es müssen keine umfangreichen Installationen durchgeführt oder sich um Hardware- und Software-Updates gekümmert werden. Stattdessen kann unmittelbar mit der Nutzung der Lösung begonnen und von den vielfältigen Funktionen profitiert werden.
Arbeitserleichterung

Cloud- und SaaS-Lösungen bieten fortschrittliche Tools und Funktionen, die die Personalarbeit erleichtern. Es können beispielsweise automatisierte Prozesse zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträgen und Leistungsbeurteilungen genutzt werden. Dadurch werden manuelle Aufgaben reduziert, Fehlerquellen minimiert und die Effizienz jeder HR-Abteilung gesteigert.
Geringe technische Voraussetzungen

Die Nutzung von Cloud- und SaaS-Lösungen erfordert keine umfangreiche technische Infrastruktur. Es wird lediglich ein stabiler Internetzugang und ein Endgerät benötigt, um auf die Lösung zugreifen zu können. Dadurch entfallen hohe Investitionskosten für Server und andere IT-Ressourcen.
Vereinfachter Zugriff

Cloud- und SaaS-Lösungen ermöglichen den Zugriff auf Personaldaten und -prozesse von überall und jederzeit. Somit kann von verschiedenen Geräten aus darauf zugegriffen werden, sei es im Büro, von zu Hause oder unterwegs. Diese Flexibilität ermöglicht Mitarbeiter*innen einen einfachen Zugang zu relevanten Informationen.

Bassam Kharashfeh

Business Development SaaS bei valantic

„Unsere cloudbasierte Personalakte valantic workdocs HR basiert auf der SAP Business Technology Platform und der bewährten SuccessFactors Grundlage. Dadurch profitieren Sie von der Zuverlässigkeit und Sicherheit einer etablierten Plattform, die speziell für die Anforderungen im Personalmanagement entwickelt wurde. Es ist eine out of the box Lösung, die keiner Installation bedarf. valantic workdocs HR optimiert Ihre Arbeitsabläufe, spart Zeit und steigert die Effizienz.“

Die Highlights von valantic workdocs HR

Cloud-only als Software-as-a-Service
Synchronisierung mit SAP SuccessFactors Employee Central
Personaldokumente und -daten einfach, schnell und digital managen
Automatische Aktualisierungen und Archivierungen von Dokumenten, die durch SAP SuccessFactors ausgelöst werden
Finden mit nur einem Klick durch Volltextsuche, Filterung und Sortierung
Erstellen von dokumentenbezogenen Aufgaben inklusive Benachrichtigungen als Erinnerung
Digitale Signaturen von einfacher bis qualifizierter Signatur: alle eSign Standards sind integriert aus einer Hand
Öffnen der App direkt aus SAP SuccessFactors
Single Sign-On mit SAP SuccessFactors
Self-Service für Mitarbeiter*innen
Das Rollenmanagement ermöglicht den Zugang für die Benutzertypen: technische*r Administrator*in, HR Administrator*in, Manager*in und Mitarbeiter*in

Wie digitale Unterschriften die Personalarbeit in der Cloud erleichtern

Der Einsatz digitaler Unterschriften ermöglicht es, Dokumente online zu unterzeichnen, ohne dass ein persönliches Treffen oder der Austausch von Papierdokumenten erforderlich ist. Es wird Zeit, Geld und Ressourcen gespart. Die Vorteile sind vielfältig:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Verwendung digitaler Unterschriften wird der Signaturprozess erheblich beschleunigt. Dokumente können elektronisch versendet und innerhalb kürzester Zeit unterzeichnet werden. Dies verkürzt Bearbeitungszeiten, steigert die Produktivität und ermöglicht die Konzentration auf wesentliche Aufgaben.

2. Kosteneinsparung: Der Einsatz der digitalen Unterschrift spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch den Wegfall von Druck-, Versand- und Lagerkosten für Papierdokumente werden die Ausgaben signifikant reduziert. Zusätzlich entfallen die Kosten für die manuelle Verarbeitung und Archivierung von Papierdokumenten.

3. Rechtssicherheit: Digitale Unterschriften sind rechtlich bindend und erfüllen die geltenden gesetzlichen Anforderungen. Moderne Technologien und Sicherheitsmechanismen gewährleisten die Authentizität und Integrität der unterzeichneten Dokumente.

4. Flexibilität und Zugänglichkeit: Mit der digitalen Signatur können Unterschriften von überall und zu jeder Zeit geleistet werden. Dies ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit u.a. mit externen Mitarbeiter*innen, Dienstleister*innen und Kund*innen, unabhängig von der geografischen Lage.

