Wie kann Database Publishing den ROI eines PIM-Prozesses erhöhen?

Sind 20 Prozent Effizienzsteigerung zu wenig?

Oder haben Print und Publishing keine Relevanz in Ihrer Produktkommunikation? In beiden Fällen müssen Sie diesen Beitrag nicht weiterlesen. Ansonsten hoffe ich, Ihnen einige Denkanstöße geben zu können.

Bei der Anschaffung eines PIM-Systems wird häufig die Frage nach der Wirtschaftlichkeit gestellt. Ist das aber die richtige Frage? Ich denke nicht. Denn es geht nicht um Systeme, sondern um die Prozesse. Ob für das Produktdatenmanagement ein unabhängiges System benötigt wird, ist zwar eine wichtige Frage. Viel wichtiger jedoch ist die Etablierung eines „Single Source of Truth“-Prozesses, und häufig liegt die Wahrheit in der Verteilung auf mehrere Systeme.

Es regnet in die Werkhalle

Lassen Sie uns zunächst eine ROI Betrachtung durchführen. Für erfolgreiche Produktkommunikation ist ein „Single Source of Truth“ ein Prozess von elementarer Bedeutung. Ohne guten Produkt-Content ist keine gute Customer Experience möglich. Deshalb wachsen die Anforderungen in Bezug auf Content-Umfang, Detailtiefe und Qualität stetig. Um diese Content-Herausforderung zu bewältigen, bedarf es effizienter Prozesse. Oder andersherum formuliert: Ohne effizienten Content-Prozess sinkt die Customer Experience, und damit wächst die Gefahr eines sinkenden Umsatzes.

Bevor es zu einer ROI-Betrachtung kommt, sollte geklärt werden, welche Relevanz Content für Kommunikation, Vertrieb und Marketing besitzt. Es wird schnell klar, dass ein effizienter Content-Prozess alternativlos ist. Das bedeutet: Der Regen darf nicht auf die Maschinen prasseln, das Loch im Dach muss gestopft werden.

Kosten des Golden Records

Wie viel kostet ein Unternehmen die Erstellung, Verwaltung und Klassifizierung von Produktdaten, um den Golden Record zu schaffen und somit eine herausragende Customer Experience auf allen Kanälen und Touchpoints sicherzustellen?

Als erstes sind die Investitionen und Betriebskosten in Systeme zu nennen. Werden SaaS- oder Cloud-Systeme eingesetzt, fallen diese Kosten unter die laufenden Betriebskosten. Systeme wie ERP-Systeme, in denen bereits Produktstammdaten-Management betrieben wird, können unter „EhDa“ Kosten gebucht werden.

Doch viel spannender ist die Frage der Prozesskosten: Sie wissen nicht, wie hoch die übrigen Prozesskosten sind? Dann schlage ich vor, dieser Frage nachzugehen.

Folgende Aspekte liefern möglicherweise überraschende Erkenntnisse:

• In wie vielen Systemen wird eine Information gepflegt und verbessert?
• Sind die Interpretation und die Art der Verwendung einer Information klar definiert?
• Wie oft wird eine Information geprüft und angepasst?
• Ist definiert, wer bzw. welche Rolle die Verantwortung für eine Information übernimmt?
• Ist definiert, wer bzw. welche Rolle die Pflege einer Information übernimmt?
• Ist der Zeitpunkt der Pflege einer Information definiert?
• Wird die Information kanalspezifisch (Online, Print etc.) angepasst?
• Welche Informationen werden Kanal- bzw. Touchpoint-spezifisch erfasst?
• Werden Informationen für die Kanäle und Touchpoints geprüft und falls ja, warum?

Meiner Erfahrung nach werden die versteckten Content-Kosten in den Kanälen und Touchpoints in ROI-Betrachtungen häufig nicht vollumfänglich identifiziert. Und häufig liegen im Print-Kanal große versteckte Optimierungsmöglichkeiten.

Wie beeinflusst Database Publishing Content-Erstellungskosten?

„Alle an Deck“ lautet die Parole. Auf jeden Fall müssen alle verfügbaren Ressourcen am medienneutralen Produktdatensatz arbeiten. Deshalb ist es so wichtig, die versteckten Kanal-Content-Arbeiten zu finden und zu minimieren. Wie kann das aber für den Print-Kanal funktionieren?

Ganz einfach: Durch die Einführung eines Database Publishing Tools. Durch das Prüfen und Probieren wird schnell deutlich, wie weit man mit Automatisierung kommt. Dann wird der Content-Gap schnell sichtbar. Content-Gap ist die fehlende Information bzw. zu geringe Datenqualität, die verhindert, dass ein höherer Automatisierungsgrad erreicht wird.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ist der Content-Gap analysiert, muss geklärt werden, ob andere Kanäle von dem zusätzlichen Content profitieren könnten. Die Antwort lautet meistens „Ja“. Ein wunderbares Beispiel, wie ohne zusätzliche Ressourcen, besserer Content erstellt werden kann: Indem manuelle Arbeiten in den medienneutralen Content-Erstellungsprozess verschoben werden und der Kanal-Output im Gegenzug automatisiert wird.

Welchen konkreten Nutzen bringt Print-Automatisierung?

Aus erfolgreichen priint:suite Projekten kennen wir diese Kennzahlen:

• Verkürzung der Print-Prozesse bis zu 75 % z. B. Dauer der Katalogerstellung verkürzt sich von einem Jahr auf nur noch 3 Monate
• Reduzierung aufwendiger und fehleranfälliger Korrekturschleifen; maximal nur eine Korrekturschleife im Print Prozess
• Reduzierung externer Agentur- und Mediendienstleister-Kosten bis zu 80 %
• Massive Verbesserung der medienneutralen Content-Qualität ohne zusätzliche personelle Ressourcen
• Reduzierung der Print-Kosten bis zu 50 % durch segmentierte und zielgruppenorientierte Print-Publikationen
• Umsetzung neuer Print Touchpoints zur Verbesserung der Customer Experience und Vertriebsprozesse (z. B. durch personalisierte Kataloge)

Zusammenfassend…

… spielt Database Publishing für die Umsetzung eines effizienten „Single Source of Truth“-Prozesses eine deutlich wichtigere Rolle als auf den ersten Blick gedacht. Die „Digital First“-Vorgehensweise lässt viele Potenziale ungenutzt. Daher plädiere ich für eine „Content First“-Strategie, welche alle Kanäle und Touchpoints berücksichtigt.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um mit Database Publishing zu starten? In einer Content First-Strategie möglichst frühzeitig. Vor allem die priint:suite schafft viele Vorteile, selbst wenn die Datenqualität anfangs noch nicht perfekt ist. Auf jeden Fall sollte zu Beginn eines PIM-Projektes eine Content Database Publishing Gap-Analyse durchgeführt werden. Insbesondere, um versteckte Prozesskosten zu identifizieren und wichtige Erkenntnisse für das PIM-Datenmodell zu sammeln.

Häufig wird die Entscheidung für einen „Single Source of Truth“-Prozess auf die Anschaffung eines PIM-Systems reduziert. Dies halte ich für fatal. Es geht um den Prozess und die damit verbundenen Optimierungen in allen Kanälen und Touchpoints.

Es geht primär nicht darum einen „Single Source of Truth-Prozess“ zu etablieren, sondern wie.