Total Cost of Waiting – der wahre Preis des Wartens

„Morgen, morgen, nur nicht heute…“ oder: Der Weg aus der digitalen Aufschieberitis und was unser Gehirn damit zu tun hat

Hochzeit. Kinder. Umzug. Jobwechsel. Auswandern. Was haben diese Dinge gemeinsam? Richtig – es gibt nie den perfekten Zeitpunkt dafür. Welche Stichworte fallen Ihnen im beruflichen Kontext ein, die sich hier einreihen könnten? Softwarewechsel? Modernisierung? Umstrukturierung? Datenbereinigung? Oder ganz allgemein: Digitalisierung? Alles Themen der Kategorie „Wenn wir Zeit haben…“. Natürlich wissen wir, dass das ja eigentlich wichtig wäre, aber irgendwie findet sich der passende Zeitpunkt für den Startschuss nicht. Woran liegt das eigentlich? Und was kostet uns das Warten?  

Das konservative Gehirn und der Mut zum Wandel

Um diese Phänomene verstehen zu können, lohnt sich ein Blick in unsere Köpfe. Auch wenn wir sehr digital und schnell denken können, sind unsere Gehirne evolutionsbedingt eher von der konservativen Sorte. Veränderungen? Bedeuten meistens Stress und Gefahr. Unbekannte Aufgaben? Wirken oft schwer überschaubar. Unbekannte Faktoren? Sollten wir besser vermeiden. Natürlich haben wir in unserem Alltag viele Strategien gefunden, um unser Gehirn, das noch an ein wesentlich weniger komplexes Leben angepasst ist, zu überzeugen, dass neue und damit eher unangenehme Aktionen nicht immer Stress und Gefahr bedeuten. Dennoch lassen sich mit diesem Funktionsprinzip viele Muster in unserem Leben erklären. „Heute lieber Sofa als Sport“ oder „Mit dem Rauchen aufhören kann ich auch nach dem Urlaub“ wären klassische Beispiele hierfür. Wir wissen, dass es der Schritt in die richtige Richtung wäre, aber wir verschieben ihn noch mal, warten ab und schauen mal, was der nächste Tag bringt.

„Ach das geht ja auch so noch“ – gewachsene Lösungen und ihre Gefahren

Die Folgen hiervon sind uns wahrscheinlich allen aus dem eigenen Leben bekannt. Zwar bleibt der Fortschritt aus, aber meistens geht das Leben trotzdem weiter. Irgendwann kommt aber vielleicht der Punkt, an dem wir es bereuen, nichts geändert zu haben. Hier hilft es darüber nachzudenken, was eintritt, wenn alles so weiter läuft wie bisher. Und genau dieser Blick lohnt sich auch bei Ihren digitalen Projekten.

Nehmen wir an, ein Unternehmen nutzt bisher keine Software-Lösung für die Produktdatenverwaltung. Die vorliegenden Produktinformationen liegen verstreut und in schlechter Qualität vor. Automatisierungen gibt es nicht und die Mitarbeiter*innen benötigen viel Arbeitszeit, um die korrekten Daten beispielsweise für einen Katalog zusammenzuführen. Der Beschluss steht fest – es soll ein neues PIM-System eingeführt werden. Doch schnell wird klar: Es gibt über 150 PIM-Software-Anbieter am Markt. Die Systeme erscheinen komplex und die Finanzierung undurchsichtig. Das Projekt wird noch mal vertagt, denn gerade stehen die personellen Ressourcen nicht zur Verfügung. Es geht ja auch so.

Bei der Produktion des nächsten Kataloges wird schließlich klar: So kann es wirklich nicht weiter gehen. Durch Copy & Paste haben sich wieder Fehler eingeschlichen und der Produktionsprozess dauert Monate. Wieder kommt der Gedanke auf, ein PIM-System einzuführen. Allerdings ist es gerade finanziell recht eng und es wird zum Sparen aufgerufen. Vielleicht brauchen wir den nächsten Katalog erst in ein oder sogar zwei Jahren. Wir warten mal ab.

Nachdem die Kunden vermehrt nach einem Shop verlangen, soll eine neue Website mit Shop entstehen. Allerdings benötigen Shop und Website ebenfalls Produktdaten in strukturierter Form. Hier ist aber gerade nicht klar, ob die Produktdaten nicht einfach über den Shop verwaltet werden können. Dann müsste man kein weiteres Projekt starten. Das wäre ja ganz angenehm.

Total Cost of Waiting – Aufschieberitis kostet Geld!

Und so zieht sich der Beschluss, ein PIM-System einzuführen sowie alle folgenden Schritte und Entscheidungen in diesem Unternehmen über Monate oder gar Jahre. Konstruieren wir dieses Beispiel weiter, lohnt sich ein Blick auf die Kosten. Über den gesamten Zeitraum müssen die Mitarbeiter*innen die Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, sichten, angleichen und zusammenführen. Das kostet jede Menge Arbeitszeit und Motivation. Kataloge mit fehlerhaften Daten führen zu unzufriedenen Kunden, Fehlbestellungen, Reklamationen und viel Support-Aufwand. Eine veraltete Website wirkt unattraktiv und ein Shop wird heutzutage von den Kunden erwartet. Fehlt die Möglichkeit des Online-Kaufs, gehen die Kunden zum Wettbewerber und wir können sie außerdem nicht langfristig an unsere Marke binden. Die Recherchen, die für ein mögliches PIM-System schon unternommen wurden, sind schnell vergessen oder nicht mehr nutzbar, da die Vergleiche und Kriterien unklar sind und die bereits ermittelten Informationen im Arbeitsalltag in Vergessenheit geraten. Das Zögern und Abwarten haben also einen hohen Preis, der sich tatsächlich in Lohnkosten, Support-Kosten und vor allem fehlendem Umsatz darstellen lässt.

Losgehen, um anzukommen

Die Suche nach dem perfekten Zeitpunkt und das Verschieben sind völlig menschlich. Aber wie finden Sie den Anfang, wenn die Notwendigkeit da ist aber der Startschuss noch nicht gefallen ist? Auch hier lohnt sich ein Blick in unsere Gehirne: ein klares Ziel, strukturierte Schritte und der Erfahrungsaustausch untereinander helfen hier, große Dinge anzugehen. Wenn ein Projekt fassbar erscheint, haben wir Mut und Motivation es anzugehen, auch wenn uns die Risiken und Kosten bewusst sind. Denn natürlich benötigt die Einführung eines PIM-Systems Ressourcen, Geld und Zeit – doch im Vergleich zu den Folgekosten, die durch Nichtstun entstehen, sind diese zu vernachlässigen.

Um den Weg nicht aus den Augen zu verlieren, lohnt es sich, hier Hilfe von Experten wahrzunehmen. Mit dem professionellen Blick von außen kann Ihnen das valantic PIM Competence Center helfen, aus der digitalen Aufschieberitis auszubrechen und notwendige Projekte klar, transparent und strukturiert anzugehen. Ob Sie Hilfe bei der PIM-Auswahl benötigen, ein bestehendes PIM-System verbessern oder gar ablösen wollen, neue Impulse in der Produktdaten-Strategie wünschen oder einfach nur Ihre Prozesse verbessern wollen – wir sind für Sie da.

Und denken Sie dran – „Warte nicht. Der Zeitpunkt wird niemals perfekt sein.“ (Napoleon Hill)