Erfolgreich Standardisieren bei SAP Rollouts

Die meisten international tätigen Unternehmen wollen mit ihrer SAP S/4HANA Transformation vor allem eines erreichen: konzernweit standardisierte und harmonisierte Prozesse. Denn schlanke und vereinfachte globale Geschäftsabläufe verringern nicht nur die Prozesskosten, sondern auch den Wartungs- und Verwaltungsaufwand. Geht es darum, SAP S/4HANA unter der Vorgabe strikter Standardisierung und Harmonisierung in mehreren Landesgesellschaften einzuführen, bieten sich SAP Rollouts mithilfe von Templates an. Dabei wird nach dem initialen, beispielsweise in der Unternehmenszentrale durchgeführten SAP S/4HANA Projekt eine Vorlage der global geltenden Prozesse, das sogenannte Prozess-Template, in den Konzerngesellschaften ausgerollt. Durch dieses Vorgehen lassen sich Skalenvorteile erzielen, wie etwa eine kürzere Laufzeit des Gesamtprojekts.

Entscheidende Voraussetzung: Die lokalen Prozessanforderungen müssen bereits bei der Definition der global geltenden Prozesse berücksichtigt werden. Doch genau das wird bei den meisten Transformationen versäumt, unterschätzt oder lässt sich aufgrund der Projekt- und Prozessorganisation nicht umsetzen. Eine enorme Herausforderung für Unternehmen sind dabei die komplexen gesetzlichen Vorgaben, die meist aus dem Finanzbereich der internationalen Standorte kommen. Zudem gibt es weitere, vermeintlich gesetzliche Anforderungen. Dazu zählen Business Practices, die von Anwender*innen aufgrund der gewohnten Prozessabläufe als gesetzliche Vorgaben interpretiert werden. Sie bergen die Gefahr, das Template zu untergraben, sodass landesspezifische Insellösungen anstelle von standardisierten Prozessen entstehen.

3 Ansätze, um Standardisierung zu skalieren

SAP Template Rollouts sind also meist komplexer sowie organisatorisch und politisch anspruchsvoller, als nach dem initialen SAP S/4HANA Projekt erwartet. Umso wichtiger ist es, neben einem rollout-fähigen Template auch eine klare Template Governance in der Projektmethodik und Organisation zu verankern. Sie stellt sicher, dass die angestrebte Standardisierung und Harmonisierung in allen Gesellschaften erreicht wird. Für erfolgreiche Template-Projekte gilt es, 3 grundlegende Prinzipien zu verstehen und zu beherzigen.

#1: Das Zwiebelprinzip von Templates beachten

Ein globales SAP Rollout Template besteht nach dem Zwiebelprinzip aus mehreren Schichten. Das initiale Template bildet den inneren Kern und umfasst die Systemeinstellungen, Prozesse und Stammdaten, die in jedem Land und in jeder Gesellschaft zu gelten haben. Weitere Vorgaben, die etwa aufgrund des Geschäftsmodells erforderlich sind, müssen im Sinne des Template-Gedankens unbedingt harmonisierungsfähig sein. Das lässt sich unter anderem über Folgeprozesse erreichen. Diese Anforderungen werden als harmonisierungsfähige Template-Erweiterungen bezeichnet.

Alles darüber Hinausgehende ist eine individuelle Anforderung, die nicht einfach über das bestehende Template abgebildet werden kann. Allerdings sind diese Anforderungen differenziert zu betrachten. In jedem Land gelten gesetzliche Vorschriften, die für Unternehmen maßgebend sind. Meist geht es um steuerliche oder andere behördliche Auflagen an das Reporting sowie prozessuale Vorgaben, etwa das Split Payment in Polen oder spezifische Zahlwege wie die Bezahlung per QR-Code in der Schweiz. Diese landesspezifischen Anforderungen müssen selbstverständlich als Template-Erweiterungen umgesetzt werden; man spricht dabei von einer Template-Lokalisierung.

Es ist essenziell, diese gesetzlichen Anforderungen zu kennen und von anderen Anforderungen der lokalen Einheiten zu unterscheiden. Schließlich ist jede nicht gesetzliche Anforderung, die beim Rollout umgesetzt wird, eine landesspezifische Individuallösung und widerspricht dem Template-Gedanken. Je mehr Individuallösungen realisiert werden, desto mehr entwickelt sich eine Template-Lösung zur Individuallösung. Diese verursacht höhere Aufwände beim Systembetrieb und bei der Wartung und lähmt die Agilität der Prozesslandschaft insgesamt.

Ob eine Umsetzung notwendig ist und welche Auswirkungen sie hat, muss daher im Einzelfall von allen Beteiligten evaluiert werden. Hierfür empfiehlt es sich, eine Kontrollinstanz in die Projektorganisation zu integrieren – zum Beispiel ein Business Integration Board, das idealerweise aus nicht operativ ins Projekt eingebundenen Entscheidungsträger*innen besteht.

#2: Durch Wellen und Cluster Rollouts industrialisieren

Um große Einführungsprojekte zu beschleunigen und Kosten zu sparen, werden Rollouts oftmals in mehreren Gesellschaften parallel durchgeführt. Für diese Industrialisierung werden Wellen und Cluster gebildet, wobei Wellen mehrere Rollouts zusammenfassen und Cluster aus mehreren Wellen bestehen. Wichtige Kriterien für eine Parallelisierung sind eine ähnliche Größe der Standorte, ihre geographische Lage oder die Komplexität ihrer Anforderungen.

Damit Unternehmen eine solche Industrialisierung erfolgreich meistern können, müssen die Projektorganisation und Template Governance entsprechend aufgestellt sein. Wichtig hierfür sind globale Process Owner sowie die bereits genannte Kontrollinstanz, die über Template-Erweiterungen entscheidet. Nur so lassen sich über die einzelnen Wellen hinweg effektiv Skalierungseffekte erzielen. Ein Pilot-Rollout hilft, die Projektorganisation hierauf zu testen und alle Beteiligten mit der Methodik vertraut zu machen. Eine zentrale Rolle spielen außerdem ein eingespieltes, erfahrenes Team und effektive Entscheidungswege.

#3: Lokalisierungswissen der valantic Legal Requirement Library nutzen

Zu den Erfolgsfaktoren von Rollout-Projekten gehört neben der Projektorganisation und der Wellenplanung die Kenntnis der landesspezifischen Anforderungen; meist sind das Reporting- und Prozessvorgaben im Finanzbereich. Für Länder mit komplexen Anforderungen sollten Unternehmen daher lokale, mit den Vorschriften und Gegebenheiten vor Ort vertraute Partner ins Projekt einbeziehen, zum Beispiel Prüfungsgesellschaften.

Wir von valantic kennen die Anforderungen verschiedenster Länder durch zahlreiche internationale Rollout-Projekte. Dieses Wissen teilen wir mit unseren Kunden über eine umfangreiche Bibliothek legaler Vorgaben, die valantic Legal Requirement Library. Sie ist Teil unserer SAP Rollout Services und kann als Grundlage für die Lokalisierung landesspezifischer Vorgaben genutzt werden. Darüber hinaus erlaubt sie uns, zielgerichtet Zusatzanforderungen zu identifizieren sowie schnell und handlungssicher in Fit-Gap-Workshops zu starten. Darin werden die lokalen Anforderungen zum bestehenden Template gemapped und Abweichungen identifiziert. Bei der anschließenden Evaluation prüfen wir, wie sich diese Anforderungen im Sinne der Standardisierung über bestehende Prozesse aus dem Template heraus abbilden lassen.