5. Umweltfreundlichkeit: Die digitale Unterschrift trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was nicht nur Aktenschränkte leert, sondern auch einen wesentlichen Beitrag zur Nachhaltigkeit leistet. Über den Schritt in Richtung papierloses Büro freut sich somit auch die Umwelt.

valantic workdocs HR - Ihre Vorteile auf einen Blick

Übersicht & Management

Einfache Bedienbarkeit

Flexibilität & Zugänglichkeit

Schnelle Workflows

Effizienzsteigerung

SAP SuccessFactors Synchronisierung

Cloudbasierte Personalakte valantic workdocs HR

Erfahren Sie mehr über unsere Cloud- und SaaS-Lösungen und lassen Sie sich von den zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten für die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung überzeugen.

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Fragen zur cloudbasierten Personalakte valantic workdocs HR

1. Wie viel kostet valantic workdocs HR?

valantic workdocs HR hat verschiedene Preispakete, die von der Anzahl der User in Ihrem Unternehmen und den Funktionen, die Sie implementieren möchten, abhängen. Alle Preispakete beinhalten Employee Central und Digital Admin. Klicken Sie hier, um Ihren individuellen Preisplan anzufragen.

2. In welche Anwendungen lässt sich valantic workdocs HR integrieren?

valantic workdocs HR bietet ab sofort eine Integration mit SAP Success Factors (SF) an und wird ab dem vierten Quartal 2023 weitere Technologiepartner unterstützen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, valantic workdocs HR nahtlos in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren. Zu den verfügbaren Integrationen gehören alle HXM-Lösungen sowie führende Bewerber-Tracking-Systeme (ATS), Tools für die Teamzusammenarbeit, Cloud-basierte Identitäts- und Zugangsverwaltungsdienste, API-Entwickler-Tools, Workflow-Tools, E-Signatur-Plattformen und vieles mehr. Durch diese Integrationen können Sie valantic workdocs HR optimal in Ihr bestehendes Technologie-Ökosystem einbinden und von erweiterten Funktionalitäten profitieren.

3. Was ist die Cloud Personalakte valantic workdocs HR?

Mit dem valantic workdocs HR cloudbasierten DMS wird nicht nur eine einfache Möglichkeit zur Speicherung und Verwaltung Ihrer Personalakte und Dokumente, sondern auch eine Lösung für alle Genehmigungs- und Unterschriftenprozesse geboten. Sie beinhaltet alle relevanten Dokumente und Informationen zu einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin. Durch die Digitalisierung wird der Zugriff und die Verwaltung dieser Informationen vereinfacht und beschleunigt. Unsere Plattform optimiert Ihre Arbeitsabläufe, spart Zeit und steigert die Effizienz.

4. Welche Vorteile bietet die cloudbasierte Personalakte?

Die cloudbasierte Personalakte bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen papierbasierten Aktenführung. Dazu gehören die verbesserte Effizienz und Produktivität, da Dokumente schnell gefunden und bearbeitet werden können. Außerdem ermöglicht sie einen sicheren und flexiblen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen von jedem Ort und zu jeder Zeit. Die digitale Personalakte unterstützt auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und erleichtert die Zusammenarbeit im Personalmanagement.

5. Wie sicher ist eine cloudbasierte Personalakte?

Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Eine seriöse Lösung für die Personalakte implementiert umfassende Sicherheitsmaßnahmen, um den Zugriff auf die Akten zu kontrollieren und unbefugte Zugriffe zu verhindern. Dies beinhaltet Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und Protokollierung aller Aktivitäten.

6. Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?

Bei der Einführung einer digitalen cloudbasierten Personalakte müssen bestimmte rechtliche Bestimmungen eingehalten werden, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz. Es ist wichtig, die datenschutzrechtlichen Anforderungen der jeweiligen Region oder des Landes zu beachten und die Zustimmung der Mitarbeiter*innen für die elektronische Aufbewahrung ihrer Daten einzuholen.

7. Wie erfolgt die Umstellung von Papier auf Digital?

Die Umstellung von Papierakten auf eine digitale Personalakte erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Es müssen Prozesse für das Scannen und Indexieren der vorhandenen Dokumente festgelegt werden. Zudem ist eine geeignete Softwarelösung erforderlich, die eine effiziente Verwaltung und Suche der digitalen Akten ermöglicht. Schulungen und eine klare Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen sind ebenfalls entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Unsere Expert*innen im Bereich IT bieten verschiedene Pakete für unseren Scan Service an. Zögern Sie nicht, uns unverbindlich anzufragen.

Ihr Ansprechpartner für die Cloud-Personalakte valantic workdocs HR

Stefan Heins

Geschäftsführer
valantic Enterprise Solutions GmbH

+49 40 53798610